Oppsett av Forms i RecMan

Sette opp RecMan forms.

For å få tilgang til RecMan Forms, må du ha rettigheten satt via systeminnstillinger. Ta kontakt med din systemadministrator for hjelp til dette.

Fra hjemskjermen kan du nå klikke på Forms fra menyen. Du vil nå bli møtt av bildet under.

1. Her vil du kunne søke opp skjemaer etter tittel.
2. Klikk her for å opprette et nytt skjema.
3. Klikk for å se alle skjemaene som er tilgjengelig for dine rettigheter.
4. Ved å klikke her vil du kunne se og opprette grafiske profiler.
5. Klikk her for å se alle skjemaene som har blitt sendt ut.

Når et skjema har blitt opprettet, kan det bli sendt ut til personer hvor den som mottar skjemaet vil kunne fylle det ut i sin nettleser. De vil også kunne laste ned skjemaet som en PDF når skjemaet er ferdig utfylt.

Et eksempel på hvordan det ser ut for personen som fyller ut skjemaet, kan du se i bildet under.

Denne siden vil kunne bli skreddersydd til å passe ditt firma. Dette kan gjøres ved bruken av Grafiske profiler.

Grafiske profiler

Her vil du kunne opprette grafiske profiler som man kan benytte seg av i sine skjemaer.

1. Velg navnet på profilen.
2. Her kan du sette en beskrivelse for profilen.
3. Juster fargene på teksten og bakgrunnen ved å benytte deg av HTML koder.
4. Velg logo fra ditt logo arkiv fra Systeminnstillinger → Stillingsannonser.
5. Last opp en logo eller bilde.

Opprette et skjema

Når du oppretter et skjema, har du flere valg å benytte deg av. I denne delen, vil du kunne lese om de forskjellige alternativene.

1. Del skjemaet med dine medarbeidere. Du kan velge å dele skjemaet med bedriften, avdeling eller spesifikke medarbeidere.
2. Lag en kopi av skjemaet for å enkelt kunne lage et lignende skjema med små justeringer.
3. Rediger navnet og beskrivelsen til skjemaet.
4. Slett skjemaet.

Når du skal bygge opp skjemaet, er det noen generelle kriterier som må bestemmes. Disse kriteriene er for det meste relatert til utseende av skjemaet, PDF som kan opprettes og hvordan skjemaet skal bli brukt.

1. Velg bedrift. I PDF’en som blir generert når skjemaet har blitt besvart, vil logoen (hvis ikke man har valgt å benytte seg av en grafisk profil) og adressen til bedriften bli synlig.
2. Hvis du ønsker å legge til avdelingens adresse i PDF’en, må du velge avdeling her.
3. Hvert enkelt skjema vil få sin unike mScript. På denne måten kan du legge in @forms.url(X) i maler, meldingsmaler, SMS maler og lignende for å opprette en link til å besvare et skjema ved bruk av malene.
4. Skjemaer blir ofte sendt direkte til personer for utfylling. Hvis formålet med skjemaet er at mottakerne skal være anonyme eller tilgjengelig, kan du bruke den delbare linken. Denne kan man f.eks. dele på sin hjemmeside for generisk respons.
5. Her kan du trykke for å generere en delbar link.
6. Velg den grafiske profilen du ønsker å benytte deg av.
7. Velg hvilket språk du ønsker å presentere skjemaet i. Det er viktig å vite at dette valget ikke oversetter teksten du har skrevet, men de generelle områdene i skjemaet.
8. Ved å huke av for reCaptcha vil du kunne være sikker på at skjemaet blir utfylt av en person og ikke en maskin.

Neste steg er å legge til en introduksjon, og hvis nødvendig – brukervilkår. Hvis man skriver inn tekst i én eller begge boksene, vil dette bli lest fra en «informasjonside» for mottaker i steget før de fyller ut skjemaet.

Introduksjonen blir ofte brukt til å beskrive årsaken og intensjonen med skjemaet, og brukervilkårene gir mottakeren en forståelse for hvordan informasjonen de legger inn vil bli brukt og prosessert. Hvis man benytter seg av brukervilkår i skjemaet, må disse brukervilkårene aksepteres av mottaker før man kan fortsette (se under).

Den siste delen av oppsettet, er å bygge det faktiske skjemaet eller spørreundersøkelsen. Man kan se at man kan benytte seg av lignende knapper (muligheter) flere steder. For eksempel, Legg til spørsmål, er å se som et alternativ for skjemaet generelt og innenfor en gruppe. Begge knappene brukes med lik hensikt.

1. Her kan du legge til grupper og spørsmål.
2. Her kan du flytte på gruppen, og med dette forandre på rangeringen. Du kan også slette gruppen eller legge til nye spørsmål.
3. Her kan du forandre rekkefølgen på spørsmålene, redigere de eller slette de.

Når en gruppe har blitt opprettet, er du fri til å legge til spørsmål med forskjellige alternativer på svarmetode (for eksempel tekst eller stjernerating).

1. Her skriver du tittelen på spørsmålet til mottaker. Her kan du f.eks. legge til «Hvilken stjernerating vil du gi @candidate.firstName på generell basis» i tittelen.
2. Huk av her hvis spørsmålet skal være påkrevd å besvare.
3. Velg hvilken gruppe spørsmålet skal bli lagt til.
4. Denne knappen brukes når man er ferdig, eller hvis det har blitt gjort endringer i noe over.
5. Legg til ett eller flere svaralternativer.

Per i dag, er det følgende svaralternativer som er tilgjengelig.

• Normal tekst input
• Flerlinje tekst
• Nedtrekk
• Flervalg
• Radioknapper
• Telefon
• Dato
• E-post
• Adresse
• Stjernerating
• Vurdering (1 – 5)
• Vurdering (1 – 10)

Når et skjema har blitt opprettet må man huske å dele det med en medarbeider som har rettighet til å benytte seg av RecMan Forms. For å lese mer om dette, kan du gå inn på artikkelen Praktisk bruk av RecMan Forms.