Módulos de trabajo en el Portal del Empleado

Este artículo describe todos los módulos relacionados con el trabajo en el Portal del Empleado.

Registrar trabajo

A continuación, explicaremos el proceso de registro de trabajo. Para acceder a la pantalla de registro de trabajo, haga clic en Registro de trabajo.

Al hacer clic, se mostrará una pantalla desde la que podrá registrar su trabajo. En la mayoría de los casos, esta pantalla mostrará los días de la semana actual y permitirá registrar las horas trabajadas en los distintos períodos de cada día. Tenga en cuenta que esta pantalla puede variar según las preferencias y políticas de su empleador.

Es posible seleccionar uno o varios días antes de hacer clic en «Registrar». Tenga en cuenta que el botón «Registrar» solo estará disponible cuando haya registros de trabajo válidos listos para enviarse. Una vez registrados, podrán ser aprobados por el empleador o por un aprobador externo. Los registros enviados aparecerán a continuación para facilitar su consulta.

Si una asignación no está disponible para registrar horas durante el período seleccionado, se mostrará deshabilitada. De este modo, es posible identificar fácilmente qué asignaciones admiten registros. Además, se muestran los registros realizados durante el día actual para evitar duplicidades.

Es posible registrar trabajo para cualquier día disponible y la fecha actual se resalta para facilitar su identificación. Cada registro puede consultarse en un panel, editarse directamente o eliminarse si es necesario. Además, un indicador de estado permite realizar un seguimiento sencillo del estado de los registros.

También es posible cambiar la semana para la que desea registrar trabajo haciendo clic en los controles de semana y año ubicados en la esquina superior derecha. Tenga en cuenta que, según las políticas de su empleador, el registro de trabajo para determinados días (por ejemplo, fechas futuras) puede estar restringido. En esos casos, será necesario esperar hasta que la fecha esté disponible para realizar el registro.

Si su gerente añade un comentario, podrá responderlo desde la sección "Comentarios", situada en la parte inferior del panel lateral derecho de detalles.

Si necesita registrar trabajo por unidades, añadir complementos o deducciones, registrar ausencias o introducir varios registros de horas para un mismo día, utilice las pestañas “Unidades”, “Adición” u “Horas”. En la pestaña “Adición”, la fecha se selecciona automáticamente. Desde aquí también es posible adjuntar archivos o añadir filas adicionales colocando el cursor sobre la fecha.

Registro de descansos

Desde el calendario laboral, puede seleccionar la asignación de trabajo correspondiente y cambiar a la vista de periodos de descanso para registrar los descansos asociados a los turnos programados. El sistema muestra automáticamente los periodos de descanso disponibles según la configuración del horario de trabajo.

Horas

En algunos casos, es necesario registrar el trabajo en diferentes momentos del mismo día. Al hacer clic en el botón "Horas", se añade una fila adicional para registrar el trabajo realizado ese día. Esto también puede utilizarse en combinación con las ausencias, por ejemplo, si estuvo dos horas en el trabajo, dos horas en la consulta médica y luego cuatro horas más en el trabajo.

Registro horario con subproyectos

Cuando sea necesario distribuir las horas de trabajo entre distintas actividades durante el día, es posible registrar cada período por separado. Su empleador puede utilizar subproyectos, que pueden seleccionarse al registrar las horas para indicar dónde se trabajó y en qué horario. Esta funcionalidad se utiliza habitualmente en sectores como la construcción.

Manualmente

En casos excepcionales, puede estar disponible una función para registrar el trabajo manualmente. Con esta opción, es posible especificar el concepto salarial, el tipo de trabajo (salario, complemento u horas extras), así como las fechas y horas trabajadas.

Unidades (Trabajo por unidad)

El trabajo por unidades es común en áreas como ventas, consultoría y construcción. Por lo general, los registros por unidades se realizan además del registro regular de horas.

El registro de horas por periodo es muy similar al registro de horas convencional, aunque presenta algunas diferencias. Es necesario registrar las horas correspondientes a todo el mes y, una vez enviadas para su aprobación, ya no podrán modificarse. Además, debe completarse el registro del periodo anterior antes de poder registrar las horas del mes actual.

Puede encontrar rápidamente asignaciones de trabajo específicas escribiendo el nombre de un artículo. Todos los artículos relacionados con la asignación aparecerán en un menú desplegable en la columna Artículos. Los artículos agrupados se muestran marcados, pero puede seleccionar cualquier artículo con un solo clic. El sistema gestiona automáticamente las asociaciones entre grupos.

Tiempo

La pestaña "Tiempo" ofrece una forma alternativa de registrar unidades de trabajo, diseñada para empleados que necesitan ingresar múltiples registros de manera eficiente. Su diseño simplificado organiza los artículos por trabajo en una vista semanal tipo calendario, donde cada celda representa un día. Esto facilita el registro de unidades de trabajo por semana o por artículo, en lugar de hacerlo entrada por entrada.

El registro de datos es rápido y sencillo: solo tiene que introducir los valores en las celdas. Al guardar los datos, el sistema muestra una confirmación visual inmediata mediante un indicador verde. Además, puede añadir o eliminar filas según sea necesario para cada tipo de trabajo por unidad. La interfaz también incluye funciones útiles, como resúmenes diarios de los conceptos salariales y del trabajo por unidad registrados para cada asignación de trabajo, totales al final de la página, indicadores visuales para ausencias y vacaciones, y la posibilidad de revisar, editar o eliminar registros mediante un práctico panel lateral (según los permisos de acceso).

El registro simplificado de unidades se configura a nivel de asignación de trabajo mediante los permisos, seleccionando la opción "Registrar trabajo por unidad". Esta configuración ofrece cuatro opciones: Sí (predeterminado), que habilita las pestañas Unidades y Tiempo; Flexible, que habilita únicamente la pestaña Unidades; Simple, que habilita únicamente la pestaña Tiempo con una interfaz simplificada; o No, que deshabilita el registro de unidades.

Esta función es ideal para los empleados que registran con regularidad múltiples entradas de trabajo por unidad y necesitan una alternativa más práctica al método tradicional de registro de horas.

Adiciones, deducciones y anexos

Las adiciones y deducciones son registros que puede realizar para ajustar su salario. Por ejemplo, si recibe una compensación por estacionamiento, transporte al trabajo o el uso de sus propias herramientas, puede registrarla como una adición. En esta pestaña también puede adjuntar archivos. Si utiliza un teléfono móvil, puede tomar y cargar una fotografía directamente desde la cámara. 

Algunos ejemplos de deducciones son los almuerzos no incluidos o el alquiler de equipos. Las adiciones se suman a su salario habitual, mientras que las deducciones se descuentan de este.

Pestaña Panel de control

La pestaña "Panel de control" ofrece una vista general con información clave en un formato fácil de interpretar. Incluye widgets como "Salario total", "Horas trabajadas", "Semana laboral" y otros indicadores relevantes.

Ausencia

Las ausencias se registran para los días en los que no se ha trabajado, por ejemplo, por incapacidad médica.

El módulo Ausencias se abre con una página de resumen. Si aún no se han registrado ausencias, solo se mostrará el botón "Crear ausencia". Una vez que existan registros, la página mostrará todas las ausencias del año, organizadas en las pestañas Pendientes de aprobación y Aprobadas.

En el panel lateral derecho se muestra un resumen de los días trabajados y las ausencias. En la parte inferior de la página, un mapa de calor permite visualizar los días de ausencia a lo largo del año. También puede abrir cualquier registro para ver sus detalles, editarlo o eliminarlo directamente desde esta vista.

Crear una ausencia es sencillo. De forma predeterminada, se registra un único día, pero puede ampliarlo a un rango de fechas mediante el selector de período. A continuación, selecciona un trabajo, introduce la hora, elige un artículo, añade una descripción y, si es necesario, adjunta archivos.

Después de seleccionar un trabajo, el apartado Período de descanso mostrará los períodos de descanso correspondientes a los turnos asignados. El calendario y la vista previa se actualizan automáticamente para mostrar cómo se mostrará la ausencia. Si selecciona un período más largo, también puede incluir o excluir los fines de semana, que están excluidos de forma predeterminada.

Trabajo registrado

El módulo Trabajo registrado te permite revisar y gestionar todos los registros de trabajo.

La vista de resumen muestra todos los registros correspondientes al mes seleccionado, incluida la cantidad de cada uno. Está diseñada para ofrecer una visión clara e inmediata de la actividad laboral, lo que facilita la revisión y el seguimiento de los registros a lo largo del tiempo.

Solicitudes

El módulo Solicitudes del Portal del Empleado permite a los empleados recibir y responder a las solicitudes de reserva.

Cuando se crea una reserva en RecMan o en el Portal de la empresa y usted figura como participante, recibirá una solicitud en el módulo Solicitudes. Desde allí, podrá consultar los detalles del proyecto, comprobar su disponibilidad y decidir si acepta o rechaza la solicitud. Si la acepta, la solicitud se convertirá automáticamente en un turno.

Calendario

El módulo Calendario ofrece una vista mensual con opciones de visualización flexibles. Según sus preferencias, el calendario puede mostrarse con o sin los fines de semana. Al hacer clic en el botón correspondiente al mes actual, podrá navegar fácilmente mediante dos menús desplegables para seleccionar el mes y el año.

El calendario muestra distintos tipos de eventos, como disponibilidad, vacaciones, registros de trabajo, turnos y días festivos. Según los permisos asignados, es posible crear, editar y eliminar turnos directamente desde el calendario.

El proceso para registrar vacaciones funciona de forma similar a la creación de turnos de disponibilidad: las fechas de inicio y fin de la solicitud pueden definirse directamente desde la interfaz del calendario laboral.

Para los usuarios que no cuentan con permisos de edición, se muestra una ventana emergente de solo lectura con información detallada sobre los eventos. Puede consultar información detallada sobre disponibilidad, no disponibilidad y cambios de turno. Al crear nuevos eventos, puede programarlos para uno o varios días, con opciones para que duren todo el día o especificar la hora exacta de inicio y finalización. El calendario permite gestionar el ciclo completo de los eventos, lo que permite a los usuarios autorizados verlos, editarlos y eliminarlos según sea necesario.

Los eventos de varios días creados simultáneamente se agrupan visualmente en hilos de eventos. Al editar o eliminar un evento de un hilo, puede optar por aplicar los cambios a todos los eventos del hilo o solo a los días seleccionados, sin necesidad de actualizar o eliminar los eventos uno por uno.

Salario

La sección Salarios ofrece una vista general de los salarios y las nóminas a lo largo del año. La información salarial se presenta en una vista anual que muestra únicamente los meses en los que se ha generado un salario. La tabla principal proporciona un resumen mensual que incluye el total de horas trabajadas, las horas extras, los conceptos salariales bloqueados y los importes totales. Todos los importes se muestran en las monedas configuradas y bloqueadas en el perfil del empleado.

Cada mes puede abrirse en un panel de detalles, donde es posible consultar un desglose por tipo de concepto, junto con los importes totales y el detalle de cada uno, lo que proporciona una mayor transparencia.

La información salarial puede exportarse en formato PDF o Excel, ya sea para meses concretos o para todos los meses disponibles a la vez, con fines de registro o de uso compartido.

Nóminas

El módulo Nóminas ofrece una descripción general sencilla de tus nóminas disponibles. Las nóminas están organizadas por mes y fecha de transacción, lo que facilita encontrar el documento que necesitas y descargarlo en formato PDF. 

El equipo de RecMan puede habilitar este módulo para las empresas que utilizan Tripletex (u otras herramientas similares) para la gestión de nóminas.