Søknader og prosess

Her forklares det hvordan du håndterer søkere i RecMan, på bakgrunn av en stillingsannonse.

Generelt om søkerhåndteringen

Søkerhåndteringen i RecMan er litt annerledes enn du kanskje er vant til fra andre systemer. Grunnen til dette er at systemet både brukes til kandidatstyring innen bemanning, rekruttering, headhunting og search. Det betyr f.eks. at systemet må fungere for de som har 2000 søkere på en stilling, de som skal gjennomføre en svært enkel prosess, de som skal gjennomføre en svært kompleks prosess med mange trinn (f.eks. 2. og 3. gangs intervju, bakgrunnsjekker etc.) og ikke minst de som skal gjennomføre en slik prosess uten at det engang eksisterer noen stillingsannonse.

Systemet tillater også at du kan ha en prosess som både består av kandidater som faktisk har søkt på stillingen, kandidater du har funnet i egen kandidatbase, fra en ekstern base, og du kan legge inn personer manuelt som hverken har søkt eller har sin CV i systemet.

For å kunne greie dette har vi splittet selve søknadshåndteringen og den tilhørende prosessen. Det betyr at du har to deler, og disse henger sammen. Har du ingen annonse, kan du allikevel lage deg en ny prosess som da er knyttet til et prosjekt.

Søknader

I denne modulen er det meningen at du gjør en “grovsortering” på søkerne, slik at du kun tar med deg de som faktisk er aktuelle inn i en prosess.

Her holder du også kontroll på hvem som har fått avslag (husk at Takk for søknad-e-post sendes automatisk når personen søker).

Her kan du også sende e-post til alle søkere, samt presentere en eller flere til en fagleder etc.

Herfra kan du velge ut et utvalg som du skal jobbe videre med i den tilhørende prosessen.

Dersom prosessen er svært enkel kan du gjøre den ferdig i denne modulen uten å måtte ta med noen inn i Kandidatprosess.

Kandidatprosess

I denne modulen har du kontroll på selve kandidatprosessen. Her inne kan du bl.a.:

• Ta inn aktuelle kandidater med drag&drop og flytte de ned til de ulike prosesstrinnene (intervju, referansesjekk, takket nei etc.).
• Presentere en eller flere for en kunde elektronisk, og selv redigere CV som sendes ut.
• Få feedback på presenterte kandidater fra kunde.
• Innkalle til intervju med kalenderintegrasjon.
• Registrere et avholdt intervju.
• Gjøre dynamisk forhåndsvisning av kandidatkortet (gjøre notater, se vedlegg etc.) uten å måtte forlate skjermbildet.

Praktisk bruk av søknadshåndteringen

Det er ingen “fasit” på hvordan du skal bruke søkerhåndteringen, og hvordan du skal legge opp ditt arbeidsmønster. I trinnene nedenfor har vi derfor valgt å be en kunde vise oss hvordan de legger opp prosessen, og ut fra dette tror vi du også vil danne deg et bilde av hvordan funksjonene kan benyttes på en måte som passer deg. Kunden som det vises til i dette eksemplet har i snitt ca. 400 søkere på en stilling.

Grovsortére, rydde og avvise «første pulje»

Det kan være greit å rydde opp fortløpende etterhvert som søkere kommer inn, kanskje annen hver dag. Formålet med første trinn er uansett å kunne rydde opp i de søkerne man er helt sikre på at ikke skal videre i en prosess.

Gå inn til Søknader, så den aktuelle stillingen. Inne i oversikten på søkerne vil man kunne raskt se på den enkelte sine CV, søknad og vedlegg gjennom å først gå inn på en kandidat, for så å trykke seg videre til teste kandidat. Her kan du gjøre alt det samme som inne på et kandidatkort, f.eks. gjøre notater, se referanser, utdanning osv. Merk at kun bokser som er utfylt på kandidatkortet vil bli vist.

Dersom du ser at personen er helt uaktuell, lukk forhåndsvisningen, hold musepekeren over navnet til vedkommende og dra det bort på den røde tagen. Vedkommende vil nå få en rød tag på linjen sin.

På samme måte gjør du det nå med de øvrige søkerne. De som er “kanskje” markeres som gult, og de som er meget aktuelle for å bli tatt med videre i en prosess setter man som grønn.

Husk at du kan velge å se flere på samme side ved å trykke knappen for utvalgsbegrensning.

Du kan også tage de ulike søkerne ved å huke de av og velge fra menyen over.

Noen ønsker å vente til slutten av prosessen før de avviser, men av hensyn til kandidaten, er det ingenting i veien for å avslå søknader forløpende.

For å nå vise kun de du har markert som røde, klikk på Rød på venstre side. Du får nå opp et utvalg som kun viser de røde.

Markér så alle disse ved å trykke sjekkboksen ved siden av tittelen Søker, og klikk deretter på knappen Avslå søknader. Du får da opp en skjerm som lar deg avvise disse søkerne. Det lønner seg å ha mal på dette (gjøres på din profil). Når du nå trykker Avslå søknader, vil alle disse få status Avslått.

Ta med aktuelle inn i prosess

Ved å trykke på de ulike fargene på «tags» kan du skifte mellom å se bare de røde, gule eller grønne. Ved å trykke på samme farge to ganger, vil du se alle igjen.

De som er grønne er de vi nå ønsker å faktisk jobbe videre med, og da er måten å gjøre dette på å ta de med inn en kandidatprosess. Det er svært enkelt: Trykk på tagen for å se kun de grønne, trykk på marker alle, og klikk knappen Legg til i kandidatprosess.

Systemet vil nå foreslå å legge alle disse på første prosesstrinn. Avhengig av hvordan ditt system er konfigurert, vil første trinn normalt være Aktuelle kandidater. Trykk så Lagre, og du vil se at alle de grønne nå har fått en status som I prosess, og trinnet i prosessen de ligger i står under, f.eks. Fase 1. Trykk så den blå knappen Se kandidatprosess.

Du kan også sette kandidaten direkte i prosess fra oversikten via drag&drop:

Jobbe med kandidater i prosess

Som vi ser er det inne i prosess vi gjør selve rekrutteringsjobben vår, og vi slipper å forholde oss til å se alle de søkerne som vi vet er uaktuelle. Dette gir en mye bedre oversikt. Fra steg 2 husker vi at vi tok med oss et utvalg søkere inn i prosess.

Inne i prosessvinduet kan du og benytte drag&drop, ved å holde musepekeren over navnet, holde ned venstre museknapp, dra de ned på det trinnet du ønsker og slipp museknappen.

Etterhvert som kandidatene blir innkalt til intervju, intervjuer avholdt, referansesjekker gjennomført osv., vil du til slutt sitte igjen med en eller flere som faktisk skal ansettes i jobben. Disse drar du så ned til den hvite boksen Landet. Dette er et trinn som er separert fra de øvrige ved at den har en helt egen status i søknadsoversikten.

Inne i prosess kan du bl.a.:

Innkalle til intervju – systemet sender ut e-post, legger ved en kalenderevent til kandidat, legger intervjuet inn i din kalender (og oppgaver på hjemskjermen).

Registrere et avholdt intervju – basert på mal om du ønsker.

Forhåndsvise kandidat – på samme måte som i Søknader.

Sende mail – til en eller flere kandidater.

Presentere kandidater – sende en profesjonell elektronisk presentasjon av en eller flere kandidater til en kunde, for så å senere se hvem de er presentert til, se tilbakemelding fra kunde, og kommentarer.

Kandidater som har vist interesse

Om din annonse har vært publisert til Jobreg.no, vil kandidater på portalen kunne vise sin interesse for stillingen din, uten å faktisk søke på den. Kandidater som gjør dette blir synlige helt i toppen av søkeprosessen din (som vist under).

Som du ser her får du litt rask informasjon om kandidaten, samt muligheten for å gi Tommel opp eller Tommel ned. Om du gir tommel opp, blir kandidaten importert fra Jobreg og blir lagt i søkelisten under. Om du velger tommel ned blir kandidaten fjernet herfra. Kandidaten får ikke beskjed uansett hva du gjør, så det kan være en idé å sende dem en e-post om de blir inkludert i søkerprosessen.

Lande og rydde opp

Når kandidatene har blitt satt som Landet inne i prosess, er vi nå klare for å avslutte søknadshåndteringen. Står du i prosessvinduet, trykk på den knappen Søkere på stillingen.

Vi vet nå to ting: Alle som var gule, kan vi nå avslå fordi vi ikke fikk bruk for noen av de. Velg å se alle gule, klikk marker alle, og avslå disse.

Vi vet også at alle som var i prosess, og som ikke ble landet også nå skal avslås (Trinnet Landet ansees som ikke lengre i prosess), så istedet for å velge en farge, kan vi nå velge å se alle som er i en kandidatprosess fra menyen til venstre, og avslå disse også. Alle disse kandidatene som blir avslått, blir også automatisk tatt ut av prosess, og således “fri” i systemet (Prosess-tagen forsvinner på disse i kandidatbasen).

Du vil da sitte igjen med at alle under Status har enten Avslått eller Landet som status. Søknadshåndteringen er nå ferdig, alle har fått svar, og det gjenstår kun å kontakte den som fikk jobben for videre prosess. Tagene trenger du ikke gjøre noe med, de kan eventuelt være greie å ha der til senere slik at du kan gå tilbake og se hvem som ble vurdert og ikke.

Inne i Søknader oversikten kan du også gjøre flere ting:

– Markere en / flere eller alle og endre tag (farge), samt fjerne tagen på disse (nullstille)

– Sette en / flere / alle til status Ubehandlet som da også fjerner de fra kandidatprosessen

– Sende mail til en gruppe basert på farge-tag, status eller selvbestemt

– Ta ut en offentlig søkerliste

– Presentere en eller flere kandidater til ekstern mottaker via mail (elektronisk presentasjon)

Prosess og søknader

Tips og kjekt å vite

Inne i prosess kan du også velge å se alle dine prosesser samtidig, og ikke bare på ett prosjekt av gangen. Du kan også søke opp en bestemt prosess direkte fra søkefeltet inne i prosess.

Sette en kandidat i prosess fra Kandidatbasen

Du kan også fra Kandidatbasen sette en kandidat i prosess manuelt. Klikk på prosessknappen bak kandidatens navn i Kandidatbasen. Samme kandidat kan være i flere prosesser.

Du kan også sette en kandidat i prosess fra inne på kandidatkortet, samt se hvilke prosesser vedkommende er i akkurat nå (og til hvilken medarbeider samt på hvilket prosjekt), og flytte vedkommende til et annet trinn (eller ta han ut av prosessen) direkte herfra.

Legge til en kandidat manuelt

Du kan legge inn en kandidat manuelt ved å stå i Kandidatbasen og trykke den blå knappen Opprett kandidat. Når du oppretter kandidaten er det kun obligatorisk å legge inn fornavn og etternavn, og du kan i samme operasjon sette vedkommende i en prosess, samt legge vedkommende inn som søker selv om vedkommende ikke har søkt inne i systemet (f.eks. dersom du har mottatt en søknad skriftlig). Ved å legge inn mail og passord, kan du også sende kandidaten en mail med dette samtidig.