Arbeidsmoduler i Ansatt portalen

Denne artikkelen beskriver alle arbeidsrelaterte moduler i Ansattportalen.

Registrer arbeid

Vi skal nå gå gjennom prosessen for å registrere arbeid. Klikk på Registrer arbeid for å åpne skjermbildet for arbeidsregistrering.

Når du klikker på denne, vil du se en skjerm der du kan registrere arbeidet ditt. I de fleste tilfeller vil denne skjermen vise dagene i gjeldende uke, med mulighet for å registrere timer for ulike tider på disse dagene. Merk at denne skjermen kan variere avhengig av arbeidsgiverens preferanser og retningslinjer.

Du kan velge én eller flere dager før du klikker på «Registrer». Merk at Registrer-knappen bare vises når gyldig arbeid er klart til å registreres. Arbeidet vil bli registrert, og arbeidsgiveren din eller en ekstern godkjenner kan godkjenne det. Når arbeidet er logget, vises det nedenfor for rask referanse.

Hvis noen jobber ikke er tilgjengelige for registrering i løpet av en valgt periode, vises de, men er deaktivert, slik at brukerne tydelig kan se hvilke alternativer som er gyldige. Registrerte elementer for gjeldende dag er også oppført, noe som hjelper brukere med å unngå duplisering av oppføringer.

Arbeid kan registreres for enhver tilgjengelig dag, med gjeldende dato uthevet for synlighet. Hver oppføring kan gjennomgås i en skuff, redigeres direkte eller slettes om nødvendig. En statusindikator gjør det enkelt å spore statusen til logget arbeid.

Du kan også endre hvilken uke du vil loggføre arbeidet ditt på ved å klikke på uke- og år-knappene øverst til høyre. Merk at avhengig av retningslinjer fastsatt av arbeidsgiveren din, kan muligheten til å loggføre arbeid på bestemte dager, dvs. i fremtiden, bli stengt, og du må vente til i morgen.

Hvis lederen din legger igjen en kommentar, kan du svare på den i kommentarfeltet nederst i detaljskuffen til høyre.
 

Hvis du skal registrere akkordarbeid, tillegg/trekk, fravær eller av en eller annen grunn to eller flere sett med timer på en bestemt dag, klikker du på fanene Enheter, Tillegg eller Timer. I fanen Tillegg er datoen forhåndsvalgt. Her kan du laste opp vedlegg eller legge til flere rader ved å holde musepekeren over datoen.

Registrering av pauser

Når du åpner arbeidskalenderen, kan du velge jobben din og bytte til visning av pauseperioder for å registrere pausetid knyttet til de planlagte vaktene dine. Systemet viser automatisk tilgjengelige pauseperioder basert på konfigurasjonen av jobbplanen.

Timer

I noen tilfeller må du registrere arbeid på ulike tidspunkter samme dag. Ved å klikke på knappen Timer legges det til en ny rad for registrering av arbeid på samme dag. Dette kan også brukes i kombinasjon med fravær, for eksempel hvis du var på jobb i to timer, hos legen i to timer og deretter på jobb igjen i fire timer.

Timeregistrering med underprosjekter

Når du skal registrere vanlig arbeid, men arbeidet skal fordeles i løpet av dagen, kan arbeidsgiveren din bruke underprosjekter. Du kan angi dette når du registrerer timer for arbeidsgiveren din, slik at de kan se hvor du arbeidet og på hvilke tidspunkter. Dette brukes vanligvis i byggebransjen.

Manuelt

I sjeldne tilfeller vil en funksjon for manuell registrering av arbeid være tilgjengelig. Det betyr at du angir lønnsart, arbeidstype (lønn, tillegg, overtid), tid og datoer du har jobbet.

Enheter (Akkordlønn)

Akkordarbeid, er vanlig i salgs-, konsulent- og bygg- og anleggsstillinger. Akkordarbeid registreres ofte i tillegg til vanlige timer.

Akkordarbeid med perioderegistrering ligner svært på vanlig registrering av akkordarbeid, men med noen endringer. Du registrerer arbeidet for hele måneden, og når det er sendt til arbeidsgiveren, kan det ikke lenger endres. I tillegg må du registrere arbeid for den forrige perioden før du registrerer for inneværende måned.

Du kan raskt finne bestemte jobber ved å skrive inn artikler. Alle arbeidsrelaterte artikler vises i én rullegardinmeny under artikkelkolonnen. Grupperte artikler er merket, men alle artikler kan velges med ett klikk. Systemet håndterer gruppetilknytninger automatisk.

Tid

Fanen Tid tilbyr en alternativ måte å registrere akkordenheter på, optimalisert for ansatte som må registrere flere oppføringer effektivt. Den forenklede tabellvisningen organiserer artikler etter jobb i en ukentlig tidslinje, der hver celle representerer én dag. Dette gjør det enkelt å registrere akkordarbeid uke for uke eller artikkel for artikkel, i stedet for oppføring for oppføring.

Datainntastingen er rask og enkel – skriv bare inn verdier i cellene og få umiddelbar visuell bekreftelse med en grønn indikator når dataene er lagret. Du kan også legge til eller fjerne rader etter behov for hver akkordtype. Grensesnittet har nyttige verktøytips som viser daglige sammendrag med informasjon om hvilke lønns- og akkordartikler som er registrert for hver jobb, totalsummer nederst på siden, særskilt utheving av fravær og helligdager samt mulighet til å gjennomgå, redigere eller slette registrerte oppføringer via en praktisk skuff (avhengig av tillatelser).

Forenklet enhetsregistrering konfigureres på jobbnivå under tillatelser når du velger Registrer akkordarbeid, med fire alternativer: 

• Ja (standard) – både fanene Enheter og Tid er tilgjengelige
• Fleksibel – bare fanen Enheter er tilgjengelig
• Enkel – bare fanen Tid er tilgjengelig (forenklet grensesnitt)
• Nei – deaktiverer enhetsregistrering

Denne funksjonen er ideell for ansatte som jevnlig registrerer flere akkordoppføringer og trenger et mer praktisk alternativ til den tradisjonelle timeregistreringsmetoden.

Tillegg, fradrag og vedlegg

Tillegg og fradrag er registreringer du kan gjøre for å justere lønnen din. Hvis du for eksempel skal få kompensasjon for parkering, kjøring til jobb, bruk av verktøy og lignende, kan dette registreres som tillegg. Du kan laste opp vedlegg i denne fanen, og hvis du bruker telefon, kan du laste opp et bilde direkte fra mobilkameraet. Lunsj som ikke er inkludert og husleie er eksempler på fradrag. Du får tillegg i tillegg til den vanlige lønn, mens fradrag trekkes fra lønnen din.

Fanen Dashboard

Fanen Dashboard viser et visuelt grensesnitt med viktig informasjon i et lettlest format. Den inneholder widgeter som total lønn, timer, arbeidsuke osv.

Fravær

Fravær registreres på dager du ikke har arbeidet, for eksempel når du er syk.

Fraværsmodulen åpnes med en oversiktsside. Hvis det ikke er registrert noe fravær, vises bare knappen Opprett fravær. Når det finnes registreringer, viser siden alt fravær for året, fordelt på fanene Til godkjenning og Godkjent. Et dashbord til høyre oppsummerer arbeidsdager og fravær. Et varmekart nederst fremhever fraværsdager gjennom året. Alle oppføringer kan åpnes for detaljer, redigeres eller slettes direkte fra denne visningen.

Det er enkelt å opprette fravær. Som standard registreres én dag, men du kan utvide dette til et datointervall ved hjelp av periodevelgeren. Velg deretter en jobb, angi tidspunkt, velg en artikkel, legg til en beskrivelse og last opp filer ved behov. Når du har valgt en jobb, viser pausetiden de relevante pauseperiodene fra de tildelte vaktene. Kalenderen og forhåndsvisningen oppdateres automatisk for å vise hvordan fraværet vil se ut. Når du velger lengre perioder, kan helger inkluderes eller utelates etter eget valg (utelatt som standard).

Ført arbeid

Modulen Ført arbeid lar deg gjennomgå og administrere alle loggførte arbeidselementer.

Oppsummeringsvisningen viser alle artikler som er registrert i en valgt måned, inkludert antallet for hver oppføring. Den er utformet for å gi deg umiddelbar innsikt og oversikt over arbeidsaktivitetene dine, slik at det blir enklere å gjennomgå og følge med på det som er registrert over tid.

Forespørsler

Forespørselsmodulen i medarbeiderportalen gjør det mulig for ansatte å motta og svare på forespørsler om bookinger.

Når en booking opprettes i RecMan eller kundeportalen og du blir lagt til, mottar du en forespørsel i forespørselsmodulen. Du kan se prosjektdetaljer, kontrollere tilgjengelighet og avgjøre om du vil godta eller avslå forespørselen. Hvis den godtas, konverteres forespørselen automatisk til en vakt.

Kalender

Arbeidskalendermodulen har en månedsvisning og inkluderer fleksible visningsalternativer. Basert på preferansene dine kan du vise kalenderen med eller uten helger. Ved å klikke på knappen for inneværende måned kan du enkelt navigere gjennom to rullegardinmenyer med måneder og år.

Kalenderen viser ulike hendelser, inkludert hendelser for tilgjengelighet og utilgjengelighet, ferier, registrerte arbeidselementer, vakter og helligdager. Avhengig av tillatelser kan du opprette, redigere og slette vakter direkte fra kalendergrensesnittet. Registrering av ferie fungerer på samme måte som å legge til tilgjengelighetsvakter – du kan angi start- og sluttdatoer for ferieforespørselen direkte i arbeidskalenderen. En visningsmodus viser detaljert informasjon om hendelser for brukere uten redigeringstillatelser.

Du kan se detaljert informasjon om hendelser for tilgjengelighet, utilgjengelighet og vakter. Når du oppretter nye hendelser, kan du planlegge hendelser for én eller flere dager, med mulighet til å angi dem som heldagshendelser eller spesifisere nøyaktige start- og sluttidspunkter. Kalenderen støtter full administrasjon av hendelsenes livssyklus, slik at autoriserte brukere kan se, redigere og slette hendelser etter behov.

Hendelser over flere dager som opprettes samtidig grupperes visuelt i hendelsestråder. Når du redigerer eller sletter en hendelse i en tråd, kan du velge å bruke endringene på alle hendelser i tråden eller bare på utvalgte dager, uten å måtte oppdatere eller fjerne hendelsene én etter én.

Lønn

Lønnsdelen gir en oversikt over lønn og lønnsslipper gjennom året. Lønnsdata vises i en årsvisning som bare viser månedene der det er generert lønn. Hovedtabellen gir en månedlig oppsummering, inkludert totalt antall timer, overtid, låste lønnsarter og totale lønnsbeløp. Alle summer vises med valutaene som er konfigurert og låst i profilen din. Hver måned kan åpnes i en detaljskuff, der du kan se en fordeling etter artikkeltype med detaljerte summer og oppdelinger for full åpenhet. For arkivering og deling kan lønnsinformasjon eksporteres til PDF eller Excel, enten for bestemte måneder eller for alle tilgjengelige måneder samtidig.

Lønnsslipper

Lønnsslippmodulen gir deg en enkel oversikt over tilgjengelige lønnsslipper. Lønnsslippene er organisert etter måned og transaksjonsdato, slik at det er enkelt å finne dokumentet du trenger og laste det ned som PDF. 

RecMan-teamet kan aktivere denne modulen for selskaper som bruker Tripletex (eller lignende verktøy) til lønnskjøring.