Configuración de la integración de correo electrónico personal

Configuración de su correo electrónico en la solución RecMan.

Correo electrónico en RecMan

En este artículo, se explicará cómo configurar su correo electrónico en RecMan, cómo se establece y funciona nuestra integración completa de correo electrónico. Además, se abordarán los ajustes de correo electrónico, cómo personalizar su bandeja de entrada, limitaciones de archivos adjuntos, solución de problemas e información general sobre cómo funcionan los filtros de spam.

Configuración de su correo electrónico

En esta sección, lo guiaremos a través de la configuración de su correo electrónico para su cuenta de RecMan y cómo establecer el envío para su dominio en la configuración del correo electrónico.

En primer lugar, todos los sistemas de RecMan pueden enviar correos electrónicos, y por defecto, estos correos se enviarán a través del servidor de correo propio de RecMan si no se realiza ninguna configuración. Si está utilizando una dirección de correo electrónico como "nombre@empresa.no", es posible que RecMan no esté autorizado para enviar en nombre de esa dirección, lo que podría hacer que sus correos se marquen como spam por sus destinatarios. Por lo tanto, tenemos algunos pasos para asegurar que sus correos se envíen y entreguen de manera confiable:

1. Mi perfil: conecte sus cuentas de correo electrónico de Microsoft y Google.
2. Integración completa de correo electrónico: sincronice su Outlook/Gmail con RecMan.
3. Configuración y límites de correo electrónico: ajustes, archivos adjuntos, solución de problemas y spam.

Para los usuarios, conectar una cuenta de correo electrónico a su perfil de RecMan permitirá que los correos electrónicos salientes se envíen a través de sus respectivas API.

En cuanto a los correos electrónicos generados por el sistema y para los usuarios que no pueden configurar las integraciones de API, también recomendamos configurar SPF y verificar su dominio en RecMan para establecer RecMan como un remitente permitido para su dominio. Para hacer esto, consulte este artículo: Configuración de correo electrónico.

1. Mi perfil - solo para correos electrónicos salientes

Al agregar una cuenta de correo electrónico a su usuario de RecMan en "Mi perfil", puede enviar correos electrónicos desde el sistema utilizando Google o Microsoft. Cuando esté configurado, esto se mostrará en "Correos electrónicos enviados", donde los correos electrónicos salientes mostrarán "Gmail API" o "Microsoft API".

Para configurar su cuenta de correo electrónico, siga estos pasos:

1. Haga clic en la imagen de perfil en la esquina superior derecha y luego selecciona "Perfil".
2. Vaya a la sección de cuentas de correo electrónico y haga clic en la opción correspondiente de "Iniciar sesión con...".
3. Inicie sesión en su cuenta y debería configurarse y mostrarse arriba. ¡Listo!

Si su conexión es exitosa, debería ver su dirección de correo electrónico enumerada en "Cuentas de correo electrónico" con un icono de Google o Microsoft delante de la dirección (como se muestra en la imagen anterior con 3 cuentas de correo electrónico separadas).

Las pautas de Microsoft y Google pueden cambiar, y le sugerimos que se ponga en contacto con ellos si tiene preguntas sobre los límites de envío.

Para obtener más información sobre los dos procesos de inicio de sesión, consulte:

¿Permiso del administrador?

Si es la primera vez que configura esto, es posible que reciba un mensaje diciendo que necesita permiso de su administrador. Esto se debe a que RecMan necesita ser incluido en la lista blanca como una aplicación de terceros en su dominio de correo, por ejemplo, en Microsoft 365 Admin Center o Google Workspace Admin.

2. Integración completa de correo electrónico

La integración completa de correo electrónico en RecMan es un servicio de pago que le permite sincronizar su cuenta de Outlook/Gmail con RecMan para enviar y recibir correos electrónicos en un solo lugar. Con la integración de correo electrónico, puede guardar sus correos electrónicos entrantes en los contactos y candidatos existentes en su CRM y base de datos de candidatos para una mayor transparencia. Ahora, sus compañeros de trabajo pueden ir al perfil del cliente/candidato, hacer clic en "diálogo" y ver las últimas noticias y mantenerse actualizados.

Para configurar la integración de correo electrónico, primero debe activarla desde la configuración de compañeros de trabajo o hacer que un administrador de RecMan la active por usted. Luego, un nuevo icono debería estar disponible en la esquina superior derecha:

Aquí, se le pedirá que inicies sesión nuevamente con Google o Microsoft, en un proceso similar al descrito en Mi perfil. Inicia sesión y tu cuenta de correo electrónico debería comenzar a sincronizarse con su bandeja de entrada.

Configuración de la integración de correo electrónico

Para configurar la integración de correo electrónico, primero haga clic en "Correo electrónico", luego, debajo de "Elegir proveedor de correo electrónico", haga clic en Google o Microsoft según el proveedor que utilice para los servicios de correo electrónico.

Cuando conecta su cuenta, se le presentará un mensaje para aprobar a RecMan como una aplicación para leer, enviar y eliminar correos electrónicos. Debe aceptar esto antes de continuar. Si no puede aceptar, debe ponerse en contacto con el departamento de informática para obtener más ayuda.

Para iniciar sesión con Google o Microsoft, seleccione la cuenta que desea conectar y permita los permisos requeridos:

Ejemplo de conexión a Gmail

Dentro de los próximos minutos después de permitir los permisos necesarios, si la conexión es exitosa, los correos electrónicos comenzarán a sincronizarse y puede tomar algún tiempo antes de que todo esté disponible. Cuando la integración haya terminado de sincronizar, verá su bandeja de entrada en RecMan. A continuación, se describen las diferentes secciones.

1. Descripción general de la Barra de Navegación:
   En esta sección, encontrará varios botones que cumplen diferentes funciones:
   
   • Actualizar: obtén nuevos correos electrónicos para la bandeja de entrada actual.
   • Configuración: elimina integraciones existentes.
   • + Nuevo: crea un nuevo correo electrónico.

2. Lista de Carpetas:
   Haga clic para expandir y ver las carpetas en su correo electrónico, reflejando las configuradas en Gmail u Outlook.

3. Detalles de la Lista de Correos Electrónicos:
   Dentro de cada carpeta, verá información detallada sobre los correos electrónicos, incluyendo:
   
   • Los clips de papel indican la presencia de archivos adjuntos.
   • Asunto, remitente y fecha de recepción.

4. Funciones de la Barra Superior (al Seleccionar un Correo Electrónico):
   Una vez que haya seleccionado un correo electrónico, la barra superior proporciona cinco símbolos, enumerados de izquierda a derecha:
   
   • Archivar: limpia su bandeja de entrada sin eliminar sus correos electrónicos archivándolos. Los correos electrónicos archivados se mueven a una etiqueta llamada "Todos los correos". Cuando se archivan mensajes, el mensaje regresará a la bandeja de entrada cuando alguien responda.
   • Eliminar: elimina permanentemente el correo electrónico (Nota: Se refleja en Gmail u Office 365).
   • Guardar: guarda el correo electrónico en un candidato o contacto existente en tu sistema RecMan. Después, encontrará la correspondencia del correo electrónico en "diálogo".
   • Crear tarea: crea una tarea en RecMan para dar seguimiento al correo electrónico.
   • Responder: responde al correo electrónico actual.
   • Responder a todos: responde a todos los destinatarios y personas en copia del correo electrónico.
   • Reenviar: envía el correo electrónico a un nuevo destinatario.
   • Marcar como no leído.

5. Vista Previa del Correo Electrónico:
   Visualiza el contenido del correo electrónico seleccionado. Aquí, puede crear nuevos contactos o candidatos haciendo clic en el ícono junto al nombre del remitente. Con la activación del análisis de CV, también puede crear nuevos perfiles de candidatos a partir de los currículos adjuntos en el módulo de correo electrónico.

Uso del correo electrónico en RecMan

El envío de correos electrónicos en RecMan se puede realizar desde varios lugares. Por mencionar algunos, esto se puede hacer desde el CRM, la base de datos de candidatos, las tarjetas de proyectos y la vista general de facturas. Al marcar a un candidato o hacer clic en su dirección de correo electrónico en la tarjeta del candidato, se abre la ventana de Nuevo mensaje:

En esta ventana, es posible agregar destinatarios para copia o copia oculta, adjuntar archivos y elegir una plantilla de mensaje para acelerar su flujo de trabajo. El archivo de documentos le permite explorar eficientemente RecMan Drive para recuperar documentos frecuentemente utilizados u otros archivos adjuntos. Utilizando la opción de Retraso, puede posponer un correo electrónico hasta un día y hora establecidos.

3. Configuración y límites de correo electrónico

Configuración

Para personalizar la configuración del módulo de correo electrónico, haga clic en el botón de Configuración y realice las modificaciones deseadas.

Desde aquí, puede:

1. Crear una o más firmas que se pueden aplicar al enviar correos electrónicos desde este módulo.
2. Cambiar la vista.
3. Personalizar sus carpetas cambiando nombres e iconos en las carpetas e incluso seleccionar si deben ser visibles. También tiene la opción de modificar el orden en que se muestran las carpetas.

Limitaciones de archivos adjuntos en el correo electrónico

Cuando se trata de tamaños de archivos en los archivos adjuntos de correo electrónico, es crucial tener en cuenta el límite superior para evitar el rechazo del correo electrónico o la aparición de un mensaje de error. En casos en los que la API rechaza un correo electrónico, se toma una ruta alternativa y el correo electrónico se redirige a través del servidor de correo de RecMan.

• Para las configuraciones de correo electrónico en Mi perfil, el límite superior para el envío de archivos adjuntos es de 3 MB.
• Con la integración de correo electrónico, el límite superior generalmente se establece en 25 MB, aunque este límite puede variar según el proveedor de correo electrónico específico que esté utilizando.

En caso de que se supere el límite de tamaño de archivo adjunto, se proporciona un ejemplo a continuación. El mensaje de error se muestra junto al símbolo de archivo adjunto en los correos electrónicos enviados, indicando que el correo electrónico, que ahora supera el límite, se ha redirigido a través del servidor mail.recman.io en lugar de la API de Microsoft.

Resolución de Problemas de Correo Electrónico

Dado que una cantidad sustancial de comunicación con clientes, candidatos y empleados ocurre a través del correo electrónico, garantizar una entrega de correo electrónico confiable es importante. Abordamos posibles desafíos que podría enfrentar, enfatizando que sin acciones específicas, no podemos garantizar una entrega de correo electrónico sin problemas.

Para evitar proactivamente que los correos electrónicos sean marcados por los filtros de spam de los destinatarios, considere las siguientes medidas:

• Configuración Individual de Correo Electrónico: configura la configuración de correo electrónico individual para cada empleado, ya sea en Mi Perfil o a través de la integración de correo electrónico.
• Configuración del Registro SPF: configura RecMan como un remitente permitido agregando RecMan al Registro SPF de su dominio. Esto se puede configurar en la configuración de correo electrónico.
• Verifique su dominio: configure y verifique su dominio en RecMan para permitir el envío desde el Servicio de Correo Electrónico Simple (SES) de Amazon para una mejor entregabilidad e incluir firmas DKIM en los correos electrónicos salientes. Configura esto en la configuración de correo electrónico.

Opciones obsoletas:

• Configuración del Servidor SMTP para Toda la Empresa: explore la configuración de un servidor SMTP general para su empresa, detallado en este artículo.
• Seguridad del Correo Electrónico Saliente con DKIM: refuerce la seguridad de los correos electrónicos salientes implementando una capa adicional a través de DKIM.

El filtro de correo no deseado

Si ha seguido los pasos anteriores y el correo electrónico sigue siendo marcado como spam, es importante entender cómo funciona un filtro de correo no deseado. Los filtros de spam utilizan muchos criterios para evaluar los correos electrónicos entrantes. La suma de estos criterios determina si se considera spam o no. Por lo tanto, es importante entender algunos de estos criterios para evitar que los correos electrónicos terminen como spam.

Explicamos algunos de los criterios aquí:

• Campo de asunto: un campo de asunto efectivo y explicativo es importante. Evita campos de asunto irrelevantes, poco claros y basura (por ejemplo, con muchas letras en mayúscula, etc.). Estos tienden a activar los filtros de spam en mayor medida.
• Metadatos del correo electrónico: los filtros de spam sabrán si conoce al destinatario o no. Existe una mayor probabilidad de que "marquen" el correo electrónico si está dirigido a una cuenta de correo electrónico que, por ejemplo, por nombre. También verificarán si está en la lista de contactos del destinatario. Una posibilidad es, por lo tanto, pedir al destinatario que lo agregue a su lista.
• Dirección IP: si alguien desde la misma dirección IP ha enviado spam en el pasado. Si alguien decide enviar spam desde los servidores de correo electrónico de RecMan, esto afectará la entregabilidad en un momento posterior.
• Contenido y formato: el contenido del correo electrónico debe estar ordenado y limpio. Mucha información sobre la empresa, por ejemplo, puede hacer que los filtros de spam crean que es publicidad. Evita usar muchos colores, palabras enteras en MAYÚSCULAS y muchos signos de exclamación. Los filtros de spam también verificarán si hay una versión "texto sin formato" del correo electrónico / presentación / campaña.
• Código: el uso descuidado del código, muchas etiquetas y, por ejemplo, código incluido desde Microsoft Word pueden activar los filtros de spam.

El spam es un problema importante que es crucial tener en cuenta al enviar correos electrónicos a destinatarios, especialmente si va a enviar correos electrónicos a muchos destinatarios. Por lo tanto, entender los principios de cómo funciona el filtro de spam es importante. Si piensa en esto, reducirás la probabilidad de que su correo electrónico en particular termine como spam.