Rekrutteringsprosessen

Denne artikkelen er laget for at brukeren bedre skal kunne forstå rekrutteringsprosessen. Vi kommer til å ta deg gjennom stegene, fra å opprette en bedrift, til en kandidat har blitt ansatt.

Opprett ny bedrift

Når du trykker på CRM-knappen i hovedmenyen på venstre side, vil du se at du får muligheten til å trykke Opprett ny bedrift.

Opprett ny bedrift – Layout

I bildet over ser du at vi er i visningen som lar oss opprette en ny bedrift. følg de nummererte stegene for å gjennomføre dette. Husk å alltid passe på at feltene med stjerne har den nødvendige informasjonen.

1. Det første man må gjøre når du skal opprette en bedrift, er å skrive inn navnet på bedriften. RecMan benytter seg av en integrert database (Bisnode), som automatisk henter ut informasjonen på bedriften, så sant den eksisterer i et register. Finnes ikke bedriften, vil du måtte legge til denne informasjonen manuelt.
2. Dette er det eneste området som må fylles med informasjon for å kunne opprette en ny bedrift.
3. Etter du har lagt til den informasjonen du ønsker, kan du opprette et prosjekt som er knyttet til bedriften.
4. Du har nå fullført stegene for å opprette en ny bedrift, og kan trykke på Opprett. Du vil nå bli ført til bedriftens side (bedriftskortet).

Kundekortet – Layout

I bildet over kan du se bedriftskortet vi opprettet. Om du ønsker å finne en bedrift du har lagt inn, kan du trykke på CRM fra hovedmenyen for så å søke opp bedriften.

Opprette et prosjekt

Det neste steget er å gå til prosjektkortet som er knyttet til bedriften. Du kan enten trykke på prosjektet fra Prosjekter inne på bedriftskortet, eller du kan trykke på Prosjekter fra hovedmenyen.

Prosjektkortet – Følg punktene i teksten under for en beskrivelse av bildet.

1. I bildet over, ser du et prosjektkort. RecMan ønsker at de forskjellige «kortene» i systemet skal ha en viss likhet slik at brukeren skal kunne kjenne seg igjen i de forskjellige modulene i systemet.
   I det forrige steget, opprettet vi dette prosjektkortet via kundekortet (bedriften), og gikk inn på prosjektkortet via kundekortet. En annen måte å finne prosjektkortet, opprette nye prosjekt eller få en oversikt over alle prosjektene, er å klikke på Prosjektmodulen i hovedmenyen, som vist i bildet.
2. Det er viktig at prosjektet du oppretter blir satt til korrekt type prosjekt (se nummer 2 i bildet over). I dette tilfellet har vi opprettet et rekruttering prosjekt.
3. Skulle du ønske å endre prosjekt-type, kan du klikke på blyanten ved siden av nummer 3 i bildet over. Her har du også muligheten til å endre på annen essensiell informasjon vedrørende prosjektet.
4. Ønsker du å opprette et nytt prosjekt, kan du klikke på knappen Opprett prosjekt.

Legge til informasjon på prosjektkortet

Du kan legge til ressurser, se på økonomien knyttet til prosjektet, laste opp filer og sende ut avtaler, ved å klikke på knappene i øverste delen av prosjektkortet.

Prosjektkortet – Følg punktene i teksten under for en beskrivelse av bildet og informasjonen du kan legge til på prosjektkortet

1. Du kan manuelt legge til kandidater på et prosjekt ved å klikke på +Kandidat. Kandidaten vil som følge bli satt i kandidatprosessen og det steget man ønsker.
2. Hvis du har en eller flere medarbeidere på et prosjekt, kan du forhåndsdefinere hvordan provisjon skal bli delt.
3. Klikk på rediger for å legge til en veibeskrivelse til prosjektets lokasjon.
4. Klikk på Legg til for å legge til bransjekategorien på prosjektet.
5. Du kan skrive ned notater, relevant for prosjektet. Teksten man skriver inn her, vil være synlig for alle dine medarbeidere som har tilgang til prosjektet.
6. Klikk på + knappen for å legge til oppgaver. Du kan velge om oppgaven skal være knyttet til deg selv eller dele den med en medarbeider ved å trykke på pilen.
7. Her kan du legge til attributter (opprettet i systeminnstillinger) ved å klikke på Legg til. Å Legge til attributter på prosjekt, vil gjøre det enklere å søke på lignende prosjekter fra prosjekt databasen. En systemadministrator vil ha tilgang til å legge til attributter i systemet.
8. All aktivitet på prosjektet blir loggført under Logg på prosjektkortet. Man kan også legge til kommentarer ved ønske.
9. Under Ordre vil du kunne legge inn ordre for fakturering ved å klikke +Ny ordre.

Nå er all informasjonen vedrørende prosjektet på plass, og vi ønsker dermed å opprette en stillingsannonse (se bildet under).

Opprette en stillingsannonse

Få en forklaring av bildet over i teksten under

1. Du kan også bruke denne knappen for å opprette en stillingsannonse. I Stillingsannonse modulen vil du kunne få en full oversikt over alle stillingsannonsene i systemet: aktive, utløpte og arkiverte.
2. Her kan du koble et prosjekt og avdeling til stillingsannonsen. Du vil ikke kunne publisere en stillingsannonse uten å ha gjort dette.
3. Under Generelt vil du kunne legge inn all den relevante informasjonen til stillingsannonsen.
4. Her ser man hvilke medarbeidere som er kontaktperson på stillingsannonsen. Disse blir vist som kontaktpersonen og vil altså være synlige for søkerne på stillingsannonsen som blir publisert. Du har også muligheten til å legge til eller fjerne deg selv eller medarbeidere som kontaktperson. Du kan også fjerne alle kontaktpersoner, men dette anbefales ikke.
5. Dette viser medarbeiderene som er koblet til selve stillingsannonsen og håndteringen av den. Du kan knytte andre medarbeidere til og slette deg selv fra koblingen om dette skulle være ønskelig.
6. Her kan du laste opp en egen logo til stillingsannonsen. Som du kan se i bildet over, er logoen som vises den vi opprettet med bedriften tidligere. Ønsker du å bruke logoen knyttet til bedriften, dukker den alltid opp automatisk.

   Merk

   Ved å laste opp en ny logo, vil to logoer synes i stillingsannonsen. Fjern helst standard logoen hvis du ønsker å benytte deg av en annen logo.

7. Under bedriftsinformasjon, kan du klikke på sky knappen for å hente inn informasjonen tilgjengelig, automatisk. Du kan selvfølgelig også legge til informasjon manuelt. Finnes det en nettside eller en URL til sosiale medier og ønsker at dette skal vises i stillingsannonsen, er det her du legger det til.

   Info

   Du kan ikke publisere en stillingsannonse uten å ha skrevet Arbeidsgiver.

1. Her legger man inn informasjonen som beskriver jobben og hvilke søkere man ønsker seg.
2. Her legger man inn adressen for arbeidsplassen.
3. Det er nødvendig å legge inn land og postnummer for å kunne publisere stillingsannonsen. i tillegg til dette, vil det vises et kart over arbeidsplassen.
4. Du kan også legge til flere arbeidsplasser, skulle det være nødvendig.
5. Her velger man hvilke stillingsportaler man ønsker å publisere til. Vi anbefaler alltid å huker av for RecMan-page (deres subdomene i RecMan) når man skal publisere.
6. Legg til type industri relevant for stillingsannonsen.
7. Du kan legge inn forskjellige nøkkelord som er relevante for stillingsannonsen.
8. Du kan legge til kandidatattributter som er koblet til stillingsannonsen. Kandidatattributter vil kunne avdekke informasjon via et sett med spørsmål som søkeren må svare på, skulle de ønske å sende inn en søknad. Denne informasjonen vil bli liggende på søkerens profil og på kandidatkortet i RecMan. Kandidatattributter kan bli lagt til ved hjelp av en systemadministrator.
9. Man kan legge til en link for Eksternt søkerskjema. Dette vil gjøre at kandidatene vil bli videresendt til linken man bruker i dette feltet, så vær varsom ved bruken av dette.
10. Her kan du opprette en Egen e-post til søkere på denne stillingen. Søkerne vil altså motta denne e-posten ved å ha sendt inn søknad, istedenfor standard e-post satt i systemet.
11. Ved bruk av påkrevde felter, vil søkeren måtte fylle inn de feltene man har valgt skal være påkrevd, for å kunne bli vurdert som søker på stillingen.

    Merk

    Det er viktig å vite at søkeren ikke vil kunne søke på stillingen med mindre de påkrevde feltene blir møtt av søker.

12. Noen stillingsportaler har en satt kostnad for å dele en stillingsannonse på deres hjemmeside. Finn.no er et godt eksempel her.

    Merk

    For å kunne dele stillingsannonser på stillingsportaler som har en kostnad knyttet til seg, må du ta kontakt med din systemadministrator. Stillingsannonse på deres hjemmeside. Finn.no er et godt eksempel her. Hvordan man setter opp dette, kan du lese mer om ved å klikke her.

13. Du kan legge til Screening spørsmål på en stillingsannonse. Velger man å benytte seg av dette, må svaret fra søkeren være korrekt, ellers vil ikke søknaden bli sendt.
14. Ønsker du å legge ved en video, kan du legge ved en URL som linker til enten Youtube eller Vimeo her.
15. Ønsker du å legge til bilder, som vises som en bildekarusell, kan du laste opp de her.
16. Du kan også legge til tags for deling på sosiale media, som tilpasser stillingsannonsen man legger ut for denne typen plattform.

Søkere og kandidatprosessen

I bildet over kan du se hvordan stillingsannonsen vil synes for kandidaten etter at kandidaten har søkt på stillingen.

I bildet over kan du se at «New CEO» har blitt publisert på RecMan-page (deres subdomene via RecMan).

Fra stillingsannonsen i bildet over er det nyttig informasjon å hente. Om du ser til høyre for stillingsannonsen, vil du kunne se hvor mange som har besøkt stillingsannonsen, hvor mange som har søkt, hvilke søknader som ikke er lest, og hvor mange kandidater som ikke enda har blitt behandlet. Stillingsannonsen vil også bli koblet til relevante kandidater som allerede eksisterer i kandidatbasen.

Neste steg i rekrutteringsprosessen er å klikke på navnet til stillingsannonsen (i dette eksempelet bruker vi «New CEO»).

Nå er du klar for å prosessere kandidater

1. Hvis man har mange kandidater og/eller du ønsker å søke for en spesifikk kandidat, vil du kunne benytte deg av dette feltet.
2. Her er visningen av søkerne du har mottatt på stillingsannonsen. Visningen tilbyr generell informasjon om kandidaten, mulighet til å ta direkte kontakt og du kan se statusen til kandidaten i forhold til kandidatprosessen.
3. Her ser man kandidatprosessen. Man kan enkelt benytte seg av alternativene her for å filtrere på kandidatene som har søkt på stillingen.

   Merk

   Vi anbefaler å bruke kandidatprosessen herfra når man skal prosessere søkere i RecMan, da dette verktøyet gir en god arbeidsflyt.

4. Man har også muligheten til å «tagge» kandidater. Kandidatene man velger å gi en tag, vil enkelt kunne filtreres på, ved å klikke på en av taggene.
5. Man kan bruke kandidatattributter til å filtrere på kandidatene, hvis man har valgt å benytte seg av attributter i stillingsannonsen. På denne måten kan du se hva kandidatene har svart på de forskjellige spørsmålene knyttet til attributtene. Dette verktøyet vil også gjøre det enklere å kategorisere kandidatene.
6. Ved å klikke på denne knappen, kan du lege til allerede eksisterende kandidater for å inkludere de i prosessen.

Man har også muligheten til å benytte seg av «drag & drop» på kandidatene. Hold inne museknappen på bildet og dra kandidaten i ønsket prosesskategori. Vår kandidat har nå bli landet!