Lær hvordan du gir riktige valg i systeminnstillingene for å optimalisere forskjellige egenskaper på datamaskinen din.
Uansett hva systemet skal brukes til, er det noen innstillinger vi anbefaler alle å vurdere før RecMan tas i bruk. I denne artikkelen skal vi gå igjennom det vi anbefaler at dere ser over.
Som en introduksjon, kan det være lurt å først lese gjennom hvordan RecMan er bygget opp med tanke på strukturen. Dette kan du lese mer om i følgende artikkel, Systemarkitektur.
For oppsett av systeminnstillinger, gå til Systeminnstillinger.
Du vil kun ha tilgang til systeminnstillinger hvis du har en av administratortilgangene.
Denne artikkelen vil fokusere mer på de grunnlegende elementene av innstillingene, og følgende skal gjennomgås.
Selskaper
Et selskap i RecMan kan ofte sammenlignes med et brand (merkevare) eller en organisasjon. Vi forsøker å forholde oss til enkel terminologi, og kan forstå at selskap og avdeling kan forvirre i begynnelsen. Kort forklart er selskap det en kandidat, kunde eller andre eksterne parter vil oppfatte utad. Har man flere selskaper, er det mulighet for at eksterne parter ser på disse to selskapene som uavhengige enheter, selv om de ligger inn under samme RecMan løsning.
Hvert selskap vil ha sin egen kandidatdatabase og sin egen karreiereside (ofte referert til som RM-page). En kandidat kan altså da registrere en profil i selskap A, og ikke ha mulighet til å søke på stillinger publisert fra selskap B. Da må kandidaten ha én profil for hver av selskapene da disse er separerte kandidatbaser.
Sletting av selskaper
Grunnet systemets arkitektur er det en del implikasjoner med å slette et selskap. Dere har derfor ikke mulighet til å gjøre dette selv, og bistand fra en tekniker må derfor bestilles for å kunne gjennomføre en slik handling. Ikke opprett nye selskaper med mindre man vet hva man holder på med.
For mer informasjon om innstillinger og oppsett av selskap, se Selskaper.
Avdelinger
En avdeling i RecMan er ofte det som er deres juridiske enhet. De fleste RecMan løsninger der ute består av ett selskap og én avdeling, hvor opplysningene er tilsvarende for begge nivåene. Har man derimot flere avdelinger, juridiske enheter, lokasjoner eller lignende som man ønsker å segregere informasjon på, kan dette gjøres på avdelingsnivå. Eksempelvis vil et prosjekt alltid være knyttet til én avdeling, og dersom en faktura skal sendes til kunde fra dette prosjektet, er det opplysninger fra avdelingen som benyttes. Avdelinger kan potensielt sammenlignes med et kostnadssted.
Det er altså på avdelingsnivå man legger inn informasjon som skal ligge på faktura. Det er også på avdelinger man laster opp logo som vil være synlig oppe til venstre inne i RecMan når man har logget inn som medarbeider. Dette betyr at en medarbeider er alltid knyttet til én avdeling. Det er verdt å bemerke at en avdeling alltid ligger inn under ett selskap, noe som er i henhold til illustrasjonen for systemarkitektur. Dette betyr at et prosjekt og en medarbeider alltid vil ha en logisk kobling til én avdeling og ett selskap.
Sletting av avdelinger
Grunnet systemets arkitektur er det en del implikasjoner med å slette en avdeling. Dere har derfor ikke mulighet til å gjøre dette selv, og bistand fra en tekniker må derfor bestilles for å kunne gjennomføre en slik handling. Ikke opprett nye avdelinger med mindre man vet hva man holder på med.
For mer informasjon om innstillinger og oppsett av avdeling, se Avdelinger.
Medarbeidere
En medarbeider i RecMan er det samme som en systembruker, ofte kalt en brukerlisens. Dette er de interne brukerne i systemet som har tilgang til «innsiden» av deres RecMan løsning. Her burde man ha tungen litt rett i munnen, da det er ufattelig mange rettigheter man kan stille inn for hver medarbeider. Vi anbefaler på det sterkeste at det opprettes en eller flere roller (et sett med rettigheter), som kan tildeles nye og eksisterende medarbeidere. På denne måten opprettholder man kontroll på funksjoner og innsyn som de enkelte medarbeideren har. Normalt setter man opp roller basert på type stilling, eller hensikten bak systemtilgangen.
Sletting av medarbeidere
Dere står fritt til å opprette og slette medarbeidere etter behov. Dere burde derimot tenke dere to ganger om før man gjennomfører en slik handling. Medarbeidere er ofte knyttet til prosjekter og oppgaver, noe som er en «privat» kobling. Det vil være lurt å overføre disse til en aktiv medarbeider før en slettes. All informasjon som medarbeideren har lagt inn vil derimot forbli i systemet.
For mer informasjon om innstillinger og oppsett av medarbeider, se Medarbeidere.
E-post
Med RecMan som en IT løsning for bedrifter, sendes det ofte ufattelig mange e-poster. Om dette er noe som sendes fra deg som medarbeider til en eller flere mottakere, eller om det sendes som en automatisk utsendelse, er det viktig å ta høyde for disse innstillingene. Alle RecMan løsninger er koblet opp mot våre servere for e-postutsendelse, noe som betyr at du kan sende en e-post sekunder etter du logger deg inn første gang. Ulempen med å benytte våre servere er at du vil stå oppført som avsender med eksempelvis ola.nordman@techbemanning.no hvor e-posten kommer fra en server som heter mail.recman.io. Flere mottakere tolker dette avviket som risikabelt, og e-posten kan derfor havne i spamfilter eller bli blokkert fullstendig.
For å motvirke at leveransen ikke er optimal, anbefales det å sette opp en generell SMTP server som et minimumskrav. SPF er også sterk anbefalt da dette kan forhindre at e-post fanges opp som spam dersom SMTP av en eller annen grunn skulle feile. For et ekstra nivå med sikkerhet, kan også DKIM settes opp.
For mer informasjon om innstillinger angående e-post, se E-post.
Ønsker man å få optimal utnyttelse av RecMans e-postfunksjonalitet, anbefales det også å sette opp en e-postintegrasjon per medarbeider. Dette er noe hver enkelt medarbeider må gjøre selv, og oppsettet av dette kan leses her.
Sikkerhet
I RecMan har vi et stort fokus på sikkerhet. Det foreligger mye informasjon som kan være skadelig for deg og din organisasjon dersom det havner i feil hender. Også med tanke på mengden data som lastes opp i deres løsning gjennom CV, søknadsbrev, filer generelt, vedlegg i e-post som kommer inn, og som dere muligens videresender til deres kunder, er det utrolig viktig å foreta de tiltakene som kan sikre dere mot uheldige situasjoner.
Dere vil kunne sette på antivirus som scanner filer for virus og lignende, samt sette opp restriksjoner for innlogging per medarbeider som kan forhindre at systemtilgang kommer på avveie.
For mer informasjon om innstillinger angående sikkerhet, se Sikkerhet.
Maler
Store deler av RecMan er basert på bruk av maler, og ved å sette opp gode maler for både avtaler, ordrebekreftelser, tilbud, kontrakter, e-post og SMS vil man kunne øke effektiviteten betraktelig, samt forhindre det at enkelte medarbeidere jobber på forskjellige måter. Ved å standardisere maler og implementere dette som en «beste praksis» er det garantert at arbeidsdagen blir enklere og mer produktiv.
For mer informasjon om innstillinger og oppsett av maler, se Maler.
Generelt
Man har store muligheter for å gjøre RecMan enklere å bruke, og å skape et bra datagrunnlag for innsikt. I generelle innstillinger har man mulighet til å spesifisere hvilke loggkategorier som kan benyttes, samt å legge opp et register med tags som kan benyttes på forskjellige måter. En tag kan eksempelvis legges inn på en kandidat eller en kunde for å enkelt se dette i oversiktene i kandidatbasen eller CRM.
For mer informasjon, se Generelt.
Database
I innstillingene for database har man blandt annet gode muligheter for å administrere API nøkler og gjenopprette nylig slettede bedrifter/prosjekter/kandidater/stillingsannonser. Man kan også koble RecMan opp mot andre databser eller integrasjoner som Bisnode, Mailchimp, Azure AD, G suite, samt opprette en egen e-postfeeder for å få inn henvendelser direkte inn i deres RecMan.
For mer informasjon, se Database.
Tilbake til Kom i gang med RecMan.