Arbetsmoduler i medarbetarportalen

Den här artikeln beskriver alla arbetsrelaterade moduler i medarbetarportalen.

Registrera arbete

Vi går nu igenom processen för att registrera arbete. Klicka på Registrera arbete för att öppna skärmen för arbetsregistrering.

När du har klickat visas en skärm där du kan registrera ditt arbete. I de flesta fall visar skärmen dagarna i den aktuella veckan, med möjlighet att registrera timmar för olika tider under dessa dagar. Observera att skärmen kan se annorlunda ut beroende på arbetsgivarens inställningar och policyer.

Du kan välja en eller flera dagar innan du registrerar. Observera att knappen Registrera endast visas när giltigt arbete är klart att registreras. Arbetet registreras och kan godkännas av din arbetsgivare eller en extern godkännare. När arbetet har registrerats visas det nedanför för snabb överblick.

Om vissa arbeten inte är tillgängliga för registrering under en vald period visas de ändå, men är inaktiverade. På så sätt kan användarna tydligt se vilka alternativ som är giltiga. Registrerade poster för den aktuella dagen visas också, vilket hjälper användarna att undvika dubbla registreringar.

Arbete kan registreras för alla tillgängliga dagar, och det aktuella datumet markeras för att synas tydligt. Varje post kan granskas i en sidopanel, redigeras direkt eller raderas vid behov. En statusindikator gör det enkelt att följa statusen för det registrerade arbetet.

Du kan också ändra vilken vecka du vill registrera arbete för genom att klicka på knapparna för vecka och år i det övre högra hörnet. Observera att möjligheten att registrera arbete för vissa dagar, till exempel framtida dagar, kan vara stängd beroende på de policyer som fastställts av din arbetsgivare. Då måste du vänta till nästa dag.

Om din chef lämnar en kommentar kan du svara på den i avsnittet Kommentarer längst ned i sidopanelen Detaljer till höger.

Om du ska registrera ackordsarbete, tillägg/avdrag, frånvaro eller av någon anledning två eller fler uppsättningar timmar under en viss dag klickar du på flikarna Enheter, Tillägg eller Timmar. På fliken Tillägg är datumet förvalt. Här kan du ladda upp bilagor eller lägga till fler rader genom att hålla muspekaren över datumet.

Registrering av raster

När du öppnar arbetskalendern kan du välja ditt arbete och växla till vyn för rastperioder för att registrera rasttid som hör till dina schemalagda skift. Systemet visar automatiskt tillgängliga rastperioder baserat på konfigurationen för arbetsschemat.

Timmar

I vissa fall behöver du registrera arbete vid olika tidpunkter under samma dag. Genom att klicka på knappen Timmar läggs ytterligare en rad till för registrering av arbete under samma dag. Detta kan också användas tillsammans med frånvaro, om du till exempel arbetade i två timmar, var hos läkaren i två timmar och sedan arbetade ytterligare fyra timmar.

Timregistrering med underprojekt

När du ska registrera vanligt arbete, men arbetet ska delas upp under dagen, kan din arbetsgivare använda underprojekt. Du kan ange detta när du registrerar dina timmar för arbetsgivaren, så att de kan se var och vid vilka tider du arbetade. Detta används vanligtvis inom byggbranschen.

Manuellt

I sällsynta fall finns en funktion för att registrera arbete manuellt. Det innebär att du anger löneartikel, arbetstyp (lön, tillägg, övertid), tid och datum då du arbetade.

Enheter (ackordsarbete)

Om funktionen för registrering av enheter (ackord) är tillgänglig, innebär det att du registrerar din tid i kvantitet eller timmar istället för i klockslag.

Ackordsarbete med periodregistrering liknar vanlig registrering av ackordsarbete, men med vissa skillnader. Du registrerar ditt arbete för hela månaden, och när det har skickats till arbetsgivaren kan det inte längre ändras. Dessutom måste du registrera arbete för föregående period innan du registrerar arbete för den aktuella månaden.

Du hittar specifika arbeten snabbt genom att skriva in artiklar. Alla arbetsrelaterade artiklar visas i en enda rullgardinsmeny under artikelkolumnen. Grupperade artiklar markeras, men alla artiklar kan väljas med ett klick. Systemet hanterar gruppanslutningar automatiskt.

Tid

Fliken Tid erbjuder ett alternativt sätt att registrera ackordsarbete som är optimerat för medarbetare som behöver registrera flera poster effektivt. Den förenklade tabellayouten organiserar artiklar efter arbete i en veckovy med en tidslinje, där varje cell representerar en enskild dag. Det gör det enkelt att registrera ackordsarbete vecka för vecka eller artikel för artikel i stället för post för post.

Datainmatningen är snabb och enkel – ange bara värden i cellerna och få omedelbar visuell bekräftelse med en grön indikator när data har sparats. Du kan även lägga till eller ta bort rader efter behov för varje typ av ackordsarbete. Gränssnittet innehåller användbara verktygstips som visar dagliga sammanfattningar med information om vilka löne- och ackordsartiklar som registrerats för varje arbete, totalsummor längst ned på sidan, särskild markering i gränssnittet för frånvaro och helgdagar samt möjlighet att granska, redigera eller radera registrerade poster via en praktisk sidopanel (behörighetsstyrt).

Förenklad enhetsinloggning konfigureras på arbetsnivå under behörigheter när Registrera ackordsarbete väljs, med fyra alternativ: 

• Ja (standard), där både flikarna Enheter och Tid är tillgängliga
• Flexibel, endast fliken Enheter
• Enkel, endast fliken Tid (förenklat gränssnitt)
• Nej, för att inaktivera enhetsregistrering

Den här funktionen är idealisk för medarbetare som regelbundet registrerar flera ackordsposter och behöver ett smidigare alternativ till den traditionella timregistreringsmetoden.

Tillägg, avdrag och bilagor

Tillägg och avdrag är registreringar som du kan göra för att justera din lön. Om du till exempel ska få ersättning för parkering, körning till arbetet, användning av dina verktyg eller liknande kan detta registreras som tillägg. Du kan ladda upp bilagor på den här fliken, och om du använder en telefon kan du ladda upp en bild direkt från mobilkameran. Lunch som inte ingår och hyra är exempel på avdrag. Du får tillägg utöver din ordinarie lön, medan avdrag dras från din lön.

Dashboard

Fliken Dashboard visar ett visuellt gränssnitt med viktig information i ett lättläst format. Den visar lön, antal timmar, antal tilläggstimmar osv, beroende på inställningar som din arbetsgivare ställt in för dig.

Frånvaro

Frånvaro registreras på dagar du inte har arbetat, till exempel när du är sjuk.

I modulen Frånvaro visas en översiktssida. Om ingen frånvaro har registrerats visas endast knappen “Skapa”. När det finns frånvaro registrerad visar sidan all frånvaro för året, uppdelad i flikarna Alla, Till godkänna och Godkänt. En dashboard till höger sammanfattar arbetade dagar och frånvaro. En värmekarta längst ner markerar frånvarodagar under hela året. Alla poster kan öppnas för detaljer, redigeras eller tas bort direkt från den här vyn.

Du registrerar frånvaro genom att klicka på “Skapa” och väljer datum om det är för en dag. Du kan utöka detta till ett datumintervall genom att klicka på “Mer än en dag?”. Välj sedan ett jobb, ställ in tiden, välj en artikel, lägg till en beskrivning och ladda upp filer vid behov.

När du väljer längre perioder kan helger inkluderas eller exkluderas som du vill (exkluderas som standard).

Registrerat arbete

I Registrerat arbete får du en översikt över alla dina registrerade poster. Du kan välja att anpassa vyn med hjälp av filter, dölja kolumner samt exportera det registrerade arbetet till Excel.

Sammanfattningsvyn visar alla artiklar som registrerats under en vald månad, inklusive antal för varje post. Den är utformad för att ge dig omedelbar insyn i och tydlighet kring dina arbetsaktiviteter, vilket gör det enklare att granska och följa vad som har registrerats över tid.

Förfrågningar

Modulen Förfrågningar i medarbetarportalen gör det möjligt för medarbetare att ta emot och svara på bokningsförfrågningar.

När en bokning skapas i RecMan eller företagsportalen och du har lagts till får du en förfrågan i modulen Förfrågningar. Du kan visa projektdetaljer, kontrollera tillgänglighet och välja om du vill acceptera eller avvisa förfrågan. Om den accepteras omvandlas förfrågan automatiskt till ett skift.

Kalender

Arbetskalendermodulen har en månadsvy och innehåller flexibla visningsalternativ. Beroende på dina inställningar kan du visa kalendern med eller utan helger. Genom att klicka på knappen för den aktuella månaden kan du enkelt navigera med hjälp av två rullgardinsmenyer med månader och år.

Kalendern visar olika händelser, bland annat tillgänglighets- och otillgänglighetshändelser, semestrar, registrerade arbetsposter, skift och helgdagar. Beroende på behörigheter kan du skapa, redigera och radera skift direkt från kalendergränssnittet. Processen för att registrera semester fungerar på liknande sätt som att lägga till tillgänglighetsskift – du kan ange start- och slutdatum för din semesterförfrågan direkt i arbetskalendern. En vy för visning utan redigering visar detaljerad information om händelser för användare utan redigeringsbehörighet.

Du kan visa detaljerad information om händelser för tillgänglighet, otillgänglighet och skift. När du skapar nya händelser kan du schemalägga händelser för en eller flera dagar, med möjlighet att ange dem som heldagshändelser eller ange exakta start- och sluttider. Kalendern stöder fullständig hantering av händelsernas livscykel, vilket gör det möjligt för behöriga användare att visa, redigera och radera händelser efter behov.

Händelser över flera dagar som skapas samtidigt grupperas visuellt i händelsetrådar. När du redigerar eller raderar en händelse i en tråd kan du välja att tillämpa ändringarna på alla händelser i tråden eller endast på valda dagar, utan att behöva uppdatera eller ta bort händelser en och en.

Lön

Avsnittet Lön ger en översikt över löner och lönebesked under året. Löneuppgifter visas i en årsvy, där endast de månader då lön har genererats visas. Huvudtabellen innehåller en månadssammanfattning med totalt antal timmar, övertid, låsta löneartiklar och totala lönebelopp. Alla totalsummor visas med de valutor som har konfigurerats och låsts i din profil. Varje månad kan öppnas i en detaljerad sidopanel, där du kan se en uppdelning efter artikeltyp med detaljerade totalsummor och delbelopp för full transparens. För dokumentation och delning kan löneinformationen exporteras till PDF eller Excel, antingen för specifika månader eller för alla tillgängliga månader samtidigt.

Lönebesked

Modulen Lönebesked ger dig en enkel översikt över dina tillgängliga lönebesked. Lönebeskeden organiseras efter månad och transaktionsdatum, vilket gör det enkelt att hitta dokumentet du behöver och ladda ned det som PDF. 

RecMan-teamet kan aktivera den här modulen för företag som använder Tripletex (eller liknande verktyg) för lönehantering.