Den här artikeln kommer att gå igenom de olika typerna av mallar i RecMan samt var dessa kan användas.
- Mallar: Används vanligtvis i avtal (orderbekräftelser, erbjudanden etc.), kandidatpresentationer och allmänna dokument. Du hittar dessa i Inställningar → Mallar → och under Mallar.
- Meddelandemallar: Kan användas för e-post. Om du till exempel skickar ett erbjudande till en kund med hjälp av en erbjudandemall, kanske du vill ha en kort text som beskriver hur de ska signera elektroniskt eller bara ha en mall för din signatur. I det här fallet skulle du vilja använda en meddelandemall. Det här är de mallar som används mest allmänt. Du hittar dessa i Inställningar → Mallar → och under Meddelandemallar. Du kan också ställa in meddelandemallar som är specifika för din användare. Du kan hitta/skapa dessa genom att klicka på din profilbild i det övre högra hörnet, klicka på Profil och sedan under Meddelandemallar.
- SMS-mallar: Dessa är gjorda för att möjliggöra snabba textmeddelanden från systemet med en fördefinierad text. Till exempel en påminnelsetext för att registrera timmar. Du hittar dessa i Inställningar → Mallar → och under SMS-mall.
Mallar och meddelandemallar kan använda mScript, merge-taggsystemet i RecMan, för att automatiskt hämta information från systemet och mata in den i ett avtal eller e-postmeddelande. Genom att lägga till dessa i dina mallar kan du börja automatisera ditt arbetsflöde, eftersom en enda mall kan användas för att skicka till tusentals mottagare och lämna informationsinsamlingen till systemet självt. Du kan läsa mer om mScript här.
Varje användare har tillgång till mallar när de har skapats, medan meddelandemallar kan begränsas till vissa utvalda medarbetare om så önskas. I ett företag med olika roller och uppgifter är det bra att ha en liten bank med meddelandemallar som passar varje medarbetares behov.