För att få tillgång till RecMan-formulär måste du ha rätt behörighet. Kontakta en av dina systemadministratörer för åtkomst.
Från Hem knappen, klicka på Formulär för att komma åt modulen.
- Här kan du söka efter formulär efter titel.
- Klicka här för att skapa ett nytt formulär.
- Klicka här för att se alla tillgängliga formulär.
- Klicka här för att visa och skapa en grafisk profil.
- Klicka här för att se alla formulär som har skickats.
När ett formulär skapas kan det skickas till vissa kandidater, anställda och kontaktpersoner där den som tar emot formuläret fyller i svaret i sin webbläsare. De kan också ladda ner sitt svar i en PDF när de är klara.
Ett exempel på hur detta ser ut för den som fyller i kan ses på följande bild.
Denna sida kan omformas för att matcha ditt varumärke, vilket görs med hjälp av så kallade Grafiska profiler beskrivet ovan i punkt 4.
Grafiska profiler
Här kan du skapa en grafisk profil som kan läggas till i en eller flera av dina formulär.
- Ange ett namn för profilen.
- Lägg till en beskrivning för profilen.
- Justera färgerna på text och bakgrund med hjälp av HTML-koder.
- Välj en logotyp från ditt logotyparkiv som är tillgänglig från Systeminställningar → Platsannonser.
- Ladda upp en logotyp eller bild.
Skapa ett formulär
När du skapar ett formulär finns det flera alternativ du kan ta itu med. Detta avsnitt kommer att beskriva vad varje element i skapandet av formulär steg för steg. I toppmenyn har du de alternativen som visas nedan.
- Det är här du delar ett formulär för att vara tillgängligt för medarbetare. Eftersom medarbetare alltid är anslutna till en avdelning och ett företag kan du välja att dela det med alla medarbetare inom ett internt företag eller en avdelning eller med specifika medarbetare.
- Gör en kopia av formuläret för att enkelt skapa ett liknande formulär med mindre justeringar.
- Redigera formulärets namn och beskrivning.
- Radera formuläret.
När du ska bygga ditt formulär måste vissa allmänna inställningar tillämpas. Detta är mest relaterat till formulärets utseende, PDF-filen och hur den kan tillämpas.
- Välj interna företaget. I PDF-filen som genereras när ett formulär har besvarats kommer företagets logotyp att läggas till (om ingen grafisk profil är vald) och företagets adress kommer att visas.
- Om du vill att avdelningens adress som ska läggas till i PDF-filen istället kan du välja lämplig avdelning.
- Varje formulär får ett unikt mScript. detta kan användas i alla områden där mScript används, såsom mallar, meddelandemallar, e-postmeddelanden etc.
- Formulär skickas oftast direkt till människor så att de fyller i det. Om användningsområdet för ett formulär är mer avsett att vara anonymt eller allmänt tillgängligt kan du skapa en delbar länk. Det kan till exempel vara något du lägger till på din webbplats för att generera svar generiskt.
- Klicka här för att skapa en delbar länk.
- Välj önskad grafisk profil.
- Välj på vilket språk formuläret ska presenteras. Observera att detta inte översätter texten du har lagt till.
Nästa är att lägga till en introduktion, och vid behov, en beskrivning av användarvillkor. Om text läggs till i ett eller båda områdena kan svararen läsa denna information på en ”landningssida” innan man fortsätter till formuläret.
Introduktionen används ofta för att beskriva orsaken och avsikten med formuläret, medans användarvillkoren är avsedda att användas för att ge svararen information om hur de svaren kommer att behandlas. Om användarvillkor läggs till måste mottagaren godkänna villkoren för att kunna fortsätta med att fylla i formuläret, som visas nedan.
mScript
Du kan lägga till mScripts som @department.name och @candidate.firstName i introduktionen. Om detta ska användas som en digital referenskontroll kan det vara lämpligt att berätta för referensen vilken kandidat de ska utvärdera.
Slutligen är att bygga det faktiska frågeformuläret. Som du kan se finns liknande knappar tillgängliga på flera ställen. Till exempel är ”Lägg till fråga” tillgängligt under hela formuläret samt inom en grupp också. Båda används för samma ändamål, där skillnaden är att när du klickar på ”Lägg till fråga” i en grupp, är den här gruppen vald i rullgardinsmenyn där du anger vilken grupp frågan ska läggas till.
- Här kan du lägga till grupper och frågor.
- Här kan du flytta gruppen och därmed ordna om gruppernas ordning. Du kan också redigera och ta bort gruppen eller direkt lägga till en ny fråga.
- Här kan du ändra ordningen på en fråga samt redigera eller ta bort den.
När en grupp har skapats kan du lägga till frågor med olika alternativ för svarsmetoder.
- Titel på frågan som är synlig för svararen. Observera att du till exempel kan lägga till ”Hur skulle du betygsätta @candidate.firstName i allmänhet” i titeln.
- Markera den här rutan om frågan är obligatorisk att besvara.
- Välj vilken grupp frågan ska läggas till i.
- Klicka här när du är klar, eller om ändringar har gjorts i ovanstående för att spara.
- Lägg till ett eller flera svarsalternativ.
Undertext/beskrivning
Genom att klicka på Redigera på ett befintligt svaralternativ kan du lägga till en undertext eller beskrivning.
Från och med nu är följande svarsalternativ tillgängliga:
- Normal text input
- Flerlinje text
- Rullist
- Fler alternativ
- Radioknappar
- Telefon
- Datum
- E-post
- Adress
- Stjärnbetyg
- Värdering (1 – 5)
- Värdering (1 – 10)
- Enkel filuppladdning
- Flera filer uppladdning
När ett formulär har skapats, kom ihåg att dela dem med de medarbetare/den avdelning som ska använda dem.
Filuppladdningar i RecMan Forms
Du kan samla in filer direkt via RecMan Forms, vilket gör det enkelt att samla besvararens dokument, certifikat med mera.
Med två inmatningstyper – Enkel filuppladdning och Flera filer uppladdning, kan besvararen bifoga en fil eller upp till 10 filer per fråga eller svarsalternativ.
Besvararen kan skicka in filer genom att ladda upp via ”Bläddra bland filer” eller genom att dra och släppa. Systemet visar tips med uppladdningsgränser och borttagningsalternativ för bättre kontroll. Den tillämpade filgränsen baseras på vald inmatningstyp.
Filuppladdning kan läggas till som ett alternativ till andra typer. I exemplet nedan använde vi en flerradig text som huvudfält för svar och lade till enkel filuppladdning som ett alternativ.
Du kan se uppladdade filer som en del av varje svar och ladda ner bilagor direkt från svarsöversikten.
Besvarade formulär och status
Alla formulär som har skickats kommer att finnas tillgängliga under Skickade formulär i modulen Formulär. Och du kan kontrollera om den har setts, se svaren och ladda ner det inskickade formuläret som en PDF-fil.
För att läsa mer om detta, se Praktisk användning av RecMan Formulär.