Este artículo explicará cómo administrar los solicitantes en RecMan en el contexto de una publicación de trabajo.
Sobre la gestión de candidatos en general
La gestión de candidatos en RecMan es posiblemente un poco diferente de otros sistemas a los que puede estar acostumbrado. La razón de esto es que el sistema se utiliza para la gestión de candidatos en la selección de personal, contratación, headhunting y búsqueda. Esto significa que el sistema tiene que funcionar para aquellos que tienen 2000 solicitantes en una publicación de trabajo, aquellos que necesitan un pipeline muy simple y aquellos que necesitan un pipeline complejo con muchos pasos (es decir, segunda y tercera entrevista, verificación de antecedentes, etc. .) y no olvidar a aquellos que necesitan tal pipeline sin haber tenido nunca una oferta de trabajo.
El sistema también le permite tener un pipeline de candidatos que han postulado al puesto, aquellos que haya encontrado en su propia base de candidatos, de una base externa, y puede agregar personas que no han postulado ni han agregado su CV al sistema a mano.
Para poder manejar esto, hemos dividido la gestión de candidatos y el pipeline asociado. Esto significa que tiene dos partes y están conectadas. Incluso sin una publicación de trabajo, aún puede crear un pipeline que luego se vinculará a un proyecto.
Aplicaciones
En este módulo, la idea es llevar a cabo una clasificación aproximada de los solicitantes, de modo que solo traiga al pipeline a aquellos relevantes para el puesto.
Aquí, también tiene una descripción general de qué solicitantes han sido rechazados (tenga en cuenta que los correos electrónicos de "gracias por la solicitud" se envían automáticamente cuando alguien presenta la solicitud).
Aquí, también puede enviar correos electrónicos a todos los solicitantes y presentar uno o más a un gerente funcional, etc.
Y desde aquí, puede hacer una selección que desee seguir trabajando dentro del pipeline asociado.
En caso de que el proceso sea muy simple, puede finalizarlo en el módulo sin tener que traer a ningún solicitante a un pipeline de solicitantes.
Pipeline
En este módulo, tiene, entre otras cosas, control sobre el propio pipeline de la aplicación. Aquí puede:
- Seleccione a los solicitantes relevantes y, usando la función de arrastrar y soltar, muévalos a los diferentes pasos del pipeline (entrevista, verificación de referencias, rechazo, etc.).
- Presente uno o más candidatos a un cliente de forma electrónica o edite manualmente los CV que se enviarán.
- Obtenga comentarios sobre los candidatos presentados de un cliente.
- Solicite una entrevista con la integración del calendario.
- Registrar una entrevista.
- Realice una vista previa dinámica de la tarjeta de candidato (tome notas, vea archivos adjuntos) sin necesidad de salir de la ventana.
Uso práctico de la gestión de candidatos
No existe una forma correcta o incorrecta de utilizar la gestión de candidatos y cómo estructurar su patrón de trabajo. Por lo tanto, en los pasos a continuación, hemos optado por pedirle a un cliente que demuestre cómo estructura el pipeline y, a partir de esto, creemos que puede obtener una idea de cómo se pueden usar las funciones de una manera que se adapte a su trabajo. El cliente del ejemplo suele recibir alrededor de 400 candidatos para un puesto.
Clasificación aproximada, limpieza y rechazo del «primer grupo»
Puede ser ventajoso limpiar continuamente a medida que los solicitantes ingresan, tal vez cada dos días. El propósito del primer paso es limpiar a los solicitantes, ya que puede estar seguro de que algunos de ellos definitivamente no serán tomados en cuenta.
Vaya a las solicitudes, luego a la publicación de trabajo correspondiente. En la descripción general del solicitante, podrá ver simplemente los CV individuales, las solicitudes y los archivos adjuntos yendo primero a un candidato y luego haciendo clic en avanzar al siguiente solicitante. Aquí, puede hacer las mismas cosas que en la tarjeta del candidato, es decir, tomar notas, ver referencias, educación, etc. Tenga en cuenta que aquí solo se mostrarán las casillas que se hayan llenado en la tarjeta del candidato.
Si ve que la persona es completamente irrelevante, cierre la vista previa, mantenga el puntero del mouse sobre la imagen del candidato y arrástrelo a la etiqueta roja. Este solicitante ahora recibirá un círculo rojo en su línea.
Nota
Esta etiqueta no hace más que una etiqueta que luego se usará para clasificar a los solicitantes. También puede arrastrar el nombre a una nueva etiqueta y luego cambiará el color.
Hará lo mismo con los demás solicitantes. Los que son un “quizás” se deben marcar en amarillo, y los que son muy relevantes para ser llevados a un pipeline se marcan en verde.
Recuerde que puede elegir ver varios en la misma página pulsando el botón de limitación de selección.
También puede etiquetar a los diferentes solicitantes tachándolos y seleccionándolos en el menú de arriba.
Algunos prefieren esperar hasta el final del proceso antes de rechazar al solicitante, pero con respecto al solicitante, no hay nada de malo en rechazar a los solicitantes continuamente.
Para mostrar solo los marcados en rojo, haga clic en Rojo en el lado izquierdo. Luego se le mostrará una selección de solo los solicitantes marcados en rojo.
Ahora marque a los solicitantes haciendo clic en la casilla de verificación junto a su imagen y luego haga clic en Rechazar solicitantes. A continuación, se le dirigirá a una casilla que le permitirá rechazar a estos solicitantes. Vale la pena tener una plantilla para esto (hecha en su perfil). Cuando presione Rechazar solicitantes, todos ellos recibirán el estado Rechazado.
Traiga a los solicitantes relevantes al pipeline
Al presionar las etiquetas de diferentes colores, puede cambiar entre ver rojo, amarillo o verde. Al presionar dos veces el mismo color, verá nuevamente a todos los solicitantes.
Ahora deseamos trabajar en los verdes, y la forma de hacerlo es incluirlos en un pipeline de aplicaciones. Es muy simple:
- Presione la etiqueta roja para ver solo los solicitantes con esta etiqueta;
- Márquelos a todos;
- Presione el botón Insertar en pipeline;
- Seleccione el pipeline y la categoría.
El sistema ahora sugerirá poner todo esto en el primer paso del pipeline. Dependiendo de cómo esté configurado su sistema, el primer paso normalmente serán los candidatos relevantes. Luego presione Guardar, y notará que todos los verdes han recibido el estado En pipeline, y las fases en las que se encuentran se muestran debajo, por ejemplo, fase 1. Ahora haga clic en el botón azul, Ver pipeline.
También puede agregar un candidato directamente al pipeline desde la descripción general arrastrando y soltando:
Trabajando con candidatos en un pipeline
Como es evidente, nuestra tarea de reclutamiento en realidad se realiza dentro del pipeline, y ya no tenemos que preocuparnos por ver candidatos que sabemos que son irrelevantes. Da una visión general mucho mejor. Desde el paso 2, recordamos que trajimos una selección de solicitantes a nuestro pipeline.
Dentro de la ventana del pipeline, puede usar arrastrar y soltar colocando el puntero del mouse sobre un nombre, manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y arrastrándolo hasta el paso que desee. Suelte en la categoría que quiera.
Continuamente, a medida que se llama a los candidatos para entrevistas, se realizan entrevistas, se verifican las referencias, etc., terminará con uno o más que realmente deberían ser contratados para el puesto. Estas las arrastras a la categoría Aterrizado. Este paso está separado del resto por tener su propio estado en el resumen de la aplicación.
En el pipeline, puede:
Llamada para entrevista: el sistema envía un correo electrónico, agrega un evento de calendario al candidato y agrega la entrevista a su calendario (y tareas en la pantalla de inicio).
Registre una entrevista realizada: basada en una plantilla si lo desea.
Candidato de vista previa: funciona de la misma manera que en Aplicaciones.
Enviar email: a uno o varios candidatos.
Presentar candidatos: envía una presentación electrónica profesional de uno o más candidatos a uno o varios clientes para poder ver más tarde a quién fue enviada, y ver reseñas de clientes y comentarios.
Candidatos que han mostrado interés
Si su anuncio de trabajo se ha publicado en Jobreg.no, los candidatos en ese portal podrán mostrar su interés en su anuncio sin tener que solicitarlo. Los candidatos que hagan esto se harán visibles en la parte superior del pipeline de su solicitud.
Obtiene información sobre el candidato y la opción de dar un Me gusta o Me gusta.
Si elige Me gusta, el candidato se importará de Jobreg y se agregará a la lista de aplicaciones debajo. Si elige No me gusta, el candidato será eliminado. No se notificará al candidato, independientemente de la acción que realice, por lo que sería una buena idea enviarle un correo electrónico si lo incluye en su pipeline.
Consejo
Los candidatos que muestran interés en el puesto no han solicitado oficialmente el puesto, por lo que no tienen derecho a ser rechazados.
Aterrizaje y limpieza
Cuando los candidatos se marcan como aterrizados en su pipeline, estamos listos para finalizar la gestión de la aplicación. Pulse el botón Solicitudes de empleo.
Ahora sabemos dos cosas: cualquier persona marcada en amarillo ahora debe ser rechazada ya que no terminamos necesitando ninguna de ellas. Vea todos los amarillos, márquelos todos y luego rechácelos.
También sabemos que cualquier persona que estaba en el pipeline pero que no fue aterrizada ahora también debe ser rechazada (el paso aterrizado se considera que ya no está en el pipeline). Entonces, en lugar de elegir un color, elegiremos mostrar todos los candidatos que están en proceso desde el menú de la izquierda y rechazarlos. Todos los candidatos que sean rechazados también se eliminarán automáticamente de las fases y luego estarán disponibles en el sistema (la etiqueta de las fases se elimina de estos en la base de datos).
Ahora se encontrará en una situación en la que todos los candidatos tendrán el estado Rechazado o Aterrizado. La gestión de la solicitud ya ha terminado, todos han recibido una respuesta y solo queda contactar a quienes obtuvieron el trabajo para continuar con el proceso. Las etiquetas de las que no necesita preocuparse pueden ser útiles para más adelante, para que pueda regresar y ver quién fue considerado o no.
En la descripción general de la aplicación, puede hacer varias cosas:
- Marque uno/varios/todos los candidatos, cambie la etiqueta (color) o elimine etiquetas (restablecimiento).
- Marque uno/varios/todos y cambie el estado a sin procesar, lo que los eliminará del pipeline.
- Envíe un correo electrónico a un grupo según la etiqueta de color, el estado o las definiciones de usuario.
- Crear una lista pública de candidatos.
- Presentar uno o varios candidatos a un receptor externo vía email (presentación electrónica).
Consejo
Si encuentra un candidato adecuado al revisar las solicitudes, asegúrese de agregar a esta persona a un grupo de candidatos para que pueda encontrarla fácilmente más tarde. Un ejemplo podría ser si varios candidatos están calificados para un puesto.
Pipeline y aplicaciones
Consejos y trucos
En la ventana de fases, puede optar por ver todas sus fases simultáneamente y no solo para un proyecto a la vez. También puede buscar un pipeline específico directamente desde el campo de búsqueda en el pipeline.
Agregar un candidato a una fase directamente desde la base de candidatos
También puede agregar un candidato a una fase manualmente. Haga clic en el botón de pipeline detrás del nombre del candidato en la base de candidatos. Un mismo candidato puede estar en varios pipelines.
También es posible agregar un candidato a una fase desde su tarjeta de candidato, ver en qué fases se encuentra actualmente este candidato (y a qué compañero de trabajo pertenece la fase y a qué proyecto está conectado) y mover a la persona a un paso diferente (o eliminarlos de la fase) directamente desde aquí.
Agregar un candidato manualmente
Puede agregar un candidato manualmente estando en la base de Candidatos y presionando el botón Crear candidato. Cuando crea un candidato, solo se requiere que escriba el nombre y apellido, y puede, como parte de la misma operación, agregar a esta persona a una fase y agregarla como solicitante, incluso si no se ha postulado dentro del sistema. (por ejemplo, si ha recibido una solicitud en formato escrito). Al agregar un correo electrónico y una contraseña, también puede enviar esto al candidato al mismo tiempo.