Medarbeidere innstillinger

I denne artikkelen skal vi gå gjennom Medarbeidere innstillingene i RecMan. En medarbeider vil i praksis være det samme som en systembruker/lisens.

Under Medarbeidere i systeminnstillinger har man mulighet til å gjøre relativt mye. Man kan endre brukernes rettigheter, sette nytt passord, endre bilde og kontaktinformasjon, justere avdeling, samt legge til og fjerne medarbeidere. Som du sikkert vet er RecMan lisensbasert, noe som betyr at man blir fakturert ut fra hvor mange lisenser man har. Som systemadministrator har du mulighet til å legge til og fjerne medarbeidere som du selv ønsker, og prisen for deres RecMan vil justeres deretter.

Gå til Systeminnstillinger → Brukere (Medarbeidere).

Opprette en bruker (medarbeider)

For å opprette en ny bruker i RecMan (medarbeider), klikk Opprett medarbeider knappen. Her vil du bli presentert med flere felter som du kan fylle ut etter som du selv ønsker.

De fleste av disse feltene er selvforklarende, men noen burde bli utdypet.

Rolle – Her kan du velge hvilke sett med rettigheter du ønsker at den nye medarbeideren skal ha. Dersom du er ny til systemet vil det foreligge noen predefinerte roller her som kan gi dere en indikator på hvordan en rolle kan være. Det anbefales derimot at man oppretter egne roller og benytter disse slik dere har tenk at systemet skal bli brukt. For mer informasjon om roller, se Medarbeider roller.

Språk – Her kan du definere hvilke språk brukeren skal ha når de logger seg på første gang.

Melding – Dette er innholdet i mailen som sendes ut når du lagrer, og en bruker blir opprettet.

Redigere medarbeider

Under Brukerinfo kan man gjøre endringer på en medarbeider. Under er det listet ut de mest sentrale punktene.

Avdeling: Her kan man bytte på hvilken avdeling medarbeideren skal ligge under i systemet.

Hjem skjerm: Her styrer man hvilken type hjemskjerm medarbeideren skal se inne på sin profil.

Passord: Om medarbeider har behov for nytt passord, kan dette endres her.

Rettigheter

Hver medarbeider kan ha sitt sett med rettigheter og tilganger. Det er ingen faste oppsett, f.eks. at en avdelingsleder har ett bestemt sett rettigheter osv. Disse kan skreddersys til hver medarbeider.

Hovedområder

CRM	Gir tilgang til CRM i hovedmenyen.
Kandidatbase	Gir tilgang til Kandidatbasen i hovedmenyen.
Stillingsannonser	Gir tilgang til Stillingsannonser i hovedmenyen.
Økonomi	Gir tilgang til Økonomi i hovedmenyen.
Prosjekter	Gir tilgang til Prosjekter i hovedmenyen.
Filarkiv	Gir tilgang til Filarkiv i menyen på hjemskjermen.
Statusskjerm	Gir tilgang til Statuskjerm i menyen på hjemskjermen.
RecMan BI	Gir tilgang til RecMan BI i menyen på hjemskjermen.
Henvendelser	Gir tilgang til Henvendelser i menyen på hjemskjermen.

Generelt

Nyhetsfeed	Gir deg tilgang til nyhetsfeed fra menyen. Tilgangen lar deg poste nyheter i kandidatportalen.
Prosess	Gir deg tilgang til å jobbe med prosesser fra menyen.
Prosessadministrator	Lar deg administrere alt i «Prosess».
Avdelingsleder	Gir rettighet til å godkjenne aktivitetsbudsjetter.
Filadministrator	Gir medarbeideren full tilgang til Filarkivet, kan både legge til og slette alt innhold.
Rekruttering	Lar deg velge alternativet rekruttering fra opprettelse av prosjekt.
CRM – Endre kredittid	Gjør at medarbeideren kan endre på Dager Kreditt på kundekort.
Se alle medarbeideres logg	Se full logg over handlinger utført av medarbeider på deres profil.
Se logg på medarbeidere i samme selskap	Begrenser loggen du kan se på medarbeidere til de som er i ditt selskap.
Se logg på medarbeidere i samme avdeling	Begrenser hvem du kan se loggen til til medarbeidere i din avdeling.
Se medarbeideres oppgaver	Du kan se oppgavene dine medarbeidere har lagt til på kundekort, kandidatkort eller prosjekt.

Systeminnstillinger

Superadmin	Gjør medarbeideren til Superadministrator i RecMan, som gir tilgang til alt i Systeminnstillingene.
Selskapsadministrator	Gjør medarbeideren til Selskapsadministrator i RecMan, som gir tilgang til det som ligger under selskapet medarbeideren er knyttet til.
Bemanning	Gir tilgang til bemanningsinnstillingene i Systeminnstillinger.
Maler	Gir tilgang til malinnstillingene i Systeminnstillinger.

CRM

Slette bedrifter	Gir rettighet til å slette bedrifter fra CRM.
Slett dialog	Gir rettighet til å slette dialog fra Kundekortet i CRM.
Last ned til Excel	Gir rettighet til å ta ut kundeliste til Excel.
Rediger og slett logg	Gir rettighet til å slette og redigere logg fra kundekortet.

Rapporter

Alle rapporter	Gir tilgang til alle rapporter. Overstyrer resten av rapportrettighetene.
Selskapsrapporter	Gir mulighet til å ta ut rapporter basert på tall fra ditt selskap.
Avdelingsrapporter	Gir mulighet til å ta ut rapporter basert på din avdeling.
Mine Rapporter	Gir kun tilgang til egne tall i de rapportene som har den muligheten.
Rapport logg	Gir mulighet til å ta ut en logg basert på hvilke rapporter som er tatt ut.
Mailchimp	Gir tilgang til Mailchimp rapporter, rapporter du kan ta ut på Kunde, kontaktperson og kandidat og importere direkte til mailtjenesten Mailchimp.

Henvendelser

Innstillinger

Gir tilgang til innstillinger i henvendelsesmodulen. Her kan man definere egne Tags, Type henvendelser og Status som skal brukes på en henvendelse.

Kandidater

Slette kandidater	Denne rettigheten gir medarbeideren ulike muligheter: Mulighet for å slette kandidater Mulighet for å slette ansettelser Mulighet for å fjerne en kandidat som ansatt.
Slå sammen duplikat	Gir medarbeideren tilgang til å slå sammen duplikat kandiater.
Se personnummer	Gjør at medarbeideren kan se personnummer på kandidater.
Se bankkonto	Gjør at medarbeideren kan se kontonummer på kandidater.
Se skjermede kandidater	Se kandidater som er skjermet.
Eksportere kandidater	Gir mulighet til å eksportere kandidater til PDF, Excel og JSON.
Slett dialog	Gir mulighet til å slette dialog fra kandidatkortet.
Se alle kandidater	Gir mulighet til å se alle kandidater på tvers av selskaper og avdelinger.
Se kandidater i eget selskap	Begrenser kandidatbasen til visning av kandidater tilknyttet det selskapet medarbeideren er tilknyttet.
Se kandidater i egen avdeling	Begrenser kandidatbasen til kandidater som er tilknyttet den avdelingen medarbeideren er tilknyttet.
Se egne kandidater	Begrenser kandidatbasen til kun kandidater som er tilknyttet medarbeideren selv.
Rediger og slett logg	Gir tilgang til å slette og redigere loggen på kandidatkort.
Compliance – Kandidatbase	Gir tilgang til Compliance – Kandidatbase i kandidatbasen. Du kan lese mer om dette i denne artikkelen.
Manuelt registrere aksept av vilkår	Gir medarbeideren tilgang til å manuelt akseptere brukervilkår på vegne av en kandidat som ikke har godtatt dette tidligere.
Kandidatpool administrator	Gir medarbeider tilgang til å dele, redigere og slette en kandidatpool som er delt med dem.

Prosjekter

Se alle prosjekter	Gir tilgang til å se alle prosjekter.
Se prosjekter i eget selskap	Gir tilgang til å kun se prosjekter i eget selskap.
Se prosjekter i egen avdeling	Gir tilgang til kun å se prosjekter i egen avdeling.
Se egne prosjekter	Gir kun tilgang til å se prosjekter hvor man ar ansvarlig medarbeider eller enn ressurs.
Slette prosjekter	Gir tilgang til å slette prosjekter.
Bemanningsfunksjoner	Gir tilgang til bemanningsfunksjoner.
Flytt arbeid	Gir tilgang til å flytte arbeid som er til godkjenning fra et prosjekt til et annet.
Helse / Sosial	Gir mulighet til å sette opp BPA planer.
Bemanning – endre sosial kostnad	Gir tilgang til å endre sosial kostnad på et prosjekt.
Bemanning – endre på ansattavtale	Gir mulighet til å endre på en ansattavtale på en jobb på et prosjekt.
Lønn	Gir tilgang til lønns modulen.
Timegodkjennerbase	Gir tilgang til timegodkjennerbasen i systemet.
Rediger og slett logg	Gir tilgang til å slette og redigere logg på prosjektkortet.
Oppdater/splitt jobber	Gir tilgang til funksjonen oppdater/splitt jobber på prosjektkort og kandidatkort.

Stillingsannonser / søkere

Se alle stillingsannonser	Gir tilgang til å se alle stillingsannonser.
Se stillingsannonser i eget selskap	Begrenser stillingsannonsene du ser til kun de som er kobler til eget selskap.
Se stillingsannonser i egen avdeling	Begrenser stillingsannonsene du ser til kun de som er kobler til egen avdeling.
Se egne stillingsannonser	Begrenser stillingsannonsene du ser til kun de som er kobler til medarbeideren.
Opprette stillingsannonser	Gir mulighet til å oppretter stillingsannonser.
Rediger stillingsannonse	Gir mulighet til å redigere allerede opprettede stillingsannonser.
Slette stillingsannonser	Gir mulighet til å slette allerede opprettede stillingsannonser.
Slett søker	Gir tilgang til å slette søkere fra en søkerprosess (fjerner dem bare fra prosessen, sletter ikke kandidaten).
Stilingsvarsel	Gir tilgang til å opprette et stillingsvarsel for stillingsannonser.
Søker – se andre søknader/prosesser	Gir en medarbeider rettigheten til å se om en søker har søkt på andre stillinger i systemet.

Økonomi

Se all økonomi-data	Gir tilgang til all økonomi data i systemet.
Se selskapsdata	Gir tilgang til økonomi knyttet til eget selskap.
Se avdelingsdata	Gir tilgang til økonomi knyttet til egen avdeling.
Ordrereserve – arbeid	Gir tilgang til ordrereserve – arbeid.
Produkter	Gir tilgang til å se og endre på produkter.
Ordrer	Gir tilgang til å se og endre på ordre.
Importer	Gir tilgang til import.
Fakturaoversikt	Gir tilgang til fakturaoversikten.
Opprett faktura	Gir mulighet til å opprette faktura.
Nøkkeltall	Gir tilgang til nøkkeltall.
Kunde – faste fakturalinjer	Gir mulighet til å legge til faste fakturalinjer på kundekortet.
Opprett kreditnota	Gir mulighet til å opprette kreditnota på en faktura.
Budsjett	Gir tilgang til budsjett.
Registrer innbetaling	Gir mulighet til å registrere innbetalinger i fakturaoversikten.

Betalte ekstratjenester

Alle disse rettighetene har en ekstra kostnad knyttet til seg, og er derfor markert med en tydelig farget melding.

Kredittsjekk	Informasjon om kredittsjekk
Prospektering	Informasjon om RecMan CDB
Portefjøljeovervåking	Informasjon om Portefjøljeovervåking
E-post integrasjon	Informasjon om e-post integrasjon
Send SMS	Informasjon om SMS utsendelese fra RecMan

Slette medarbeider

Du kan enkelt selv slette en medarbeider. Lisensavtalen for denne personen opphører da automatisk fra og med neste fakturaperiode. All data som har blitt lagt inn av denne personen forblir i systemet, og kan benyttes av de gjenværende medarbeiderne fortsatt. Det samme gjelder alle loggføringer, de vil fortsatt være å finne.

Men vær obs på at om de står som ansvarlig medarbeider, vil denne stå tom når de slettes, og det kan ikke lenger filtreres på denne medarbeider.

For å slette en medarbeider må du først navigere til din Hjem skjerm, og finne Systeminnstillinger. Om du ikke kan se noen knapp som heter Systeminnstillinger, er ikke din bruker satt som «System administrator», og du må kontakte den personen i selskapet som er det.

Først finner vi den medarbeideren det gjelder, enten ved å søke eller ved å markere personen fra menyen på venstre side. Når du har kommet inn på medarbeideren, så finner du en knapp helt nederst som heter «Slett». Så snart man sletter medarbeideren vil tilgangen til denne brukeren opphøre umiddelbart.

Om du ønsker å avslutte ditt RecMan abonnement, så går du igjennom alle medarbeidere og sletter hver enkelt. Si også i fra til support, så kan vi guide dere gjennom prosessen.