Her kan du lese om terminologien som blir brukt i systemet. Dette hjelper deg med å forstå systemet under bruk og når du snakker med kundeservice.
RecMan er et av bransjens mest komplette systemer, og erstatter en rekke ulike funksjoner som tidligere var å finne i andre systemer. Det er også et system som finnes flere forskjellige språk, og som skal fungere for en rekke personer, både de som er vant til å jobbe innen bemanning, search, headhunting, salg osv. Vi har derfor måttet ta noen valg på hva man kaller personer, bedrifter, prosjekter osv. slik at vi skal kunne skille mellom hva vi faktisk snakker om, også på tvers av ulike språk.
Nedenfor finner du en ordliste som forklarer de mest brukte begrepene:
| Begrep | Beskrivelse |
|---|---|
| Ansatt | En kandidat hvor det er opprettet et arbeidsforhold, eller er godkjent for bemanningsoppdrag/utleie, uten nødvendigvis å ha aktive jobber for øyeblikket. Taggen "Ansatt" betyr at profilen har ansettelsesinformasjon lagret, hvor alt arbeid utført på tilknyttede jobber vil bli oppsummert under det valgte arbeidsforholdet. |
| Attributt | Attributter er tilpassbare felt med ulike typer data som brukes til å samle inn eller lagre informasjon om kandidater, prosjekter, bedrifter i CRM eller kontaktpersoner - hver med sin egen attributttype i innstillingene. Attributter kan brukes til å utvide søkefunksjonalitet i RecMan, opprette tagger eller mer detaljert informasjon for å enkelt finne egnende kandidater til nye prosjekter, eller for å la søkere fylle ut attributtet selv med informasjon. |
| Bedrift | Refererer til alle bedrifter / selskaper som ligger i CRM, enten det er en kunde, potensiell kunde (prospekt), en tidligere kunde eller lignende. Skiller seg fra "Selskap", som refererer til et systemhierarkinivå i RecMan. |
| Ført arbeid | Viser til alt arbeid som har blitt loggført/registrert i systemet, enten av brukere eller av de ansatte selv. Vi bruker ordet "arbeid" i stedet for "timer" fordi du kan registrere mer enn bare arbeidstimer i løsningen, for eksempel månedslønn, dagslønn, stykkvis timeføring osv. |
| Fraværsartikkel | Viser til de ulike typene artikler som brukes i systemet når en ansatt ikke er på jobb, f.eks. i forbindelse med sykdom, og som skal skilles fra hverandre av praktiske hensyn. Dette kan f.eks. være Egenmelding eller Kurs. En artikkel er alltid knyttet til et produkt. |
| Intern | Indikerer at en kandidat er opprettet internt av en kollega. Internt opprettede kandidater vet kanskje ikke at de er lagt inn i kandidatdatabasen, siden de ikke har registrert seg selv. "Intern" er et spesialtag for å markere disse kandidatene. |
| Jobber | Refererer til en ansattes aktive, tidligere eller kommende arbeidsoppdrag. Jobber er knyttet til den ansattes ansettelse i systemet, og er koblet til bedrifter/kunder gjennom ett eller flere bemanningsprosjekter. Hver jobb kan opprettes basert på definerte Lønns- og kollektivavtaler, som bestemmer beregningen av priser og lønn. |
| Kandidat | Viser til enhver person som er registrert i systemets kandidatbase, enten de har søkt en stilling selv, registrert en åpen søknad / CV eller blitt lagt inn i systemet manuelt. Alle som legges inn i systemet starter som en kandidat. |
| Kontaktperson | Viser til personer som er registrert som kontakter tilknyttet en bedrift i RecMan sitt CRM. Kontaktpersoner kan kontaktes via e-post, hvor kommunikasjonen lagres som dialog. De kan også knyttes til prosjekter som ressurser og kan være mottakere av tilbud, eller stå som fakturareferanse på et prosjekt. |
| Landet | En kandidat som har vært gjennom en rekrutteringsprosess og har blitt valgt til jobben. Begrepet brukes både i rene rekrutteringsprosesser og i bemanningsprosesser. |
| Lønns- og kollektivavtale | Refererer til en type avtale i systemet hvor ulike lønns- og arbeidsvilkår er forhåndsdefinert (f.eks. timepris, timelønn, når overtidsbetaling starter, ulike tillegg, om lunsj er betalt eller ikke, etc.). Lønns- og kollektivavtaler danner grunnlaget for lønns- og fakturaberegning basert på registrert arbeid. |
| Lønnsartikkel | Viser til de ulike betalingstypene som brukes i løsningen, som er adskilt av praktiske årsaker (viktig ved eksport til eksterne lønns- og regnskapssystemer). En artikkel er alltid knyttet til et produkt for det som skal faktureres. Typiske lønnsartikler er "Timelønn" og "Overtid". |
| Medarbeider | En medarbeider er en person som har en brukerlisens og påloggingsinformasjon for å bruke systemet, for eksempel en kollega og/eller deg selv. |
| Oppdrags bekreftelse |
Brukes på bemanning på den ansatte (ansattoppdrag), og viser til en elektronisk avtale med den ansatte som beskriver lønn, vilkår, arbeidstid, oppmøte osv. og som den ansatte må lese gjennom og godkjenne. |
| Ordre | En ordre fungerer som et utkast til en faktura, altså en slags forhåndsfaktura. En ordre kan enten opprettes fra prosjektkortet, i ordremodulen, eller til å videreprosessere registrert og godkjent arbeid til å bli en ordre før det faktureres. |
| Ordrebekreftelse | Brukes i forbindelse med bemanning (ansattoppdrag) ovenfor kunde, og viser til en elektronisk avtale som spesifiserer varighet, fakturapris, tillegg, generelle vilkår, arbeidstider osv., som kunden må lese og signere. |
| Prosess | Viser til kandidatprosesser, altså de ulike trinnene en kandidat går gjennom mens de evalueres til en stilling. Du har muligheten til å definere prosesskategoriene selv, eksempelvis fra å være "Aktuell", til "invitert til førstegangsintervju" til "Fullført referansesjekk". For å fullføre en pågående prosess kan søkere/kandidater settes som landet dersom de blir valgt til stillingen, eller avslå dersom de ikke gikk videre og skal sendes et avslagsbrev. |
| Prosjekt | Viser til alle typer prosjekter i løsningen, enten det er en forespørsel, et pågående oppdrag, et fullført oppdrag eller interne prosjekt. Et prosjekt kan ha en satt periode og flere tagger for å beskrive og skille det fra andre prosjekter. |
| Selskap | Et systemhierarkinivå. Det typiske hierarkiet er: Selskap – Avdeling – Bedrift/Kandidat/Medarbeider. |
| Søknader | Viser til den formelle innsendingen fra en kandidat for en utlyst stillingsannonse, hvor kandidaten deretter blir omtalt som søker. Innsendte søknader består vanligvis av en CV og et søknadsbrev som rekrutterer kan bruke til å vurdere søkerens egnethet. Kandidater som har søkt på én eller flere stillinger, vil bli merket i RecMan med taggen "Søker". |
| Stillingsannonse | Refererer til en annonse eller jobbmulighet opprettet i RecMan, som kan publiseres til én eller flere plattformer for å tiltrekke potensielle kandidater. |
| Tilbud / avtale | Elektroniske tilbud/avtaler kan sendes til kunde/kandidat for gjennomgang, vurdering og signering. Hvis tilbudet aksepteres og signeres, fungerer det som en gyldig avtale mellom partene. Begrepet "Avtaler" brukes når avtaler sendes fra kandidatkortet, og "Tilbud" brukes for avtaler sendt i forbindelse med prosjekter/jobber. |
| Tilleggs- og fratrekksartikkel | Viser til de ulike typene tillegg og fradrag som brukes i systemet, adskilt av praktiske årsaker (viktig ved eksport til eksterne lønns- og regnskapssystemer), eksempelvis smusstillegg eller kantinetrekk. En artikkel er alltid knyttet til et produkt for fakturering sin del. |
| Timegodkjenner | Viser til eksterne personer (kontaktpersoner i CRM) med påloggingsinformasjon og tillatelse til å godkjenne registrert arbeid i RecMan sin kundeportal. En timegodkjenner må være tilknyttet et bemanningsprosjekt for å kunne se og godkjenne arbeid som utføres der. |