I denne artikkelen finner du de vanligste grunnene til at e-post sendt fra RecMan ikke kommer frem, og hvordan du løser dem.
Ettersom mye av dialog mot kunder, kandidater, medarbeidere osv. gjøres via e-post i RecMan, er det viktig med god leverbarhet av e-post. Avhengig av hvilke e-postinnstillinger man har lagt inn kan det oppstå noen utfordringer knyttet til dette. For å sikre god leverbarhet har man litt ulike alternativer (rangert etter hvor god leverbarheten er):
- Legg til våre servere til deres domenes SPF record. Les mer om hvordan man kan validere oppsettet her – SPF.
- For oppsett av e-postintegrasjonen for hver enkelt medarbeider, kan du lese denne artikkelen – Oppsett og bruk av e-postintegrasjonen.
- For oppsett av en generell SMTP server for ditt selskap, kan du lese denne artikkelen – SMTP. Her vil du kunne lese om hva som skal kommuniseres til din e-post leverandør og blir gitt muligheten til å teste at oppsettet fungerer.
- For å legge til et ekstra lag med sikkerhet fra e-poster sendt fra systemet, kan man legge til DKIM. Les om DKIM for informasjon om oppsett, validering og testing av oppsett.
Advarsel
RecMan garanterer ikke e-post leveranse med mindre de øvrige stegene har blitt fullført.
Spam-filteret
Har man fulgt stegene ovenfor og e-posten fortsetter å havne i spam/søppelpost er det viktig å forstå hvordan et spam-filter fungerer. Spam-filtrene bruker mange kriterier for å bedømme innkommende e-post. Summen av disse kriteriene avgjør om det blir sett på som spam eller ikke. Det er derfor viktig å forstå noen av disse kriteriene for å unngå at e-poster havner som spam.
Vi forklarer noen av kriteriene her:
- Emnefelt – Et effektivt og forklarende emnefelt er viktig. Unngå irrelevante, uklare og useriøse emnefelt (f.eks. med masse store bokstaver osv.). Disse pleier i større grad og trigge spam-filtrene.
- E-postens metadata – Spamfiltrene vil vite om du kjenner mottakeren eller ikke. Det er større sjanse for at de «flagger» e-posten hvis den er adressert til en e-postkonto enn f.eks. på navn. Den vil også se etter om du er på mottakers kontaktliste. En mulighet er derfor å be mottaker legge deg til i sin liste.
- IP-adresse – Hvis noen fra samme IP-adresse har sendt spam tidligere. Hvis en person bestemmer seg for å sende spam fra RecMans e-postservere vil dette påvirke leverbarheten ved senere anledning.
- Innhold og format – E-postens innhold bør være gjort pent og pyntelig. Mye info om selskapet kan f.eks. trigge spam-filtrene til å tro at det er reklame. Unngå å bruke veldig masse farger, hele ord i STORE BOKSTAVER og masse utropstegn!! Spamfiltrene vil også sjekke om det finnes en «ren tekst» versjon av e-posten/presentasjonen/kampanjen.
- Kode – Slurvete kodebruk, masse tagger og f.eks. kode tatt med fra Microsoft Word kan trigge spamfiltrene.
Spam er et problem som det er viktig å tenke over når man sender ut e-post til mottakere. Spesielt hvis man skal sende ut e-post til mange mottakere. Det å forstå prinsippene i hvordan spamfilteret fungerer er derfor viktig. Tenker man over dette vil man redusere sjansen for at akkurat din e-post havner som spam.