En el calendario de personal de RecMan, tiene la oportunidad de realizar un seguimiento de muchos empleados en muchas ubicaciones al mismo tiempo. Cuando a un empleado se le asigna un turno, es común enviar un acuerdo de trabajo por turnos tanto al empleado como al cliente. Esto se puede hacer directamente desde el turno que ha reservado, pero si tiene una gran cantidad de acuerdos de trabajo por turnos que se van a enviar, se recomienda utilizar la descripción general de acuerdos de trabajo por turnos.
Definir plantillas y valores predeterminados
Antes de enviar un acuerdo de trabajo por turnos, es importante definir qué debe enviar el sistema y a quién. Desde el contrato de trabajo por turnos real, no tiene la oportunidad de, por ejemplo, definir qué plantilla usar. Esto se puede definir en la configuración del sistema, de modo que se convierta en el valor predeterminado para toda la empresa, pero también se puede definir por proyecto.
Primero, veremos las posibilidades que tiene en la configuración del sistema. Para encontrar esta configuración, vaya a Configuración del sistema → Proyectos → Valores predeterminados → Su empresa. Verás esto:
Como vemos aquí, tenemos algunas opciones, pero nos concentraremos principalmente en aquellas que tienen que ver con el acuerdo de trabajo por turnos.
Como puede ver, tiene la opción de elegir dos plantillas diferentes, ambas plantillas para acuerdos de trabajo por turnos: empleado y cliente. Las plantillas definidas aquí se seleccionan automáticamente cuando utiliza la descripción general del acuerdo de trabajo por turnos, a menos que se defina lo contrario a nivel de proyecto. Las plantillas se recuperan de Plantillas en la configuración del sistema, sobre las que puede obtener más información aquí.
También puede definir si el acuerdo de trabajo por turnos debe enviarse por correo electrónico o SMS. Tenga en cuenta que esto no se puede definir en un proyecto, pero puede cambiar el método de envío al enviar la confirmación.
Desde el proyecto también tenemos la posibilidad de definir qué plantillas usar, pero además, podemos elegir qué contacto debe ser estándar. Este contacto se seleccionará de forma predeterminada cuando cree un acuerdo de trabajo por turnos desde la descripción general del acuerdo de trabajo por turnos. Encontrará estos ajustes en Salario y datos del proyecto en la ficha del proyecto.
Descripción general del acuerdo de trabajo por turnos
Esta descripción general le brinda una descripción general rápida de qué turnos se han reservado y quiénes aún no tienen un acuerdo de trabajo por turnos firmado adjunto, y le permite enviar todos los acuerdos de trabajo por turnos al mismo tiempo.
Para encontrar este resumen, vaya al módulo Proyecto y seleccione Acuerdos.
En la esquina superior izquierda verá el botón de acuerdos de trabajo por turnos.
Podemos filtrar acuerdos por estado, período, corporación, departamento, grupo de departamento y compañero de trabajo.
Consejo
Si solo desea ver los turnos reservados hoy, filtre un período donde desde la fecha sea hoy y hasta la fecha esté en blanco.
Podemos ver los turnos que no han sido enviados. Puede ver en qué cliente, proyecto y empleado se basan. Además, recibirá información sobre el turno por fecha, hora y cuándo se creó.
Podemos ver el estado de los acuerdos: la cruz roja indica que no se ha enviado un acuerdo, mientras que la marca de verificación verde indica que se ha enviado un acuerdo.
Nota
Si ya se ha enviado un acuerdo a un cliente o empleado, no se volverá a enviar cuando haga acuerdos desde este resumen.
Enviar acuerdos de trabajo por turnos
Para enviar acuerdos desde este resumen, comience marcando los acuerdos que desea enviar. Cuando haya marcado uno o más, aparecerá este botón en la parte superior:
Al pulsarlo, verá la siguiente pantalla:
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Aquí tiene algunas opciones. Comienza con el mensaje, que le permite elegir cómo se enviará el acuerdo y con qué texto. (Ver punto 2). También puede ir a Configuración, que le permite cambiar la configuración del acuerdo.
Elija si desea enviar el acuerdo tanto al empleado como al cliente.
- En este campo, definimos el método de envío real y el mensaje que seguirá con el acuerdo. Puede definir si se enviará por SMS o correo electrónico, y puede recuperar plantillas.
- Aquí puede definir una plantilla o ingresar un texto separado para quienes recibirán el acuerdo. Según el tipo de correo que envíe desde aquí, podrá elegir entre una plantilla de SMS o una plantilla de correo electrónico.
Pulse Enviar para enviar el acuerdo a firma.