Active Xledger como una opción para la exportación de facturas
Vaya a Configuración del sistema → Economía → Factura de exportación y desplácese hacia abajo para encontrar y marcar Xledger como opción.
Luego, Xledger aparecerá como una opción en el resumen de facturas cuando haya marcado las facturas relevantes. Sin embargo, antes de exportar una factura, es importante ingresar cierta información dentro de RecMan para que la conexión a Xledger sea fluida.
Conecte los productos RecMan a Xledger
Vaya a la descripción general en Productos en el módulo Economía.
Aquí obtiene una descripción completa de todos los productos que ha creado en RecMan. Al crear productos, se requiere agregar el nombre y el número de producto. Aparte de eso, no se requiere ninguna otra información. Para vincular los productos a Xledger, debe agregar alguna información aquí. Los campos que deben estar en su lugar y coincidir con Xledger son:
- Cuenta de crédito
- Cuenta de débito
- Código del IVA
- Cuenta de IVA
La siguiente imagen muestra dónde ingresa la cuenta de crédito, la cuenta de débito y el código de IVA. Como se indicó, estos deben corresponder a información similar que está registrada en Xledger.
Lo último que debe hacer en la descripción general del producto es agregar una cuenta de IVA. Este campo se encuentra debajo de la descripción real de los productos.
Una vez que se ha agregado y almacenado la información aquí, y se ha visto que la información corresponde a la contenida en Xledger, está casi lista para la exportación de facturas. El paso final es asegurarse de que los números de clientes en RecMan coincidan con los de Xledger.
Exportación de archivos a Xledger
Al exportar a Xledger, puede ser bueno comprender qué campos de RecMan se incluyen en la exportación del archivo. Explicaremos esto con más detalle en esta parte del artículo. Lo primero que debe hacer es generar los archivos Xledger, esto se hace seleccionando las facturas correspondientes y haciendo clic en Xledger. Luego obtendrá dos archivos que puede descargar (que se muestran en la imagen a continuación) en formato CSV.
Como puede ver en los archivos, se generan un archivo de cliente y un archivo de comprobante. El archivo del cliente es del tipo de archivo Xledger SL02 y el archivo adjunto es del tipo de archivo AR10 (GBAT10).
Estos archivos se pueden abrir en Excel si usa Windows o Numbers si usa Mac. Se puede hacer para ver qué información se incluye y qué líneas se les ocurren. Si lo abre en Excel, las diferentes líneas están en columnas y filas separadas. Si comprende cómo se obtiene la información, es más fácil interpretar los mensajes de error y saber cuál es el posible problema.
Ficha cliente SL02
Archivo adjunto - AR10
Aquí hay una descripción general de lo que se incluye en el archivo de RecMan.
| Columna | Información | Exportar cuenta de débito | Cuenta de crédito a la exportación | Exportar cuenta de IVA |
|---|---|---|---|---|
| A-1 | Tipo de archivo: es «GBAT10» en este campo. | X | X | X |
| B-2 | Número de factura | X | X | X |
| C-3 | Fecha de la factura (aaaammdd) | X | X | X |
| D-4 | No está en uso | |||
| mi - 5 | Mes | X | X | X |
| F-6 | Año (aaaa) | X | X | X |
| G-7 | Número de cuenta | X | X | X |
| H-8 | Cuenta de IVA | X | ||
| yo - 9 | Suma de la factura (con dos decimales) | X | X | X |
| J-10 | Número de cliente | X | ||
| K-11 | No está en uso | |||
| L-12 | Nombre del cliente | X | X | X |
| M-13 | Dirección Línea 1 | X | ||
| N-14 | Código postal | X | ||
| O - 15 | Ciudad | X | ||
| P-16 | Número de factura | X | X | X |
| P-17 | Número de niño | X | ||
| R-18 | Fecha de vencimiento (aaaammdd) | X | ||
| S-19 | No está en uso | |||
| T-20 | No está en uso | |||
| U-21 | Número de cliente y nombre del cliente | X | X | X |
| V-22 | No está en uso | |||
| W-23 | No está en uso | |||
| X-24 | Número de departamento | X | X | X |
| Y-25 | No está en uso | |||
| Z-26 | No está en uso | |||
| AA - 27 | «V» – Verdadero o «F» – Falso. | X = "T" | X = "T" | X = "F" |
| AB-28 | Si "T" en la columna AA - 28, entonces el monto de la factura viene aquí (ignora el monto de la factura que se incluyó en la columna J - 9. Si "F" en la columna AA, solo dirá 00.00 aquí. | X | X | X |
| CA-29 | La letra X está escrita aquí. | X | X | X |
Archivos de muestra
En estos momentos contamos con dos integraciones, una para exportación de archivos y otra para integración directa. File Export le ofrece dos archivos CSV, uno para clientes y otro adjunto. La integración se activa ingresando una clave API del sistema Xledger.