Ansökningar och process

I den här artikeln förklarar vi hur du kan hantera ansökningar i RecMan i bakgrunden av en platsannons.

Generellt om ansökningshantering

Ansökningshantering i RecMan är lite annorlunda från de andra systemen som du kanske är van vid.

Anledningen till detta är att systemet används för kandidathantering i bemanning, rekrytering, headhunting och search. Detta betyder att systemet t.ex. behöver fungera för dom som har 2000 ansökningar på sina platsannonser, dom som har en väldigt simpel process, och dom som behöver en omfattande process med många olika steg (t.ex. andra och tredje intervju, bakgrundskoll etc.). Detta innefattar självklart även användare som behöver en liknande process utan att ha en aktiv platsannons ute.

Systemet tillåter även dig att kombinera olika typer av kandidater. Du kan t.ex. ha en process med kandidater som har sökt till en platsannons, kandidater som du har hittat i din egna kandidatbas, kandidater från en extern databas och kandidater som varken har sökt jobbet eller lagt in sitt CV till systemet manuellt.

För att kunna hantera det här har vi separerat ansökningshanteringen och den associerade processen.
Detta betyder att du har två separata delar, men att dom samtidigt är sammankopplade. Även utan en platsannons så kan du skapa en process som sedan blir kopplat till ett projekt.

Ansökningar

I den här modulen är idén att genomföra en grov sortering av de sökande, så att du endast tar med de relevanta kandidaterna för positionen till processen.

Här får du även en översikt över vilka sökande som har tackat nej (Notera att "Tack för att du sökte tjänsten"-email skickas ut per automatik när någon ansöker).

Här kan du även skicka email till alla sökande och presentera en eller fler till en funktionschef etc.

Sedan kan du även göra ett urval av vilka du vill fortsätta arbeta med inom den associerade processen.

I det fall där processen är väldigt simpel, kan du avsluta den via modulen utan att behöva ta in några sökande i en kandidatprocess.

Process

I den här modulen har du, bland annat, kontroll över själv sökningsprocessen. Här kan du:

• Ta relevanta sökande och, via drag & drop, flytta dom till olika steg i processen (intervju, referenscheck, avslag etc.).
• Presentera en eller fler sökande till en kund elektroniskt, eller manuellt redigera CV:n som kommer skickas ut.
• Få feedback på presenterade kandidater från kunder.
• Kalla till intervju via kalender-integration.
• Registrera en intervju.
• Göra en dynamisk förhandsvisning av ett kandidatkort (ta anteckningar, se dokument) utan att behöva lämna fönstret.

Praktisk användning av ansökningshantering

Det finns inget rätt eller fel sätt att använda ansökningshanteringen och hur du väljer att strukturera ditt arbetssätt. Därmed, genom stegen nedan, har vi valt att fråga en klient att demonstrera hur dom har valt att strukturera sin process. Från detta tror vi att du kan få en god bild över hur funktionen kan användas på olika sätt för att passa ditt arbete. Kunden i exemplet brukar få runt 400 sökande till en platsannons.

Grov sortering, städning och avslag «första poolen»

Det kan vara fördelaktigt att städa kontinuerligt allt som sökande tickar in, kanske varannan dag.

Anledningen till att det första steget är att städa bland sökande är att du kan vara säker på att några av dom kommer definitivt inte tas in i processen.

Gå till Platsannonser och välj den relevanta platsannonsen. I översikten över den sökande kommer du kunna enkelt se individuella CV:n, ansökningar och dokument genom att först gå till en kandidat och sedan klicka dig framåt till nästa kandidat. Här kan du göra samma saker som på kandidatkortet, t.ex. ta anteckningar, se referenser och utbildning etc. Notera att endast rutor som har blivit ifyllda på kandidatkortet visas här.

Om du ser att en person är helt irrelevant, stäng ner förhandsvisningen och håll muspekaren över kandidatens bild, för att sedan dra dom till den röda taggen. Kandidaten kommer nu får en röd cirkel på deras linje.

Du kommer göra samma sak med de andra sökande. Dom som är ett "kanske" bör markeras med Gult, och dom som är väldigt relevanta för att tas in i processen markerar du Grönt.

Kom ihåg att du kan välja att se flera olika på samma sida genom att klicka på knappen för urvalsbegränsning.

Du kan även sätta taggar på flera sökande genom att markera dom via checkrutorna och sedan välja dom i menyn ovan.

Vissa föredrar att vänta tills slutet av processen innan dom ger avslag till en sökande, men med sökanden i åtanke så är det inte fel att avvisa dom kontinuerligt.

För att endast visa dom som har en röd tagg, välj Röd till vänster på sidan. Du kommer ni visas ett urval av endast sökande med en röd tagg.

Markera nu de sökande genom att klicka på checkrutan bredvid deras bild, och sen klickar du på Avvisa sökande. Du kommer nu bli omdirigerad till en rutan som låter dig avvisa dessa sökande. Du tjänar på att ha en mall för detta (görs på din profil). När du klickar på Avvisa sökande så får de markerade sökande status Avvisad.

Ta med relevanta sökande i processen

Genom att klicka på de olika färg-taggarna kan man byta mellan att se röda, gula och gröna taggar.

Genom att klicka på en färg två gånger så återgår man till att se alla sökande igen.

Nu vill vi arbeta på de grönmarkerade sökande, och det gör vi enklast via en sökande process. Det är väldigt simpelt:

1. Tryck på den röda taggen för att bara se de rödmarkerade sökande.
2. Markera alla;
3. Klicka på knappen Lägg till i process;
4. Välj process och kategori.

Systemet kommer nu föreslå att lägga in dessa på första steget i processen. Beroende på hur ert system är uppbyggt så kommer det första steget vanligtvis vara relevanta kandidater. Klicka sedan på Spara, så kommer du märka att alla grönmarkerade har fått status I Process. Processen som dom är tillagda i visas nu under dom, t.ex. fas 1, fas 2 etc. Klicka nu på den blåa knappen Visa process.

Du kan även lägga till kandidater direkt till pipelinen via drag-n-drop:

Arbeta med kandidater i en process

Som sagt så görs rekryteringsarbetet egentligen i processer, och vi behöver inte längre oroa oss över kandidater som vi vet är irrelevanta. Detta ger oss en mycket bättre översikt. Från steg 2, kommer vi ihåg att vi tog med massa sökande in i processen.

I processfönstret kan du använda drag-n-drop genom att hålla musen över ett namn, hålla in vänster klick, och dra den till steget där du vill släppa den.

Kontinuerligt som kandidater kallas in till intervju, intervjuer blir genomförda, referenskoller gjorde etc. kommer du sluta med en eller fler som faktiskt kan bli anställda för positionen.

Dessa drar du till kategorin Landad. Det här steget är separerat från resten genom att ha sitt egna status i ansökningsöversikten.

I processen kan du:

Kalla till intervju - Systemet skickar ut ett mail, lägger in ett kalender-event åt kandidaten och lägger till intervjun i din egna kalender (och uppgifter på hemskärmen).

Registrera en genomförd intervju - Baserat på en mall om du så önskar.

Förhandsgranska kandidat - Fungerar på samma sätt som i Ansökningar.

Skicka email - Till en eller fler kandidater.

Presentera kandidater - Skicka en professionell presentation av en eller fler kandidater till en eller fler kunder som kommer kunna granskas vid ett senare tillfälle, samt se recensioner och kommentarer från kunder.

Landad och städning

När kandidater är markerade som landad i din process, är vi redo att slutföra ansökningshanteringen. Klicka på knappen Jobbansökningar.

Vi vet nu två saker: Alla som är markerade med gult bör nu få avslag då vi i slutändan inte behövde nån av dom. Välj den gula taggen, markera alla i listan och skicka ut avslag till dessa.

Vi vet även att alla som var med i processen, men inte landade behöver också få avslag skickade till sig (steget landad syns inte längre i processen). Så istället för att välja en färg, kommer vi välja att visa alla kandidater som är med i processen via menyn till vänster och skicka dom ett avslag också. Alla kandidater som får avslag kommer även bli automatiskt urtagna ur processer och är därefter tillgängliga i systemet (process-taggen blir borttagen från dessa i databasen).

Du kommer ni befinna dig i en situation där alla kandidater antingen har status Avslå eller Landa. Ansökningshanteringen är nu över, alla har fått ett svar och allt som finns kvar är att kontakta dom som fick jobbet för att fortsätta processen. Taggarna som du inte behöver bry dig om just nu kan komma till nytta senare, så du kan komma tillbaka till dom vid ett senare stadie för att se vilka som var relevanta eller ej.

I Ansökningsöversikten kan du göra flera olika saker:

• Markera en/flera/alla kandidater, byta tagg (färg) eller ta bort tagg (återställning).
• Markera en/flera/alla kandidater och byta status till obehandlad, vilket sedan tar bort dom från processen.
• Skicka ett mail till en grupp baserat på färgtagg, status eller användardefinition.
• Skapa en offentlig lista över sökande.
• Presentera en eller fler kandidater till en extern mottagare via mail (elektronisk presentation).

Process och ansökningar

Tips och tricks

I processfönstret kan du se alla dina processer samtidigt och inte bara från ett projekt i taget. Du kan även söka efter en specifik process direkt från sökfältet i processen.

Lägga till en kandidat till en process direkt från kandidatdatabasen

Du kan även lägga till en kandidat till en process manuellt. Klicka på process-knappen bakom kandidatens namn i kandidatdatabasen. Samma kandidat kan vara med i flera processer.

Det är även möjligt att lägga till en kandidat till en process från deras kandidatkort, se vilka processer som kandidaten för nuvarande är med i (och vilken medarbetare som processen och det anslutna projektet tillhör till), och flytta personen till olika steg (eller ta bort dom från processen) härifrån.

Lägga till en kandidat manuellt

Du kan lägga till en kandidat manuellt genom att befinna dig i kandidatdatabasen och klicka på knappen Skapa kandidat. När du skapar en kandidat är det inte bara obligatoriskt att skriva för- och efternamn, och du kan, i samma veva, lägga till personen till en process och lägga in dom som en sökande även om dom inte har sökt via systemet (t.ex. om du har fått en ansökan i skrivet format). Genom att lägga till en mailadress och ett lösenord kan du även skicka detta till kandidaten samtidigt.