Medarbeidere innstillinger

I denne artikkelen skal vi gå gjennom Medarbeidere innstillingene i RecMan. En medarbeider vil i praksis være det samme som en systembruker/lisens.

Under Medarbeidere i systeminnstillinger har man mulighet til å gjøre relativt mye. Man kan endre brukernes rettigheter, sette nytt passord, endre bilde og kontaktinformasjon, justere avdeling, samt legge til og fjerne medarbeidere. Som du sikkert vet er RecMan lisensbasert, noe som betyr at man blir fakturert ut fra hvor mange lisenser man har. Som systemadministrator har du mulighet til å legge til og fjerne medarbeidere som du selv ønsker, og prisen for deres RecMan vil justeres deretter.

Opprette medarbeider

For å opprette en ny medarbeider, klikk Opprett medarbeider knappen. Her vil du bli presentert med flere felter som du kan fylle ut etter som du selv ønsker.

De fleste av disse feltene er selvforklarende, men noen burde bli utdypet.

Rolle – Her kan du velge hvilke sett med rettigheter du ønsker at den nye medarbeideren skal ha. Dersom du er ny til systemet vil det foreligge noen predefinerte roller her som kan gi dere en indikator på hvordan en rolle kan være. Det anbefales derimot at man oppretter egne roller og benytter disse slik dere har tenk at systemet skal bli brukt. For mer informasjon om roller, se Medarbeider roller.

Språk – Her kan du definere hvilke språk brukeren skal ha når de logger seg på første gang.

Melding – Dette er innholdet i mailen som sendes ut når du lagrer, og en bruker blir opprettet.

Redigere medarbeider

Under Brukerinfo kan man gjøre endringer på en medarbeider. Under er det listet ut de mest sentrale punktene.

Avdeling: Her kan man bytte på hvilken avdeling medarbeideren skal ligge under i systemet.

Hjem skjerm: Her styrer man hvilken type hjemskjerm medarbeideren skal se inne på sin profil.

Passord: Om medarbeider har behov for nytt passord, kan dette endres her.

Rettigheter

Hver medarbeider kan ha sitt sett med rettigheter og tilganger. Det er ingen faste oppsett, f.eks. at en avdelingsleder har ett bestemt sett rettigheter osv. Disse kan skreddersys til hver medarbeider.

Hovedområder

CRM	Gir tilgang til CRM i hovedmenyen
Kandidatbase	Gir tilgang til Kandidatbasen i hovedmenyen
Stillingsannonser	Gir tilgang til Stillingsannonser i hovedmenyen
Økonomi	Gir tilgang til Økonomi i hovedmenyen
Prosjekter	Gir tilgang til Prosjekter i hovedmenyen
Filarkiv	Gir tilgang til Filarkiv i menyen på hjemskjermen
Statusskjerm	Gir tilgang til Statuskjerm i menyen på hjemskjermen
RecMan BI	Gir tilgang til RecMan BI i menyen på hjemskjermen
Henvendelser	Gir tilgang til Henvendelser i menyen på hjemskjermen

Generelt

Nyhetsfeed	Gir deg tilgang til nyhetsfeed fra menyen. Tilgangen lar deg poste nyheter i kandidatportalen.
Prosess	Gir deg tilgang til å jobbe med prosesser fra menyen.
Prosessadministrator	Lar deg administrere alt i «Prosess».
Avdelingsleder	Gir rettighet til å godkjenne aktivitetsbudsjetter.
Filadministrator	Gir medarbeideren full tilgang til Filarkivet, kan både legge til og slette alt innhold.
Rekruttering	Lar deg velge alternativet rekruttering fra opprettelse av prosjekt.
CRM – Endre kredittid	Gjør at medarbeideren kan endre på Dager Kreditt på kundekort.
Se alle medarbeideres logg	Se full logg over handlinger utført av medarbeider på deres profil.
Se logg på medarbeidere i samme selskap	Begrenser loggen du kan se på medarbeidere til de som er i ditt selskap.
Se logg på medarbeidere i samme avdeling	Begrenser hvem du kan se loggen til til medarbeidere i din avdeling.
Se medarbeideres oppgaver	Du kan se oppgavene dine medarbeidere har lagt til på kundekort, kandidatkort eller prosjekt.

Systeminnstillinger

Superadmin	Gjør medarbeideren til Superadministrator i RecMan, som gir tilgang til alt i Systeminnstillingene.
Selskapsadministrator	Gjør medarbeideren til Selskapsadministrator i RecMan, som gir tilgang til det som ligger under selskapet medarbeideren er knyttet til.
Bemanning	Gir tilgang til bemanningsinnstillingene i Systeminnstillinger.
Maler	Gir tilgang til malinnstillingene i Systeminnstillinger.

CRM

Slette bedrifter	Gir rettighet til å slette bedrifter fra CRM
Slett dialog	Gir rettighet til å slette dialog fra Kundekortet i CRM
Last ned til Excel	Gir rettighet til å ta ut kundeliste til Excel
Rediger og slett logg	Gir rettighet til å slette og redigere logg fra kundekortet

Rapporter

Alle rapporter	Gir tilgang til alle rapporter. Overstyrer resten av rapportrettighetene.
Selskapsrapporter	Gir mulighet til å ta ut rapporter basert på tall fra ditt selskap.
Avdelingsrapporter	Gir mulighet til å ta ut rapporter basert på din avdeling.
Mine Rapporter	Gir kun tilgang til egne tall i de rapportene som har den muligheten.
Rapport logg	Gir mulighet til å ta ut en logg basert på hvilke rapporter som er tatt ut.
Mailchimp	Gir tilgang til Mailchimp rapporter, rapporter du kan ta ut på Kunde, kontaktperson og kandidat og importere direkte til mailtjenesten Mailchimp.

Henvendelser

Innstillinger

Gir tilgang til innstillinger i henvendelsesmodulen. Her kan man definere egne Tags, Type henvendelser og Status som skal brukes på en henvendelse.

Kandidater

Slette kandidater	Gjør at medarbeideren kan slette kandidater
Slå sammen duplikat	Gir medarbeideren tilgang til å slå sammen duplikat kandiater
Se personnummer	Gjør at medarbeideren kan se personnummer på kandidater
Se bankkonto	Gjør at medarbeideren kan se kontonummer på kandidater
Se skjermede kandidater	Se kandidater som er skjermet
Eksportere kandidater	Gir mulighet til å eksportere kandidater til PDF, Excel og JSON
Slett dialog	Gir mulighet til å slette dialog fra kandidatkortet
Se alle kandidater	Gir mulighet til å se alle kandidater på tvers av selskaper og avdelinger
Se kandidater i eget selskap	Begrenser kandidatbasen til visning av kandidater tilknyttet det selskapet medarbeideren er tilknyttet
Se kandidater i egen avdeling	Begrenser kandidatbasen til kandidater som er tilknyttet den avdelingen medarbeideren er tilknyttet
Se egne kandidater	Begrenser kandidatbasen til kun kandidater som er tilknyttet medarbeideren selv
Rediger og slett logg	Gir tilgang til å slette og redigere loggen på kandidatkort
GDPR – Kandidatbase	Gir tilgang til GDPR – Kandidatbase i kandidatbasen. Du kan lese mer om dette i denne artikkelen
Manuelt registrere aksept av vilkår	Gir medarbeideren tilgang til å manuelt akseptere brukervilkår på vegne av en kandidat som ikke har godtatt dette tidligere
Kandidatpool administrator	Gir medarbeider tilgang til å dele, redigere og slette en kandidatpool som er delt med dem

Prosjekter

Se alle prosjekter	Gir tilgang til å se alle prosjekter
Se prosjekter i eget selskap	Gir tilgang til å kun se prosjekter i eget selskap
Se prosjekter i egen avdeling	Gir tilgang til kun å se prosjekter i egen avdeling
Se egne prosjekter	Gir kun tilgang til å se prosjekter hvor man ar ansvarlig medarbeider eller enn ressurs
Slette prosjekter	Gir tilgang til å slette prosjekter
Bemanningsfunksjoner	Gir tilgang til bemanningsfunksjoner
Flytt arbeid	Gir tilgang til å flytte arbeid som er til godkjenning fra et prosjekt til et annet
Helse / Sosial	Gir mulighet til å sette opp BPA planer
Bemanning – endre sosial kostnad	Gir tilgang til å endre sosial kostnad på et prosjekt
Bemanning – endre på ansattavtale	Gir mulighet til å endre på en ansattavtale på en jobb på et prosjekt
Lønn	Gir tilgang til lønns modulen
Timegodkjennerbase	Gir tilgang til timegodkjennerbasen i systemet
Rediger og slett logg	Gir tilgang til å slette og redigere logg på prosjektkortet
Oppdater/splitt jobber	Gir tilgang til funksjonen oppdater/splitt jobber på prosjektkort og kandidatkort

Stillingsannonser / søkere

Se alle stillingsannonser	Gir tilgang til å se alle stillingsannonser
Se stillingsannonser i eget selskap	Begrenser stillingsannonsene du ser til kun de som er kobler til eget selskap
Se stillingsannonser i egen avdeling	Begrenser stillingsannonsene du ser til kun de som er kobler til egen avdeling
Se egne stillingsannonser	Begrenser stillingsannonsene du ser til kun de som er kobler til medarbeideren
Opprette stillingsannonser	Gir mulighet til å oppretter stillingsannonser
Rediger stillingsannonse	Gir mulighet til å redigere allerede opprettede stillingsannonser
Slette stillingsannonser	Gir mulighet til å slette allerede opprettede stillingsannonser
Slett søker	Gir tilgang til å slette søkere fra en søkerprosess (fjerner dem bare fra prosessen, sletter ikke kandidaten)
Stilingsvarsel	Gir tilgang til å opprette et stillingsvarsel for stillingsannonser
Søker – se andre søknader/prosesser	Gir en medarbeider rettigheten til å se om en søker har søkt på andre stillinger i systemet.

Økonomi

Se all økonomi-data	Gir tilgang til all økonomi data i systemet
Se selskapsdata	Gir tilgang til økonomi knyttet til eget selskap
Se avdelingsdata	Gir tilgang til økonomi knyttet til egen avdeling
Ordrereserve – arbeid	Gir tilgang til ordrereserve – arbeid
Produkter	Gir tilgang til å se og endre på produkter
Ordrer	Gir tilgang til å se og endre på ordre
Importer	Gir tilgang til import
Fakturaoversikt	Gir tilgang til fakturaoversikten
Opprett faktura	Gir mulighet til å opprette faktura
Nøkkeltall	Gir tilgang til nøkkeltall
Kunde – faste fakturalinjer	Gir mulighet til å legge til faste fakturalinjer på kundekortet
Opprett kreditnota	Gir mulighet til å opprette kreditnota på en faktura
Budsjett	Gir tilgang til budsjett
Registrer innbetaling	Gir mulighet til å registrere innbetalinger i fakturaoversikten

Betalte ekstratjenester

Alle disse rettighetene har en ekstra kostnad knyttet til seg, og er derfor markert med en tydelig farget melding.

Kredittsjekk	Informasjon om kredittsjekk
RecMan CDB	Informasjon om RecMan CDB
Portefjøljeovervåking	Informasjon om Portefjøljeovervåking
E-post integrasjon	Informasjon om e-post integrasjon
Send SMS	Informasjon om SMS utsendelese fra RecMan
To-faktor autentisering	Informasjon om to-faktor autentisering
Jobreg – kandidatbase	Informasjon om Jobreg kandidatbase

Integrasjoner

Mailchimp	Hvis du er kunde hos Mailchimp, kan du skru på vår integrasjon i RecMan
Master test	Hvis du er kunde hos Master, kan du skru på vår integrasjon i RecMan
Aon test	Hvis du er kunde hos Aon, kan du skru på vår integrasjon i RecMan
Saville test	Hvis du er kunde hos Saville, kan du skru på vår integrasjon i RecMan
Criterion test	Hvis du er kunde hos Criterion, kan du skru på vår integrasjon i RecMan
RecRight	Hvis du er kunde hos RecRight, kan du skru på vår integrasjon i RecMan

Slette medarbeider

Du kan enkelt selv slette en medarbeider. Lisensavtalen for denne personen opphører da automatisk fra og med neste fakturaperiode. All data som har blitt lagt inn av denne personen forblir i systemet, og kan benyttes av de gjenværende medarbeiderne fortsatt. Det samme gjelder alle loggføringer, de vil fortsatt være å finne.

Men vær obs på at om de står som ansvarlig medarbeider, vil denne stå tom når de slettes, og det kan ikke lenger filtreres på denne medarbeider.

For å slette en medarbeider må du først navigere til din Hjem skjerm, og finne Systeminnstillinger. Om du ikke kan se noen knapp som heter Systeminnstillinger, er ikke din bruker satt som «System administrator», og du må kontakte den personen i selskapet som er det.

Først finner vi den medarbeideren det gjelder, enten ved å søke eller ved å markere personen fra menyen på venstre side. Når du har kommet inn på medarbeideren, så finner du en knapp helt nederst som heter «Slett». Så snart man sletter medarbeideren vil tilgangen til denne brukeren opphøre umiddelbart.

Om du ønsker å avslutte ditt RecMan abonnement, så går du igjennom alle medarbeidere og sletter hver enkelt. Si også i fra til support, så kan vi guide dere gjennom prosessen.