SMTP

Bruk av SMTP-protokoll i RecMan.

I likhet med e-post integrasjonen for en medarbeider, kan du også sette opp en generell SMTP for systemet som en helhet. Dette vil tilrettelegge for at all utsendelse av e-post i systemet (for eksempel automatiske svar), vil bli sendt fra deres SMTP-server, både for brukere og systemet. For å sette opp dette, kan du gå inn på Systeminnstillinger → E-post → STMP. SMTP-informasjon vil du kunne etterspørre fra din e-post leverandør.

Før man skal sette opp en generell SMTP, anbefaler vi at dere går gjennom følgende:

• Du vil kunne sende ut e-post fra et nyoppsatt RecMan-system, direkte fra våre servere. Dette er dog ikke alltid foretrukket, og en kobling til deres egne servere kan bli satt opp gjennom generell SMTP.
• Brukere i RecMan kan sende e-post direkte og selve systemet kan sende ut automatisk genererte e-poster i Systeminnstillinger → Selskaper (GDPR e-post og automatiske svar, er eksempler på dette).
• Det er foretrukket å sette opp en generell SMTP server for å tillate all e-post i systemet å bli sendt fra deres egne servere, både personlige og automatiske e-poster. Den e-postadressen som blir brukt til dette (f.eks. noreply@example.no), MÅ ha en såkalt Send on behalf of rettighet for de andre e-postene med det samme domenet. (@example.no i dette tilfellet).
• For mer informasjon rundt mulige komplikasjoner, kan du lese denne artikkelen. Artikkelen inkluderer en beskrivelse av hvordan man kan legge til et applikasjons-passord om man skulle benytte seg av multi-faktor autentisering (MFA), hvordan man kan tillate 3-parts applikasjoner, tillate e-postkontoer for SMTP og annen eventuell e-postrelatert problematikk.

Under kan du se en video om hvordan man setter opp SMTP og hvordan man kan teste koblingen for å se at dette har blitt gjort korrekt.

Oppsett

1. Klikk på Legg til for å begynne oppsettet av en SMTP server.
2. Skulle du ha flere selskaper i systemet, kan du velge å begrense det til én SMTP server per selskap. Hvis dette ikke skulle være relevant, kan du klikke Alle.
3. Hvis medarbeidere bruker forskjellige domener på e-post adressen sin, (f.eks. norge.no og sverige.se), kan du sette opp restriksjoner som tilrettelegger for at SMTP kun fungerer på det gitte domenet. Dersom dette ikke er relevant, kan man la dette feltet stå blankt.
4. Legg inn SMTP server informasjonen her (f.eks. smtp.gmail.com eller smtp.office365.com)
5. Legg inn adressen for e-posten som skal fungere som autentisering for tilgang til serveren. Ikke bruk en personlig e-post i dette feltet. Her skal det brukes en egen konto satt opp for dette.
6. Legg inn passordet til e-post adressen du la inn i nummer 5.
7. Legg inn designert krypteringen. Dette er vanligvis tls, men vi har i noen tilfeller erfart at starttls kan være foretrukket for Office365.
8. Legg inn den rette porten. De vanligste her er; 587, 465 eller 25.
9. Skulle du av en eller annen grunn ikke få til oppsettet, eller skulle e-post leverandøren ikke kunne hjelpe deg med dette, tilbyr RecMan en dedikert SMTP server fra vår e-post leverandør, som vil sette dette opp, opprettholde serveren og vil kunne gi support på vegne av dette.

Validering og testing

Når SMTP har blitt lagt til kan du klikke på nylig lagt til SMTP server kobling for å se flere detaljer.

1. Ved å trykke på Test SMTP, kan du validere og autentisere, og i tillegg se om Send on behalf of fungerer. Legg inn brukernavn for å teste koblingen (her brukes user@example.no) for å se om Send on behalf of er tillatt. Begge disse testene burde resultere i Suksess! Se bildene under for eksempler.
2. Klikk for å fjerne koblingen. Skulle du ha lagt inn noe feilinformasjon, kan du slette den og legge inn den korrekte.
3. Klikk her for å gå ut av denne visningen.
4. Her kan du oppdatere passordet.
5. Sett den generelle SMTP som aktiv eller inaktiv. Ved å sette den som Aktiv = Nei, vil dette i teorien være det samme som å slette den.

Vellykket oppsett

Ikke vellykket oppsett

Ikke vellykket oppsett – her kan det være restriksjoner som forhindrer autentiseringen.
Som f.eks MFA