Her finner du informasjon om Ordre i RecMan, både hvordan det fungerer og hvordan du oppretter nye direkte fra prosjektkortet.
Hva er en ordre?
I RecMan har man mulighet til å opprette ordre på prosjektene. En ordre kan enklest beskrives som en kladd på faktura. Fordelen og hovedmisjonen til en ordre er at du kan legge inn en bestilling / varelinje, f.eks. Oppstartsforskudd rekrutteringsjobb, med en gang du har dette klart slik at du ikke glemmer det, uten å trenge tilgang til å fakturere. Dette gjør at de som sitter med økonomi kan se over alle ordrer lagt inn fra medarbeidere i systemet i ordreoversikten (se bilde nedenfor), slå de sammen om ønskelig, redigere og så fakturere.
Måten du gjør dette på er at du genererer ordren, enten fra prosjektkort, eller direkte i Økonomi modulen (dersom du har tilgang). Ordremodulen lar deg da legge inn en ordre som senere skal faktureres til kunden, og du kan også legge inn en dato for når dette skal skje dersom det ikke skal gjøres ved første anledning.
De varelinjene du kan legge til på en ordre hentes i fra produktene man har lagt til i produktoversikten og er følgelig identisk. Dette sparer alle involverte for mye tid, og i tillegg minimeres det for feil og at man glemmer å legge til noe (du kan f.eks. legge inn ordren allerede i kundemøtet).
Opprette en ordre fra prosjekter
Alt av timer og ført arbeid trenger du ikke tenke på å legge inn manuelt, ettersom timer kan importeres til sine respektive ordrer helt automatisk. Dette er beskrevet under faktureringsdelen i manual for admin. For å opprette en ordre går du fram slik:
Opprette ordre
Gå til det prosjektet ordren skal føres på, enten rett i fra prosjektbasen, eller fra CRM (kundekortet).
Scroll ned til boksen Ordrer, og klikk knappen Ny ordre. Du får da opp denne boksen:
| Navn | Her gir man ordren et navn. |
| Dato | Hvilken dato man setter på ordren. |
| Vår fakturareferanse | Hvilken medarbeider i bedriften som er fakturareferanse. |
| Fakturareferanse kunde | Hvilken person hos kunden som står som fakturareferanse. |
| Tilbud / avtale | Her kan man knytte ordren mot et tilbud / avtale som man har opprettet. |
| Prosjektnr | Hvilket prosjekt ordren er knyttet mot. |
| Notat | Her kan du også gjøre et notat dersom det er nødvendig. Kunden ser IKKE dette notatet. Det vises kun internt. |
Legge til ordrelinje
I ordreoversikten på prosjektkortet vil du nå se denne ordren, og du har mulighet til å legge til ordrelinjer. Disse ordrelinjene er av alle praktiske hensyn å se på som varelinjer / fakturalinjer, da de vil komme helt likt på den endelige fakturaen, så lenge de som fakturerer ikke endrer på dette. Klikk på den grønne teksten Legg til ny ordrelinje. Da kommer denne boksen opp:
| Produktnr. | Her velger man produktnavn / nummer fra dropdown menyen (valgene her stammer som nevnt fra produktoversikten). |
| Beskrivelse | Det man skriver inn her er det som kommer som tekstbeskrivelse på fakturalinjen. |
| Antall | Hvor stort antall av produktet ordrelinjen gjelder for. |
| Pris | Prisen på produktet. |
| Mva | Hvilken mva-sats som gjelder for denne ordrelinjen. |
Merk
Husk å påse at MVA-satsen er korrekt!
Trykk så Lagre.
Ferdigstille ordre
Ordren er nå lagret og vil være tilgjengelig for fakturering. Du kan redigere eller slette ordren helt til den blir fakturert, og etter dette vil du finne den igjen under Økonomi på prosjektkortet. Alle endringer du gjør på ordren vil automatisk bli oppdatert i økonomidelen av systemet.
De som jobber i økonomi og fakturamodulen i RecMan vil nå umiddelbart finne igjen ordren i ordreoversikten. Her kan den økonomiansvarlige nå se på og evt. redigere ordrene, før de med ett klikk kan gjøre om hundrevis av ordrer til ferdige faktura og sende disse. Et godt verktøy i ordreoversikten er å bruke søkefunksjonaliteten (se bilde under). Her kan du bruke fritekstfeltet for å søke frem ordren, eller du kan trykke på forstørrelsesglasset for å få opp noen flere søkekriterier (ansvarlig medarbeider, fakturerbar (ja/nei), fakturadato, bedriftsattributt).
Les mer om faktureringsprosessen i denne artikkelen.
Tips
Har man mange ordre så kan man enkelt navigere seg gjennom ordreoversikten ved å trykke på pilene inne i selve ordren, eller bruke piltastene (opp/ned) på tastaturet.