I den här artikeln kan du läsa om ”Ordern” i RecMan – både det grundläggande och om hur du skapar nya ordrar från projektkortet.
Vad är en order?
I RecMan har du möjligheten att skapa en order för projekten. En order skulle kunna liknas vid ett utkast till en faktura. Fördelen med en order, och det huvudsakliga syftet, är att du kan lägga till orderrader eller -element tidigt i processen och fortsätta att lägga till längs vägen. Slutligen kommer du då att ha en faktura med komplett innehåll. Detta kan också utföras av medarbetare som inte har tillgång till faktureringsfunktionen i sig, vilket gör faktureringsprocessen mycket enklare.
Skapa en order från projektkortet
Den här beskrivningen syftar till att hjälpa dig att skapa en order som kan ligga till grund för fakturering av poster, som t.ex. resekostnader eller kostnader kopplade till ett möte. (Om du vill skapa en order för att fakturera loggad arbetstid så är det inte denna rutin som du ska följa.)
Skapa en order
Gå till det projekt som du vill skapa en order för, antingen via projektdatabasen eller från kundkortet i ditt CRM.
Nederst till höger på projektkortet hittar du rutan som benämns Ordrar och däri knappen Ny order. När du trycker på den kommer du att se följande ruta:
Namn | Det är en bra idé att ge ordern ett unikt namn för att kunna särskilja ordrarna i ett senare skede. |
Beställningsdatum | Det datum som du vill att ordern ska märkas med. |
Fakturadatum | Fakturadatum som följer med når du skapar faktura. |
Fakturerbar | Här kan du välja om ordern skall vara fakturerbar eller inte. |
Vår fakturareferens | Den kollega som ska hänvisas till på ordern. |
Fakturareferens kund | Den kundkontaktperson som ska hänvisas till på ordern. |
Offerter | Du kan knyta ordern till en befintlig offert eller ett avtal, för att kunna hitta det senare. |
Projektnummer | Det projekt som ordern ska knytas till, förslagsvis projektet som representeras av det aktuella projektkortet. |
Fakturanoteringar | Noteringar som kommer på fakturan. |
Notering | Här kan du göra en anteckning på ordern. Notera att detta INTE kommer att vara synligt för kunden. Noteringen visas endast internt. |
Lägga till ny orderrad
I orderöversikten på projektkortet kommer du nu att se ordern, och du har då möjlighet att lägga till orderrader. I grund och botten är det dessa som blir produktraderna på fakturan. Klicka på den gröna etiketten +Lägg till ny orderrad. Detta får följande ruta att visas:
Välj den produkt som raden ska associeras med.
Produktnr. | Välj den produkt som ordern ska associeras med från rullgardinsmenyn. |
Beskrivning | Beskriv orderraden, detta kommer att vara benämningen av raden på fakturan. |
Antal | Antal enheter av produkten, inkluderas på orderraden. |
Pris | Priset på produkten (per enhet). |
Moms | Moms, procentsatsen. |
När du är klar så tryck Spara. Du är fri att ändra all information så länge som du inte har skapat någon faktura.
Färdigställa ordern
Ordern är nu sparad och är tillgänglig för fakturering. Du kan redigera och radera ordern fram till dess att den är fakturerad. Efter det hittar du den i Ekonomi-modulen och på projektkortet. Alla förändringar som du gör på ordern kommer automatiskt reflekteras i ekonomidelen av systemet.
I Ekonomi-modulen kommer ordern att vara redo för fakturering så snart den är sparad. Alla ekonomiansvariga kommer då också att ha möjlighet att göra de slutgiltiga justeringarna. När man känner sig redo kan man välja alla ordrar och – genom ett enda klick – skapa hundratals fakturor.