Kalender modulen kobler RecMan enkelt sammen med kalenderen din, effektiviserer møteplanlegging og gir innsikt i kollegaers tidsplaner for invitasjoner til arrangementer.
Hvordan det fungerer
Å synkronisering av RecMan kalenderen din med Google eller Outlook gir distinkte fordeler, der eventuelle hendelser som legges til RecMan kalenderen din, gjenspeiles i din foretrukne kalender plattform og vice versa. Enten du organiserer, omorganiserer, oppdaterer eller sletter en hendelse i RecMan eller Google/Outlooks kalender, sikrer synkronisering synlighet på begge plattformene.
Aktivering av synkronisering lar deg også:
- Legg til Google Meet- eller Microsoft Teams-møtekoblinger til arrangementer opprettet i RecMan
- Overvåk deltakernes svar
- Hold deg oppdatert på endringer i arrangementer på alle plattformer, enten du er arrangør eller deltaker
Dette sikrer at RecMan fungerer som en omfattende alt-i-en kalenderløsning for deg.
En ting å huske på, denne synkroniseringen er eksklusiv for kalendere og omfatter ikke e-post og oppgaver. For e-postintegrasjon med Google Workspace/Gmail eller Outlook tilbyr vi vår dedikerte tjeneste. For mer informasjon, se denne artikkelen.
Oppsett av kalender integrering
Viktig
For den beste opplevelsen anbefaler vi på det sterkeste at du synkroniserer Google- eller Outlook-kalenderen din med RecMan før du administrerer arrangementene dine. Denne sømløse integrasjonen lar deg, som arrangør, og dine medarbeidere, som deltakere, få tilgang til og administrere arrangementer uten problemer, noe som sikrer at alle holder seg oppdatert uten problemer. Vær oppmerksom på at vi ikke kan garantere en full synkroniseringsopplevelse for arrangementer opprettet uten forutgående synkronisering.
Når du er logget på RecMan, gå gjennom følgende trinn:
- Klikk på Kalender i sidemenyen.
-
Klikk på tannhjulet/innstillinger ved siden av Mine kalendere som fører deg til kalender innstillingene.
-
Still inn riktig tidssone i Generelle innstillinger.
- Gå til Kalender synkronisering og logg på enten Google eller Microsoft konto.
Advarsel
Du kan synkronisere RecMan kontoen din med kun én foretrukket plattform samtidig.
For mer informasjon om hvordan man synkroniserer Google og Outlook, se den angitte fanen for din foretrukne kalender nedenfor.
Synkronisering mellom Google Calender og RecMan
-
Velg Google Kalender som ditt foretrukne alternativ ved å trykke Sign in with Google.
-
Etter å ha blitt omdirigert til Googles nettside, vil du kunne velge mellom kontoene du er pålogget eller har vært pålogget tidligere. Hvis du ikke har logget på denne nettleseren før, må du velge å logge inn til den foretrukne kontoen.
- Velg kontoen og gi tilgang til Google-kalenderen din.
Legg merke til
Du må tillate det før du går videre. Hvis du ikke kan tillate det, må du kontakte IT-avdelingen din for ytterligere hjelp.
-
Etter å ha akseptert alle vilkårene, vil trinn 1 av synkroniseringen anses som fullført, og du vil bli omdirigert til trinn 2. På dette tidspunktet må du velge hvilken Google-kalender du vil koble til den tilsvarende RecMan kalenderen for å kunne se, organisere og administrere arrangementer på tvers av begge plattformene.
Advarsel
Dette trinnet er obligatorisk, så vi anbefaler på det sterkeste at du ikke hopper over det. Hvis du ikke angir en forbindelse mellom Google- og RecMan-kalendere, vil synkronisering IKKE fungere.
-
Så snart du klikker på "Fullfør"-knappen vil synkronisering være i kraft og klar til bruk. Fra nå av vil alle nye begivenheter, og alle oppdateringer som gjøres til disse hendelsene, gjenspeiles i RecMan- og Google-kalenderene dine.
Merk
- Det kan ta opptil 30 minutter å synkronisere de første hendelsene.
- Synkronisering vil bare fungere for nye hendelser opprettet etter at du har aktivert den.
- Gamle hendelser opprettet i Google- eller RecMan-kalenderen din før du slo på synkronisering, vil IKKE bli synkronisert.
- Eventuelle oppdateringer gjort til gamle hendelser i Google- eller RecMan-kalenderene dine vil IKKE bli synkronisert når synkronisering er aktivert.
- Det kan hende at synkronisering ikke fungerer som den skal i tilfelle den tilkoblede Google-e-postadressen din er forskjellig fra RecMan-e-postadressen som brukes til synkronisering.
- Hvis du ble invitert til et møte som ble opprettet i RecMan-kalenderen av arrangøren, som også har tilkoblet synkronisering - vil arrangementet IKKE vises for deg verken i RecMan eller i Google-kalendere
- Hvis du ble invitert til et møte som ble opprettet i Google kalender - vil arrangementet vises for deg i både RecMan og Google kalendere
- Hvis du allerede har RecMan-kalenderen din synkronisert med Google-kalenderen der hendelser har blitt opprettet før, vil endringer som gjøres i disse hendelsene etter denne oppdateringen IKKE synkroniseres. Kun nye arrangementer vil være.
Synkronisering mellom Office365 og RecMan
Viktig
For å sikre at kalenderen til RecMan kan kommunisere med kalenderen din i Outlook, må de globale administratorene dine først godkjenne RecMans synkroniserings applikasjon. Dette gjøres av de globale administratorene ved å sette sin egen synkronisering mellom Outlook kalenderen og RecMan før alle andre i organisasjonen ved å bruke lenken som heter Connect as admin.
-
Velg Office 365 / Outlook som ditt foretrukne alternativ ved å trykke Logg på og velge riktig alternativ for deg.
- Hvis du allerede er logget på Microsoft 365-kontoen din, vil tilkoblingen gjøres automatisk. I tilfelle du har forskjellige kontoer, vil du kunne velge hvilken konto som skal tilknyttes.
-
Logg på med Outlook-brukernavn og passord.
- Etter pålogging vil trinn 1 av synkroniseringen anses som fullført og du vil bli omdirigert til trinn 2. På dette tidspunktet må du velge hvilken Microsoft-kalender du vil koble til den tilsvarende RecMan-kalenderen for å kunne se, organisere og administrere arrangementer på tvers av begge plattformene.
Viktig
Dette trinnet er obligatorisk, så vi anbefaler på det sterkeste at du ikke hopper over det. Hvis du ikke angir en forbindelse mellom Microsoft- og RecMan-kalendere, vil synkronisering IKKE fungere.
-
Så snart du klikker på "Fullfør"-knappen, vil synkronisering være i kraft og klar til bruk. Fra nå av vil alle nyopprettede hendelser og alle oppdateringer som er gjort til disse hendelsene gjenspeiles i RecMan- og Microsoft-kalenderene dine.
Merk
- Det kan ta opptil 15 minutter å synkronisere de første hendelsene.
- Synkronisering vil bare fungere for nye hendelser opprettet etter at du har aktivert den.
- Gamle hendelser opprettet i Outlook- eller RecMan-kalenderen din før du slo på synkronisering, vil IKKE bli synkronisert.
- Eventuelle oppdateringer gjort til gamle hendelser i Outlook- eller RecMan-kalenderene dine vil IKKE bli synkronisert når synkronisering er aktivert.
- Synkronisering vil kanskje ikke fungere ordentlig i tilfelle når den tilkoblede Outlook-e-postadressen er forskjellig fra RecMan-e-postadressen som brukes til synkronisering.
- Hvis du ble invitert til et møte som ble opprettet i RecMan-kalenderen av arrangøren som også har tilkoblet synkronisering - vil hendelsen IKKE vises for deg verken i RecMan eller i Outlook-kalendere
- Hvis du ble invitert til et møte som ble opprettet i Outlook-kalenderen - vil hendelsen vises for deg i både RecMan- og Outlook-kalendere
- Hvis du allerede har din RecMan-kalender synkronisert med Outlook-kalenderen der hendelser har blitt opprettet før, vil endringer som gjøres i disse hendelsene etter denne oppdateringen IKKE bli synkronisert. Kun nye arrangementer vil være.
Mine kalendere - Innstillinger og tilpasning
Klikk på Kalender i sidemenyen og deretter på tannhjulet/innstillinger, som fører deg til kalender innstillinger. Klikk på navnet ditt under Mine kalendere.
Deling av kalender og tilpasning
For å forbedre opplevelsen ytterligere bør du vurdere å dele kalenderen din med kollegene dine og få dem til å gjøre det samme for deg. Se skjermbildet nedenfor med de oppførte instruksjonene for mer informasjon.
- Dele kalendere med kolleger og angi tillatelser.
- Tilpass fargen for kalenderen din og kalenderne som har blitt delt med deg.
- Opprett og rediger møtetyper for å gjøre kalenderen din mer informativ.