Moduler i Anställdportalen

Den här artikeln beskriver alla arbetsrelaterade moduler i anställdportalen.

Registrera arbete

Klicka på Registrera arbete för att öppna vyn för registrering av arbete.

Nu visas en vy där du kan registrera arbetade tider. Dagarna i den aktuella veckan visas, med möjlighet att registrera timmar under dessa dagar. Observera att skärmen kan se annorlunda ut beroende på din arbetsgivarens preferenser och policys.

Markera en eller flera dagar för att registrera. Observera att knappen Registrera endast visas när giltigt arbete är klart att registreras. När arbetet har registrerats visas det nedanför för snabb överblick. När arbetet är registrerat kan det godkännas av din arbetsgivare eller en extern godkännare där du jobbar.

Om vissa jobb inte är tillgängliga för registrering under en vald period visas de ändå, men är inaktiverade. Detta för att göra det tydligt vilka jobb som är aktuella.

Arbete kan registreras för alla dagar alternativt dagar då du har arbetspass och det aktuella datumet markeras för att synas tydligt. Registrerat arbete blir synligt längre ner på sidan under rubriken Registrerat arbete och genom att klicka går det att se detaljerat och radera om registreringen behöver redigeras. En statusindikator visar status för det registrerade arbetet.

Du kan också ändra vilken vecka du vill registrera arbete för genom att klicka på knapparna för vecka och år i det övre högra hörnet. Observera att möjligheten att registrera arbete för vissa dagar, till exempel framtida dagar, kan vara stängd beroende på policys och preferenser satta av din arbetsgivare. 

Om du ska registrera ackordsarbete, tillägg/avdrag eller fler uppsättningar timmar en viss dag klickar du på flikarna Enheter, Tillägg eller Timmar. 

Vid registrering av Tillägg kan du ladda upp bilagor genom att klicka på gem tecknet som visas genom att hålla muspekaren över datumet. 
Vid behov av registrering av fler rader klickar du på + tecknet som visas genom att hålla muspekaren över datumet.
Ett beskrivningsfält finns för varje registrering för att du ska kunna skriva en notering om det behövs.

Timmar

Det är i fliken Timmar du vanligtvis registrerar dina arbetade tider. Om dina tider inte ligger förifyllda fyller du själv i klockslag för när du har arbetat. 
Vid behov av registrering av fler rader klickar du på + tecknet som visas genom att hålla muspekaren över datumet.

Timregistrering med underprojekt

När du ska registrera arbete, men arbetet ska delas upp under dagen, kan din arbetsgivare använda underprojekt. Om det är aktiverat för dig dyker ett fält upp för val av underprojekt när du registrerar dina timmar. Detta används vanligtvis inom byggbranschen.

Manuellt

I fliken Manuellt kan arbete registreras manuellt. Det innebär att du själv väljer om du ska registrera timmar (Ordinary hours) eller Övertid (Overtime) och manuellt väljer den artikel som arbetet ska registreras på. Det här kan vara aktiverat för dig som till exempel själv registrerar Övertid i det fall det beordrats av dig på din arbetsplats.

Enheter (ackordsarbete)

Om funktionen för registrering av enheter (ackord) är tillgänglig, innebär det att du registrerar din tid i kvantitet eller timmar istället för i klockslag.

Ackordsarbete med periodregistrering liknar vanlig registrering av ackordsarbete, men med vissa skillnader. Du registrerar ditt arbete för hela månaden, och när det har skickats till arbetsgivaren kan det inte längre ändras. Dessutom måste du registrera arbete för föregående period innan du registrerar arbete för den aktuella månaden.

Du hittar specifika jobb eller artiklar snabbt genom att skriva i rutorna.  Alla tillgängliga jobb och artiklar visas i en rullgardinsmeny. Grupperade artiklar markeras, men alla artiklar kan väljas med ett klick.

Tid

Fliken Tid erbjuder ett alternativt sätt att registrera ackordsarbete som är optimerat för anställda som behöver registrera flera poster effektivt. Den förenklade tabellayouten organiserar artiklar efter arbete i en veckovy med en tidslinje, där varje ruta representerar en enskild dag. Det gör det enkelt att registrera ackordsarbete vecka för vecka eller artikel för artikel i stället för post för post.

Datainmatningen är snabb och enkel – ange bara värden i cellerna och få omedelbar visuell bekräftelse med en grön indikator när data har sparats. Du kan även lägga till eller ta bort rader efter behov för varje typ av ackordsarbete. Gränssnittet innehåller användbara verktygstips som visar dagliga sammanfattningar med information om vilka löne- och ackordsartiklar som registrerats för varje arbete, totalsummor längst ned på sidan, särskild markering i gränssnittet för frånvaro och helgdagar samt möjlighet att granska, redigera eller radera registrerade poster via en praktisk sidopanel (behörighetsstyrt).

Förenklad enhetsinloggning konfigureras på på ett jobb under behörigheter när Registrera ackordlön väljs, med fyra alternativ: 

• Ja (standard), där både flikarna Enheter och Tid är tillgängliga
• Flexibel, endast fliken Enheter
• Enkel, endast fliken Tid (förenklat gränssnitt)
• Nej, för att inaktivera enhetsregistrering

Den här funktionen är bra för anställda som regelbundet registrerar flera ackordsposter och behöver ett smidigare alternativ till den traditionella timregistreringsmetoden.

Tillägg och bilagor

Om du till exempel ska få ersättning för parkering, körning till arbetet, användning av dina verktyg eller liknande kan detta registreras som tillägg. Du kan ladda upp bilagor på den här fliken, och om du använder en telefon kan du ladda upp en bild direkt från mobilkameran. 

Översikt

Fliken Dashboard visar ett visuellt gränssnitt med viktig information i ett lättläst format. Den visar lön, antal timmar, antal tilläggstimmar osv, beroende på inställningar som din arbetsgivare ställt in för dig.

Frånvaro

Frånvaro registreras på dagar du inte har arbetat, till exempel när du är sjuk.

I modulen Frånvaro visas en översiktssida. Om ingen frånvaro har registrerats visas endast knappen “Skapa”. När det finns frånvaro registrerad visar sidan all frånvaro för året, uppdelad i flikarna Alla, Till godkänna och Godkänt. En dashboard till höger sammanfattar arbetade dagar och frånvaro. En värmekarta längst ner markerar frånvarodagar under hela året. Alla poster kan öppnas för detaljer, redigeras eller tas bort direkt från den här vyn.

Du registrerar frånvaro genom att klicka på “Skapa” och väljer datum om det är för en dag. Du kan utöka detta till ett datumintervall genom att klicka på “Mer än en dag?”. Välj sedan ett jobb, ställ in tiden, välj eventuellt en artikel, lägg till en beskrivning och ladda upp filer vid behov.

När du väljer längre perioder kan helger inkluderas eller exkluderas som du vill (exkluderas som standard).

Registrerat arbete

I Registrerat arbete får du en översikt över allt ditt registrerade arbete. Du kan välja att anpassa vyn med hjälp av filter, dölja kolumner samt exportera det registrerade arbetet till Excel.

Sammanfattningsvyn visar alla artiklar som registrerats under en vald månad, inklusive antal för varje post. Den är utformad för att ge dig omedelbar insyn i och tydlighet kring dina arbetsaktiviteter, vilket gör det enklare att granska och följa vad som har registrerats över tid.

Förfrågan

Modulen Förfrågan i anställdportalen gör det möjligt för anställda att ta emot och svara på passförfrågningar.

När pass skapas i RecMan eller företagsportalen kan förfrågan skickas till dig och visas i modulen Förfrågan. Du kan se projektdetaljer, kontrollera din tillgänglighet och välja om du vill acceptera eller avvisa förfrågan. Om förfrågan accepteras av dig kan det automatiskt omvandlas till ett pass eller omvandlas till ett pass av din arbetsgivare. Efterfrågade pass som är bekräftade av din arbetsgivare får status Tilldelad.

Kalender

Kalendermodulen har en månadsvy och innehåller flexibla visningsalternativ. Beroende på dina inställningar kan du visa kalendern med eller utan helger. Genom att klicka på knappen för den aktuella månaden kan du navigera med hjälp av två rullgardinsmenyer med månader och år.

Kalendern visar olika händelser, bland annat din tillgänglighet, semester, registrerat arbete, arbetspass och nationella helgdagar. Beroende på behörigheter kan du skapa, redigera och radera pass direkt från kalendern. Processen för att registrera semester fungerar på liknande sätt som att lägga till tillgänglighet – du kan ange start- och slutdatum för din semesterförfrågan direkt i kalendern. 

När du skapar nya händelser kan du schemalägga händelser för en eller flera dagar, med möjlighet att ange dem som heldagshändelser eller ange exakta start- och sluttider. 

Händelser över flera dagar som skapas samtidigt grupperas visuellt i händelsetrådar. När du redigerar eller raderar en händelse i en tråd kan du välja att tillämpa ändringarna på alla händelser i tråden eller endast på valda dagar, utan att behöva uppdatera eller ta bort händelser en och en.

Lön

Avsnittet Lön ger en översikt över löner och lönebesked under året. Löneuppgifter visas i en årsvy, där endast de månader då lön har genererats visas. Huvudtabellen innehåller en månadssammanfattning med totalt antal timmar, övertid, låsta löneartiklar och totala lönebelopp. Alla totalsummor visas med de valutor som har konfigurerats och låsts i din profil. Varje månad kan öppnas i en detaljerad sidopanel, där du kan se en uppdelning efter artikeltyp med detaljerade totalsummor och delbelopp för full transparens. För dokumentation och delning kan löneinformationen exporteras till PDF eller Excel, antingen för specifika månader eller för alla tillgängliga månader samtidigt.

Lönebesked

Modulen Lönebesked ger dig en enkel översikt över dina tillgängliga lönebesked. Lönebeskeden organiseras efter månad och transaktionsdatum, vilket gör det enkelt att hitta dokumentet du behöver och ladda ned det som PDF. 

RecMan-teamet kan aktivera den här modulen för företag som använder Tripletex (eller liknande verktyg) för lönehantering.