Extern attestant

I den här artikeln kan du läsa mer om funktionen för externa attestanter i RecMan.

I RecMan kan externa användare godkänna arbete utfört av anställda i systemet. Dessa kallas extern attestant (eller attestant förkortat i den här artikeln). De har en egen inloggning för att se, ändra, skapa och godkänna arbeten. Detta gör det möjligt för kunder som själva vill övervaka loggat arbete att behålla kontrollen.

Skapa en extern attestant

För att skapa en extern attestant, välj Kontaktpersoner.

Här trycker du på namnet på en kontaktperson för att komma in på deras profil. I konceptet är alla kontaktpersoner attestanter, bara utan inloggning och bilaga till projekt. Här kan du skapa en inloggning och efter detta en uppsättning rättigheter.

Nu när du har några attestanter kan du börja skicka ut inloggningar, ställa in rättigheter och länka attestanten till projekt.

Inloggning och projekt

Här kan du se hur profilen för en kontaktperson som inte är en attestant ser ut:

1. Detta visar vilket företag kontaktpersonen är knuten till.
2. I detta område hittar du grundläggande information om kontaktpersonen, och du har möjlighet att redigera den.
3. Genom att trycka på Skapa inloggning kan du skicka användarnamn och lösenord till attestanten så att de kan logga in. Se mer nedan.
4. I det här fältet kan du se hur många gånger kontaktpersonen har varit inloggad som attestant, senaste inloggning, senaste kontakttid (och du kan uppdatera den med ett klick), hur många projekt de är kopplade till, och ett anteckningsfält.
5. Här kan du se vilket projekt attestanten är kopplad till och du kan lägga till fler eller ta bort projekt.

Logga in

När du trycker på Skapa inloggning visas följande ruta:

Här har du möjlighet att skriva in ett självdefinierat lösenord som attestanten kan använda för att logga in. Observera att ett tryck på Spara inte skickar något e-postmeddelande till attestanten; detta görs senare.

När du trycker på Spara ser du följande:

Som du kan se här får du inloggningsuppgifterna till attestanten. Du har möjlighet att ändra detta när du vill och genom att trycka på knappen Länk för inloggning kan du skicka ett mail till attestanten med inloggningsuppgifterna.

Projekt

En attestant måste vara kopplad till projekt för att kunna se och godkänna arbetstider. Du kan när som helst lägga till och ta bort projekt från den här listan. När en attestant är kopplad till ett projekt kan de godkänna arbete för alla jobb som finns på projektkortet.

Du kan också gå till projektet och lägga till attestanten/kontaktpersonen som resurs, så kommer de att kunna godkänna arbetet.

Behörigheter

En inloggad attestant har tillgång till en mängd olika information och funktioner, kontrollerade av Behörigheter, som finns på attestantprofilen.

Behörigheterna betyder, i sin ordning:

• Redigera företagsinformation – Ger attestanten behörighet att ändra information om de ägda företagen – Namn, Orgnr, Adresser, fakturatyp, etc.
• Förfrågningar – Ger dem tillåtelse att lägga till förfrågningar direkt i RecMan och hålla koll på de som lagts till tidigare.
• Anställd administratör – Behörighet att administrera anställda.
• Kontaktpersonsadministratör – Behörighet att administrera kontaktpersoner.
• Administrera attribut – Behörighet att administrera attribut.
• Jobbtjänster – Möjlighet att skapa och hantera jobbtjänster.
• Företag – Fakturor – Ger tillgång till fakturor som skickas till kunden de är kopplade till.
• Projekt – Fakturor – Ger tillgång till fakturor som skickas och kopplas till projektet de är kopplade till.
• Företag - Se arbete - Tillåter attestanten att se arbete oavsett projekt, så länge arbetet är kopplat till kunden.
• Projekt - Visa arbete - Attestanten kommer att kunna se arbetet kopplat till samma projekt som attestanten.
• Företag – Godkänn arbete – Låter attestanten godkänna arbete oavsett projekt, så länge arbetet är kopplat till kunden.
• Projekt - Godkänn arbete - Låter attestanten godkänna arbete kopplat till samma projekt som attestanten.
• Ta bort arbete – Låter attestanten ta bort loggat arbete.
• Visa fakturapris – Ger attestanten behörighet till fakturapriset för loggat arbete.
• Visa lön – Ger attestanten behörighet att se lönen på loggat arbete.
• Redigera underordnat projekt – Låter attestanten ändra det underordnade projektet på loggat arbete.
• Skapa underordnade projekt – Attestanten kan skapa nya underordnade projekt.
• Dölj nollvärden – Bestämmer om attestanten kan se nollvärden.
• Visa interna anteckningar – Låter attestanten se interna anteckningar gjorda av antingen medarbetaren eller en annan medarbetare.
• Kommentarer – Låter attestanten lämna kommentarer om arbetsloggning; dessa kommer att synas igen i modulen Loggat arbete.
• Visa godkänt arbete – Ger attestanten behörighet att visa arbete som redan har godkänts. Detta kommer att göras synligt med hjälp av ett filter.
• Företag – Jobb – Ger behörighet att visa alla jobb som är kopplade till samma företag.
• Projekt – Jobb – Ger behörighet att visa alla jobb som är kopplade till samma projekt.
• Företag – Bemanningskalender – Ger tillstånd att se bemanningskalendern för hela företaget.
• Projekt – Bemanningskalender – Ger behörighet att se bemanningskalendern för de projekt som lagts till på kontaktpersonskortet.
• Boka skift – Ger tillåtelse att boka skift i bemanningskalendern.
• Självbetjäningsbokning – TBA
• Lista endast ägare – Visar kontaktinformation om kollegor som lagts till på kontaktpersonskortet.
• Lista alla medarbetare – Visar kontaktinformation på alla medarbetare i systemet-
• Egna erbjudanden/avtal – Ger tillåtelse att se erbjudanden skickade till dem själva (kontaktperson).
• Företag - Erbjudanden/avtal - Ger tillåtelse att se erbjudanden som skickas till samma företag.
• Projekt – Erbjudanden/avtal – Ger behörighet att se erbjudanden som skickats till samma projekt.

Ändringar du gör i behörigheterna för attestanten träder i kraft omedelbart, och attestanten behöver bara uppdatera webbplatsen för att se ändringarna.

Roller

Du kan också definiera roller om du vill. Detta gör det enklare att snabbt tilldela behörighet till attestanten. För att skapa nya roller måste du vara systemadministratör, men de kommer att vara tillgängliga för alla när de väl har skapats.

För att skapa en ny roll går du till Systeminställningar → CRM → Kontaktpersonsroller → +Lägg till:

Som visas kan vi välja vilka behörigheter som ska aktiveras när du väljer rollen, och du kan ställa in att den ska användas som standard. Om du ställer in en roll som standard kommer den automatiskt att väljas när du skapar en ny kontaktperson.

När en roll har skapats kommer den att vara tillgänglig här:

Databas för attestanter

För att få en överblick över alla attestanter kan du besöka attestantdatabasen. Du hittar det i Extern attestant.

När du trycker på den kommer du att dirigeras till följande skärm:

1. Här kan du filtrera på attestanter, och du kan filtrera de som har arbete för godkännande (för att skicka påminnelser), bolag, avdelning, medarbetare, anställd de är kopplade till, datum (under vilken period arbetet utfördes) och attribut.
2. I det här fältet ser du resultatet av din sökning och dina filter. Du får en snabb överblick över attestanterna med information som namn, företag, från/till datum, antal projekt de är kopplade till, antal timmar, samt summan de har för godkännande.
3. Här kan du skicka mejl till de markerade attestanterna. Härifrån kan du även skicka mejl till alla attestanter för att påminna dem om att exempelvis godkänna arbete. Se exempelmallarna nedan.

Exempel på mallar

Exempel på mall för att logga in som attestant:

Hej,

Nedan hittar du en länk med inloggning till vår kundportal. Här kan du godkänna arbeten, se fakturor och offerter m.m.

Observera att länken endast är aktiv i 48 timmar!

@companyContact.singleUseLoginLink

Hälsningar från

Exempel på mall för attestanter:

Hej @job.workApproverName,

Kom ihåg att logga in och godkänna arbete för de anställda du ansvarar för. Nedan hittar du en direktlänk för att komma in i systemet (länken är aktiv i 48 timmar), eller så kan du logga in med ditt användarnamn och lösenord. Meddela oss om du har tappat bort dina inloggningsuppgifter.

@companyContact.singleUseLoginLink