E-post: Oppsett av personlig integrasjon

Slik setter du opp din epost i RecMan.

E-post i RecMan

Denne artikkelen vil gå gjennom hvordan du setter opp e-posten din i RecMan, hvordan vår fulle e-post integrasjon er satt opp og hvordan den fungerer. Videre vil artikkelen gå gjennom e-post innstillingene og hvordan du tilpasser innboksen din, vedlegg begrensninger, feilsøking og generell informasjon om hvordan spamfiltre fungerer.

Setter opp e-posten din

I denne delen går vi gjennom hvordan du setter opp e-posten din med RecMan kontoen din og hvordan du setter opp sendinger for ditt domene i e-postinnstillingene.

For det første er alle RecMan systemer i stand til å sende ut e-poster, og som standard vil disse e-postene bli sendt gjennom RecMans egen e-postserver hvis ingen oppsett er utført. Hvis du bruker en e-postadresse som "navn@bedrift.no", kan dette være en e-post som RecMan ikke er autorisert til å sende på vegne av, og kan føre til at e-postene dine blir flagget som spam av mottakerne. Som sådan har vi noen trinn for å sikre at e-postene dine blir sendt og levert pålitelig:

1. Min profil – koble til Microsoft- og/eller Google e-postkontoene dine
2. Full e-post integrasjon - synkroniser din Outlook/Gmail med RecMan
3. E-postinnstillinger og begrensninger - Innstillinger, vedlegg, feilsøking og spam

For bruker vil det å koble en e-postkonto til RecMan profilen din tillates utgående e-poster å sende gjennom deres respektive APIer.

Når det gjelder systemgenererte e-poster og brukere som ikke kan sette opp API-interaksjonene, foreslår vi også at du konfigurerer SPF og verifiserer domenet ditt i RecMan for å konfigurere RecMan som en tillatt avsender for domenet ditt. For å gjøre det, se denne artikkelen: E-post innstillinger.

1. Min profile - kun for utgående e-poster kun

Ved å legge til en e-postkonto til din RecMan bruker i Min profil, kan du sende e-post fra systemet ved hjelp av Google eller Microsoft. Når det er konfigurert, vil dette vises i Sendte e-poster, der de utgående e-postene vil vise Gmail API eller Microsoft API.

Følg disse trinnene for å sette opp e-postkontoen din:

1. Klikk på profilbildet øverst til høyre, og klikk deretter på "Profil".
2. Gå til “legg til konto” og klikk på "Sign in with ...".
3. Logg på kontoen din, så skal den være konfigurert og synlig ovenfor!

Hvis tilkoblingen er vellykket, bør du se e-postadressen din oppført under "E-postkontoer" med et Google- eller Microsoft-ikon foran adressen (vist på bildet ovenfor med 3 separate e-postkontoer).

Retningslinjene for Microsoft og Google kan endres, og vi foreslår at du kontakter dem hvis du har spørsmål om sendings begrensninger.

For mer informasjon om disse to påloggingsprosessene, se:

Tillatelse fra administrator?

Hvis dette er første gang du setter opp, kan det hende du får en melding om at du trenger tillatelse fra administratoren din. Dette er fordi RecMan må hvitelistes som en tredjepartsapplikasjon i e-post domenet ditt, for eksempel Microsoft 365 Admin Center eller Google Workspace Admin.

2. Full e-post integrasjon

Full e-post integrasjon i RecMan er en betalt tjeneste som lar deg synkronisere Outlook/Gmail-kontoen din med RecMan for å sende og motta e-post på ett sted. Med e-post integrasjonen kan du lagre innkommende e-poster til eksisterende kontakter og kandidater i din CRM- og kandidatdatabase. Nå kan dine medarbeidere gå til kunde- eller kandidatprofilen, og  klikke "dialog" og se siste nytt og holde deg oppdatert.

For å sette opp e-post integrasjonen må du først aktivere den fra medarbeider innstillingene eller få en RecMan administrator til å aktivere den for deg. Deretter skal et nytt ikon være tilgjengelig i øverste høyre hjørne:

Her vil du bli bedt om å logge på med Google eller Microsoft igjen i en lignende prosess som beskrevet i Min profil. Logg på, og e-postkontoen din skal begynne å synkroniseres med innboksen din.

Oppsett av E-post integrasjon

For å sette opp e-post integrasjon, først klikk på “E-post”, så under “Velg e-postleverandør" så klikk på enten Google eller Microsoft ut ifra hvilken av disse du bruker.

Når du kobler til kontoen din, vil du bli bedt om å godkjenne RecMan som et program for å lese, sende og slette e-poster. Dette må du akseptere før du går videre. Hvis du ikke godta - må du kontakte din IT-avdeling for ytterligere assistanse.

For å logge på med Google eller Microsoft, velg kontoen du vil koble til og tillat de nødvendige tillatelsene:

Eksempel av en Gmail tilkobling

Få minutter etter du har gitt de nødvendige tillatelsene og om tilkoblingen er vellykket, vil e-postene begynne å synkronisere, og det kan ta litt tid før alt er gjort tilgjengelig. Når integrasjonen er ferdig synkronisert, vil du se innboksen din i RecMan.

Nedenfor er de ulike områdene beskrevet.

1. Navigasjon oversikt:

I denne delen finner du flere knapper som betjener forskjellige funksjoner:

• Refresh: Hent nye e-poster for gjeldende innboks
• Innstillinger: Fjern eksisterende integrasjon
• +Ny: Lag en ny e-post

2. Mappeliste:

Klikk for å utvide og vise mappene i e-posten din, og speile oppsettet i Gmail eller Outlook.

3. E-post oversikt:

I hver mappe vil du se detaljert informasjon om e-poster, inkludert:

• Binders merke: en indikasjon på at e-posten har et vedlegg
• Emne, sender og mottatt dato

4. Topplinje verktøy (etter valg av e-post):

Når du har valgt en e-post, har den øverste verktøylinjen fem symboler, oppført fra venstre til høyre.

• Arkiver: Rydd opp i innboksen uten å slette e-postene dine, ved å arkivere dem. Arkiverte e-poster flyttes til en etikett kalt “Alle e-poster”. Når meldinger arkiveres: Meldingen kommer tilbake til innboksen når noen svarer på den.
• Slett: Fjern e-posten permanent (Merk: Gjenspeiles i Gmail eller Office 365)
• Lagre: Lagre E-posten til en eksisterende kandidat eller kontaktperson i ditt RecMan system. Etterpå finner du e-post korrespondansen under “dialog”
• Opprett oppgave: Lag en oppgave i RecMan for å følge opp e-posten.
• Svar: Svar på gjeldende e-post
• Svar til alle: Send e-posten alle mottakere og kopier på e-posten.
• Videresend: Send e-posten til en ny mottaker.
• Ulest: Merk e-posten som ulest.

5. E-post forhåndsvisning:

Se innholdet i den valgte e-posten. Her kan du opprette nye kontakter eller kandidater ved å klikke på ikonet ved siden av avsenderens navn. Med CV-parsing aktivert kan du også opprette ny kondidate profile fra vedlagt CV i e-post modulen

Bruk av e-post i RecMan

Sendinger av e-post i RecMan kan gjøres fra flere steder. For å nevne noen, kan dette gjøres fra CRM, kandidat databasen, prosjekt kortet og fakturaoversikten. Ved å merke en kandidat eller klikke på vedkommendes e-postadresse i kandidat kortet, åpner du et nytt vindu for å sende en Ny melding:

I dette vinduet er det mulig å legge til mottakere for å kopi eller blindkopi, legge til vedlegg eller velge en meldingsmal for å øke hastigheten på arbeidsflyten. Filarkivet lar en effektivt gå gjennom RecMan Drive for å hente ofte brukte dokumenter eller andre vedlegg. Ved å bruke Utsett alternativet, utsetter du e-post til en bestemt dag og tid.

3. E-post innstillinger og begrensninger

Innstillinger

I innstillingene til e-post modulen kan du gjøre noen personlige tilpasninger ved å klikke på Innstillinger-knapper.

Herfra kan du

1. Opprette en eller flere signaturer som kan brukes når du sender e-post fra modulen.
2. Endre visningen
3. Tilpass mappene dine ved å endre navn og ikoner på mapper og til og med velge om de skal være synlige. Du har også muligheten til å endre rekkefølgen mappene vises i.

E-post begrensninger

Når du arbeider med filstørrelser i e-postvedlegg, er det avgjørende å være klar over den øvre grensen for å unngå feil ved sending av e-post eller feilmelding. I tilfeller der API-en avviser en e-post, tas en alternativ rute, og e-posten omdirigeres gjennom RecMan e-postserveren.

• For e-postoppsett i Min profil er den øvre grensen for å sende vedlegg 3 MB
• Med e-post integrasjonen er den øvre grensen vanligvis satt til 25 MB, selv om denne grensen kan variere avhengig av din spesifikke e-postleverandør.

Hvis grensen for filvedlegg overskrides, er et eksempel gitt nedenfor. Feilmeldingen vises ved siden av vedlegg symbolet i Sendte e-poster, og signaliserer at e-posten, som nå overskrider grensen, har blitt omdirigert gjennom mail.recman.io-serveren i stedet for Microsoft API.

E-post feilmelding

Gitt at en betydelig mengde kommunikasjon med kunder, kandidater og ansatte skjer via e-post, er det viktig å sikre pålitelig e-postlevering. Vi adresserer potensielle utfordringer du kan møte, og understreker at uten spesifikke handlinger kan vi ikke garantere sømløs e-postlevering.

For å proaktivt unngå at e-poster blir flagget av mottakernes spamfiltre, bør du vurdere følgende tiltak:

• Individuell e-postoppsett: Konfigurer individuelle e-postinnstillinger for hver ansatt, enten i Min profil eller gjennom e-post integrasjonen.
• SPF Record Configuration: Sett opp RecMan som en tillatt avsender ved å legge til RecMan til domenets SPF Record. Dette kan settes opp i e-postinnstillingene.
• Bekreft domenet ditt: Konfigurer og bekreft domenet ditt i RecMan for å tillate sending fra Amazons Simple Email Service (SES) for forbedret leveringsevne og inkludere DKIM-signaturer i utgående e-poster. Sett dette opp i e-postinnstillingene.

Avviklet alternativer:

• Konfigurasjon av SMTP-server oppsett: Utforsk hvordan du konfigurerer en generell SMTP-server for bedriften din, beskrevet i denne artikkelen.
• Utgående e-postsikkerhet med DKIM: Styrker sikkerheten til utgående e-post ved å implementere et ekstra lag gjennom DKIM.

Spam filter

Hvis du har fulgt trinnene ovenfor og e-posten(e) fortsetter å havne i spam, er det viktig å forstå hvordan spamfilteret fungerer. Spamfiltre bruker mange kriterier for å bedømme innkommende e-poster. Summen av disse kriteriene avgjør om det anses som spam eller ikke. Det er derfor viktig å forstå noen av disse kriteriene for å unngå at e-poster ender opp som spam.

Vi forklarer noen av kriteriene her:

• Fagfelt – Et effektivt og forklarende fagfelt er viktig. Unngå irrelevante, uklare og useriøse emnefelt (f.eks. med mange store bokstaver osv.). Disse har en tendens til å utløse spamfiltre i større grad.
• E-post metadata – Spamfilteret vil vite om du kjenner mottakeren eller ikke. Det er større sjanse for at de "flagger" e-posten hvis den er adressert til en e-postkonto enn f.eks. ved navn. Den vil også sjekke om du er på mottakerens kontaktliste. En mulighet er derfor å be mottakeren om å legge deg til på listen sin.
• IP-adresse - Hvis noen fra samme IP-adresse har sendt spam tidligere. Hvis en person bestemmer seg for å sende spam fra RecMans e-postservere, vil dette påvirke leveringsevnen på et senere tidspunkt.
• Innhold og format – Innholdet i e-posten skal være ryddig. Mye informasjon om selskapet kan f.eks. trigge spamfilteret til å tro at det er reklame. Unngå å bruke mange farger, hele ord med STORE BOKSTAVER og mange utropstegn !! Spamfilteret vil også sjekke om det finnes en "ren tekst"-versjon av e-posten/presentasjonen/kampanjen.
• Kode - Slurv kodebruk, mange tagger og f.eks. kode inkludert fra Microsoft Word kan utløse spamfilteret.

Spam er et problem som er viktig å tenke på når du sender ut e-post til mottakere, spesielt hvis du skal sende ut e-post til mange mottakere. Det er derfor viktig å forstå prinsippene for hvordan spamfilteret fungerer. Hvis du tenker på dette, vil du redusere sjansen for at akkurat din e-post ender opp som spam.