Her kan du lese om terminologien som blir brukt i systemet. Dette hjelpder deg med å forstå systemet under bruk og når du snakker med kundeservice.
RecMan er et av bransjens mest komplette systemer, og erstatter en rekke ulike funksjoner som tidligere var å finne i andre systemer. Det er også et system som finnes flere forskjellige språk, og som skal fungere for en rekke personer, både de som er vant til å jobbe innen bemanning, search, headhunting, salg osv. Vi har derfor måttet ta noen valg på hva man kaller personer, bedrifter, prosjekter osv. slik at vi skal kunne skille mellom hva vi faktisk snakker om, også på tvers av ulike språk.
Nedenfor finner du en ordliste som forklarer de mest brukte begrepene:
| Annonser | Brukes om stillingsannonser, og noen steder brukes også begrepet stillingsannonse. |
| Ansatt | En person som er på utleie, altså en vikar eller konsulent, eller som ligger i Ansattbasen, og er godkjent for bemanningsoppdrag (også uten nødvendigvis å ha aktive ansattoppdrag akkurat for øyeblikket). |
| Ansattbase | En base som består av de personene som er godkjent for bemanning. Man trenger ikke være aktivt ute i jobb selv om man ligger i Ansattbasen. Selv om man ligger i Ansattbasen, forsvinner man ikke fra kandidatbasen. |
| Bedrift | Viser til alle typer selskaper / bedrifter som ligger i CRM, enten de er kunde, prospekt, tidligere kunde eller lignende. |
| Fraværsartikkel | Viser til de ulike typene artikler som brukes i systemet når en ansatt ikke er på jobb, f.eks. i forbindelse med sykdom, og som skal skilles fra hverandre av praktiske hensyn. Dette kan f.eks. være Egenmelding eller Kurs. En artikkel er alltid knyttet til et produkt. |
| Ført arbeid | Viser til timefangstdelen i systemet, altså hva som er ført av f.eks. vikartimer. Dette fordi systemet kan registrere mye mer enn timer, f.eks. dager, akkord, fastlønn etc. og da benyttes ikke ordet timer, men arbeid. |
| Intern | Viser til at en kandidat er opprettet internt av en medarbeider, og kandidaten(e) vet nødvendigvis ikke selv at de ligger i systemet (de har ikke registrert seg selv). Intern finnes som en egen tag i kandidatbasen og benyttes for å markere disse kandidatene. |
| Jobber | Refererer til den ansattes aktive eller tidligere bemannings-/ ansattoppdrag. |
| Kandidat | Viser til alle personer som er registrert i systemets kandidatbase, enten de har søkt en stilling selv, har registrert en åpen søknad / CV eller har blitt lagt inn i systemet manuelt. Alle som legges inn i systemet starter som en kandidat, og kan deretter også bli ansatt. |
| Landet | En kandidat som har vært gjennom en rekrutteringsprosess, og er valgt ut til å få jobben. Benyttes både innen ren PU, rekruttering og bemanning. |
| Leads | Refererer til salgsmodulen hvor du kan generere lister med bedrifter du ikke har i CRM fra før. Her finner man en såkalt leadsgenerator, som lar deg genere lister med leads. |
| Lønns- og kollektivavtale | Refererer til en type avtale i systemet hvor diverse lønns- og arbeidsvilkår er forhåndsdefinert (som f.eks. timepris, når overtid slår inn, diverse tillegg, hvorvidt lunsj er betalt osv.). |
| Lønnsartikkel | Viser til de ulike typene avlønning som brukes i systemet, og som skal skilles fra hverandre av praktiske hensyn. Dette kan f.eks. være Timelønn. En artikkel er alltid knyttet til et produkt. |
| Medarbeider | En medarbeider er en person som har en brukerlisens i systemet, altså f.eks. din kollega på kontoret og deg selv. |
| Oppdrags bekreftelse |
Brukes på bemanning på den ansatte (ansattoppdrag), og viser til en elektronisk avtale med den ansatte som beskriver lønn, vilkår, arbeidstid, oppmøte osv. og som den ansatte må lese gjennom og godkjenne. |
| Ordre | Brukes på prosjekter til å beskrive noe som skal faktureres, altså en slags pre-fakturering. Man kan på en ordre legge inn f.eks. Oppstartsforskudd med en sum og en dato som det skal faktureres for. |
| Ordrebekreftelse | Brukes på bemanning ovenfor kunden, og viser til en elektronisk avtale med kunden om et vikaroppdrag og detaljene rundt dette, f.eks. arbeidstid, lønn og goder, antall personer osv. |
| Prosess | Viser til kandidatprosesser, altså de ulike trinnene en kandidat går gjennom fra f.eks. Aktuell, via Førstegangsintervju til Landet. |
| Prosjekt | Viser til alle typer prosjekter som man har gående, enten det er en forespørsel, et løpende bemanningsoppdrag, et avsluttet oppdrag eller et internt prosjekt. Et prosjekt kan imidlertid ha flere tags for å ytterligere beskrive og skille det fra øvrige prosjekter. |
| Søknader | Er en oversikt over de faktiske søknadene på en utlyst stilling. En kandidat som har søkt på en eller flere stillinger er også merket i systemet som en Søker. |
| Tilbud / avtale | (Gjelder inne i et prosjekt) Viser da til et elektronisk tilbud sendt til kunden for gjennomsyn og vurdering. Et slik tilbud kan aksepteres og blir da til en avtale. Man kan også på denne måten sende over en avtale, f.eks. en årsavtale eller liknende. |
| Tilleggs- og fratrekksartikkel | Viser til de ulike typene tillegg og fratrekk som brukes i systemet, og som skal skilles fra hverandre av praktiske hensyn. Dette kan f.eks. være Smusstillegg, eller Kantinetrekk. En artikkel er alltid knyttet til et produkt. |
| Timegodkjenner | Viser til personer som ikke er medarbeidere, altså utenfor systemet, men som har innlogging for å kunne godkjenne timer på vegne av kunden, som er ført av ansatte på bemanningsoppdrag. |