Elektronisk tilbud/ avtale

Her kan du lese om hvordan opprette, endre og følge opp tilbud eller avtaler sendt til kunde eller kandidat.

Inne på et prosjekt har RecMan en funksjon som lar deg generere tilbud / avtaler elektronisk, slik at du slipper å lage dokumenter i et eksternt program for å sende dette til kunden. Disse tilbudene / avtalene er i stor grad basert på maler, og du kan f.eks. generere et tilbud som ligger online for gjennomsyn av kunden, og du kan til og med gjøre endringer mens kunden ser på. Når alt er ok, kan kunden signere elektronisk minst like sikkert som en tradisjonell signatur. Fordelen er at alle sparer masse tid.

Lag tilbudet / avtalen og send

Trykk på Tilbud / avtale symbolet man finner i prosjektkortet, da vil du få en liste over alle tilbud og avtaler som er opprettet på dette prosjektet med medfølgende informasjon og mulighet til å sende ut avtalen, redigere den eller slette den fra listen. Man får også listet opp alle utkast, det vil si tilbud / avtaler som enda ikke er ferdige og sendt ut. Denne utkastfunksjonen gjør det mulig å jobbe med mange avtaler samtidig og gjør det samtidig mulig å samarbeide om tilbud og avtaler med dine medarbeidere.

Ønsker man å opprette et ny tilbud eller en avtale trykker man på Opprett knappen som er markert med rødt i bildet ovenfor. Da vil man komme til skjermbildet der man lager tilbud / avtaler, som vist i bildet nedenfor og vi skal forklare de ulike mulighetene man har.

1. Tilbudet / avtalens navn.
2. Hvordan bakgrunnen på presentasjonen skal være. Velger man Bilder vil det komme tilfeldige norske bilder som bakgrunn. Velger man Nøytral kommer det en grå bakgrunn.
3. Signatur.
4. Kategori.
5. Her legger man inn din bedrifts kontaktperson, f.eks. deg selv.
6. Referanseperson ut til kunden.
7. Type tilbud / avtale, her kan man typisk velge mellom f.eks. ordrebekreftelse, oppdragsbekreftelse, tilbud på bemanning etc.
8. Her velger man tilbudet / avtalens språk.
9. Kommentar.
10. Avtaleprognose – denne blir forklart i detalj nedenfor.
11. Her oppretter man e-posten som følger med tilbudet / avtalen. Det er mulig å bruke meldingsmaler (med fletting) her for å standardisere meldingene man legger ved tilbudene, slik at man slipper å skrive disse manuelt for hver gang.

    Merk

    Dersom du henter en meldingsmal, og emnefeltet er tomt, vil emnet bli det samme som navnet på meldingsmalen. Pass på at dette er korrekt før det sendes.

12. Her kan man legge ved filer til tilbudet / avtalen, disse filene hentes fra Filarkivet.

13. Her lager man selve innholdet i tilbudet / avtalen. Dette er typisk basert på maler som man «henter inn» og redigerer for å tilpasse / skreddersy det konkrete tilbudet. Dersom dere benytter dere av flettefunksjonen til RecMan kalt mScript kan du trykke på lynet for å flette inn diverse informasjon fra, kunden, den ansatte, jobben etc. For å forhåndsvise flettingene trykker du på den lille rød lynknappen.

    

14. Her finner du fire symboler. Pilen tar deg med tilbake til prosjektkortet. Søppelkassen sletter utkastet ditt. Resirkuleringssymbolet nullstiller avtalen. Øyet gir deg mulighet til å forhåndsvise avtalen før du sender den.
15. Her kan man enten velge å opprette tilbudet / avtalen å lagre dette for å senere kunne sende den ut, eller man kan trykke Opprett og send, da sendes tilbudet til den personen som man har valgt som mottaker av e-posten.

Avtaleprognose

Ved opprettelse av nytt tilbud / avtale kan man velge å sette inn prognosetall. Her har man mulighet til å legge inn minimum verdi, maks verdi, estimert verdi, sannsynlighet for signering og dato for levering. Disse tallene danner igjen grunnlag for at man i rapporten Økonomioversikt vil kunne hente ut prognose-tall på opprettede avtaler.

I avtaleprognosen er man nødt til å definere en leveringsdato, ellers vil man ikke kunne ta ut periodiserte rapporter. Det er også påkrevd å skrive inn sannsynlighet for signering. Er dette feltet tomt vil sannsynligheten bli 0 % og man vil få nullsummer i rapportene. Når det gjelder verdiene man legger inn, er det påkrevd og enten bruke minimums verdi og maksimums verdi sammen (å la antatt verdi stå tomt), eller skrive inn antatt verdi (å la minimum og maksimums verdi stå tomt). Det kan være greit å fylle inn all informasjon.

Eks. på bruk av avtaleprognose: Har du satt en sannsynlighet på 70 % på en antatt verdi på 10 000,- så vil prognosen på denne avtalen stå som 7 000,- i rapporten økonomi i arket for Tilbud.

Ferdigstille tilbudet / avtalen

Et ferdig tilbud / avtale ser typisk slik ut, her er flettingen allerede forhåndsvist (trykket på det røde lynet) og informasjonen fra tilbudet / avtalen er flettet inn i malen vi bruker for ordrebekreftelse. Du kan også se at vi har lagt inn en meldingsmal i e-postboksen. Denne er det ikke mulig å forhåndsvise flettingen på (rødt lyn), men flettingen fungerer også i dette feltet.

Når man begynner å nærme seg et ferdig resultat vil vi anbefale at man trykker på forhåndsvisnings-knappen (øye-symbolet man finner mot toppen av skjermbildet). Dette for å se akkurat det som sendes til mottaker, og dermed vurdere om det er noe som det bør rettes på før man sender tilbudet / avtalen.

Oppfølging av elektroniske tilbud / avtaler

Når du har sendt et tilbud / avtale ut til en mottaker vil man fortsatt ha en del muligheter til å følge prosessen videre, og eventuelt endre tilbudet hvis noe mot formodning skulle være litt feil. Man har i tilbud- / avtaleoversikten også mulighet til å redigere avtalen. Dette kan f.eks. gjøres i sanntid med mottaker av avtalen. Det er mulig å sende e-post med tilbudet / avtalen, og man har mulighet til å slette den hvis det skulle være ønskelig. Det er også i tilbud- / avtaleoversikten mulighet til å «utvide» det aktuelle tilbudet / avtalen (se bilde nedenfor).

1. Trykker man på den blå fliken vil man få opp en del informasjon om tilbudet.
2. Det som ligger under avtaleprognose er de tallene man registrerte når man opprettet tilbudet / avtalen. Disse kan man også endre på her, og man har mulighet til å legge til kommentarer. Man kan også se hvem som har åpnet tilbudet / avtalen, dato det ble gjort og hvilken IP-adresse det ble gjort ifra.
3. Denne oversikten viser en logg over hvem man har sendt tilbudet / avtalen til, og man har også mulighet til å sende e-posten på nytt.
4. Her kan man opprette ordrer basert på tilbudet / avtalen. En del av ordreinformasjonen blir automatisk fylt inn fra tilbudet. Man kan legge til alle ordrelinjene man trenger, samt redigere disse. Mer informasjon om opprettelse av ordre finnes i denne artikkelen. Man kan også velge om tilbudet / avtalen skal være fakturerbar eller ikke. Hvis man har satt ordren til å ikke være fakturerbar, vil man heller ikke kunne opprette faktura basert på denne ordren.

Sikkerhet på elektroniske signeringsdokumenter i RecMan

Når man sender elektroniske signeringsdokumenter fra systemet, vil mottaker måtte gjennomføre en standard robot-sperre (CAPTCHA). I utgangspunktet vil mottaker få opp en boks der det står «I’m not a robot», som de må huke av for å komme videre.

Om en IP-adresse skulle prøve å komme inn ved gjentatte forsøk vil det dukke opp mer avanserte blokkeringer for å holde roboter unna, men som likevel skal være enkle å løse for mennesker. Dette kan f.eks. være en rekke bilder der du skal identifisere hvilke bilder som inneholder en bil.

Teknologien vi bruker er Googles reCAPTCHA og man kan lese mer om dette her: https://www.google.com/recaptcha/about/.