Felsökning av e-post

I den här artikeln kan du läsa om varför en del e-postmeddelanden ibland inte tas emot av mottagaren, och hud du förebygger det.

När du använder RecMan är det logiskt att skicka e-postmeddelanden till kunder, kandidater, kollegor, etc. via e-postklienten i RecMan. När du använder den så är det viktigt att säkerställa att meddelandena kommer fram dit de ska och när de ska det. Beroende på din befintliga e-postkonfiguration så finns det flera lösningar för att göra detta. I RecMan har du tre huvudsakliga lösningar för att se till att e-post kommer till dit som det är tänk (ordnade utifrån effektivitet):

1. SPF-record – Det bästa sättet att se till att e-postmeddelandena kommer fram är genom att lägga till er server adderas till företagets SPF-record. Genom att implementera den här lösningen minskar du risken för att e-post inte kommer fram, avsevärt.
2. E-post integration – Ställa in en e-postintegration för varje medarbetare. Se Konfigurering av e-postintegration för mer information och praktisk användning av integrationen i e-postintegration och användning av e-postmodulen.
3. SMTP – Ställa in en allmän SMTP-server för ditt RecMan-system. Se SMTP för mer information om installation i RecMan, vad du ska kommunicera till din e-postleverantör och testning.
4. DKIM – Lägga till en annan säkerhetsnivå till e-post som skickas från ditt system med DKIM. Se DKIM för mer information om installation, validering och testning.

Skräppostfilter

Om de ovanstående stegen har implementerats och e-postmeddelandena fortfarande inte levereras eller dyker upp i skräppostfoldrarna, så är det viktigt att förstå hur ett skräppostfilter fungerar. Ett skräppostfilter har många kriterier för att avgöra om ett meddelande ska tillåtas ta sig fram till inkorgen eller ej. Det är summan av alla filter som avgör vilka meddelanden som ska blockeras helt, vilka som ska hamna i skräppostfoldrar och vilka som faktiskt ska få hamna i inkorgen.

En del av kriterierna beskrivs här:

1. Ämnesraden – En kort, beskrivande rubrik är viktigt. Undvik irrelevant, otydliga eller oprofessionella rubriker, som stora bokstäver, siffror och överdriven användning av symboler. Detta eftersom det är sådant som kan trigga ett skräppostfilter.
2. Meddelandets metadata – Skräppostfiltret tar reda på om du känner mottagaren eller inte genom informationen in metadatat. Detta är också där SPF-informationen finns. En kontroll görs också för att se om din e-postadress finns i mottagarens kontaktlista. Skulle inte dina meddelanden komma fram bör det kunna ge effekt om du ber mottagaren lägga till dig i sin kontaktlista.
3. IP-adress – Om IP-adressen som du skickar från har flaggats som skräppost tidigare så kan det hända att e-post som du skickar inte kommer fram. Om en RecMan-användare skickar ut massmeddelanden, till exempel, så kan många mottagare flagga RecMan:s servrar som skräppostservrar.
   

   Varning

   När du skickar e-postmeddelanden till många kandidater eller företagskontakter, så se till att du aldrig skickar till mer än 50 mottagare samtidigt. Annars kan det skapa problem både för dig och för andra RecMan-användare.

4. Innehåll och format – E-postmeddelandets innehåll bör hållas städat. För mycket överflödig information eller bilder kan trigga skräppostfilter. Undvik färger, ord med stora bokstäver och ett aggressivt användande av utropstecken, till exempel.
5. Kod – Alla e-postmeddelanden innehåller kod, och e-postmeddelanden som skickas från RecMan innehåller i många fall HTML-kod. Slarvig kod, taggar lite här och var eller formatering från exempelvis MS Word kan också göra att skräppostfiltret reagerar.

Håll de här punkterna i huvudet när du skickar mail från RecMan. Vare sig RecMan eller du själv kan förändra vad skräppostfilter letar efter, så det är smart att tänka sig för lite extra innan man skickar.