El módulo de calendario conecta de manera fluida RecMan con su calendario, facilitando la programación de reuniones y proporcionando información sobre los horarios de sus colegas para las invitaciones a eventos.
Cómo funciona
Sincronizar su calendario de RecMan con Google o Outlook ofrece varias ventajas. Cualquier evento agregado a su calendario de RecMan se reflejará en su plataforma de calendario preferida y viceversa. Ya sea que organice, reordene, actualice o elimine un evento en el calendario de RecMan o Google/Outlook, la sincronización garantiza visibilidad en ambas plataformas.
Habilitar la sincronización también le permite:
- Agregar enlaces de reuniones de Google Meet o Microsoft Teams a los eventos creados en RecMan
- Monitorear las respuestas de los asistentes
- Mantenerse actualizado sobre los cambios en los eventos en todas las plataformas, ya sea organizador o asistente
Esto asegura que RecMan funcione como una solución integral de calendario todo en uno para ti.
Para tener en cuenta, esta sincronización es exclusiva para calendarios y no se extiende a correos electrónicos y tareas. Para la integración de correo electrónico con Google Workspace/Gmail u Outlook, ofrecemos nuestro servicio dedicado. Para obtener más información, consulte este artículo.
Configuración de integración del calendario
Importante
Para obtener la mejor experiencia, recomendamos encarecidamente sincronizar tu calendario de Google o Outlook con RecMan antes de gestionar sus eventos. Esta integración fluida permite que tanto usted, como organizador, como sus compañeros de trabajo, como asistentes, accedan y gestionen los eventos sin esfuerzo, asegurando que todos se mantengan actualizados sin problemas. Tenga en cuenta que no podemos garantizar una experiencia de sincronización completa para eventos creados sin sincronización previa.
Cuando haya iniciado sesión en RecMan, sigua estos pasos:
- Haga clic en Calendario en el menú lateral.
- Haga clic en la rueda dentada junto a Mis calendarios, lo que lo llevará a la configuración del calendario.
- Configure la zona horaria adecuada en la Configuración general.
-
Vaya a Sincronización de calendario e inicia sesión en tu cuenta de Google o Microsoft.
Advertencia
Puede sincronizar tu cuenta de RecMan con solo una plataforma preferida a la vez.
Para obtener más información sobre cómo sincronizar Google o Outlook, consulte la pestaña designada para su calendario preferido a continuación.
Configuración de la sincronización entre RecMan y Google Calendar
-
Seleccione Google Calendar como su alternativa preferida presionando Iniciar sesión con Google.
-
Después de ser redirigido al sitio web de Google, podrá elegir entre las cuentas en las que ha iniciado sesión anteriormente. Si no ha iniciado sesión en este navegador antes, debe seleccionar la opción "Elegir una cuenta" para agregar la cuenta preferida.
-
Seleccione su cuenta y permita el acceso a su Calendario de Google.
Nota
Debe permitirlo antes de continuar. Si no puede permitirlo, debe contactar a su departamento de TI para obtener más ayuda.
4. Después de aceptar todos los términos, se considerará que el Paso 1 de la sincronización está completado y será redirigido al Paso 2. En este punto, necesitará seleccionar qué calendario de Google desea conectar con el calendario correspondiente de RecMan para poder ver, organizar y gestionar eventos en ambas plataformas.
Importante
Este paso es obligatorio, por lo que recomendamos encarecidamente no omitirlo. Si no establece una conexión entre los calendarios de Google y RecMan, la sincronización NO funcionará.
5. Tan pronto como hagas clic en el botón "Finalizar", la sincronización estará en efecto y lista para usar. A partir de ahora, todos los eventos nuevos y todas las actualizaciones realizadas en estos eventos se reflejarán tanto en tus calendarios de RecMan como de Google.
Nota
-
La sincronización de los primeros eventos puede tardar hasta 30 minutos.
-
La sincronización solo funcionará para los nuevos eventos creados después de habilitarla.
-
Los eventos antiguos creados en tu calendario de Google o RecMan antes de activar la sincronización NO se sincronizarán.
-
Cualquier actualización realizada en eventos antiguos en tus calendarios de Google o RecMan NO se sincronizará una vez que la sincronización esté habilitada.
-
La sincronización puede no funcionar correctamente si tu dirección de correo electrónico de Google conectada es diferente de la dirección de correo electrónico de RecMan que se utiliza para la sincronización.
-
Si fuiste invitado a una reunión que fue creada en el calendario de RecMan por el organizador, quien también tiene la sincronización conectada, el evento NO aparecerá ni en el calendario de RecMan ni en el de Google.
-
Si fuiste invitado a una reunión que fue creada en el calendario de Google, el evento se mostrará tanto en tu calendario de RecMan como en el de Google.
-
-
Si ya tienes tu calendario de RecMan sincronizado con el calendario de Google, los cambios realizados en estos eventos después de que esta actualización esté disponible NO se sincronizarán. Solo los nuevos eventos lo harán.
Configuración de la sincronización entre RecMan y Office 365
Importante
Para garantizar que el calendario de RecMan pueda comunicarse con su calendario en Outlook, sus administradores globales primero deben aprobar la aplicación de sincronización de RecMan. Esto se hace mediante la configuración de su propia sincronización entre el calendario de Outlook y RecMan antes que todos los demás en la organización, utilizando el enlace llamado Conectar como administrador.
-
Seleccione Office 365/Outlook como su alternativa preferida presionando "Iniciar sesión" y seleccionando la opción correcta para usted.
-
Si ya has iniciado sesión en tu cuenta de Microsoft 365, la conexión se realizará automáticamente. En caso de que tengas cuentas diferentes, podrás elegir qué cuenta debe ser vinculada.
- Inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña de Outlook.
4. Después de iniciar sesión, se considerará completado el Paso 1 de la sincronización y serás redirigido al Paso 2. En este punto, necesitarás seleccionar qué calendario de Microsoft deseas conectar con el calendario correspondiente de RecMan para poder ver, organizar y gestionar eventos en ambas plataformas.
Importante
Este paso es obligatorio, por lo que recomendamos encarecidamente no omitirlo. Si no estableces una conexión entre los calendarios de Microsoft y RecMan, la sincronización NO funcionará.
5. Tan pronto como hagas clic en el botón "Finalizar", la sincronización estará activa y lista para usar. A partir de ahora, todos los eventos recién creados y todas las actualizaciones realizadas en estos eventos se reflejarán en tus calendarios de RecMan y Microsoft.
Nota
-
Puede tomar hasta 15 minutos sincronizar los primeros eventos.
-
La sincronización solo funcionará para eventos nuevos creados después de habilitarla
-
Los eventos antiguos creados en tu calendario de Outlook o RecMan antes de activar la sincronización NO se sincronizarán.
-
Cualquier actualización realizada en eventos antiguos en tus calendarios de Outlook o RecMan NO se sincronizará una vez que la sincronización esté habilitada.
-
La sincronización puede no funcionar correctamente si tu dirección de correo electrónico de Outlook conectada es diferente de la dirección de correo electrónico de RecMan que se utiliza para la sincronización.
-
Si fuiste invitado a una reunión que fue creada en el calendario de RecMan por el organizador que también tiene la sincronización conectada, el evento NO aparecerá ni en el calendario de RecMan ni en el de Outlook.
-
Si fuiste invitado a una reunión que fue creada en el calendario de Outlook, el evento se mostrará tanto en tu calendario de RecMan como en el de Outlook.
-
-
Si ya tienes tu calendario de RecMan sincronizado con el calendario de Outlook, los cambios realizados en estos eventos después de que esta actualización esté disponible NO se sincronizarán. Solo los nuevos eventos lo harán.
Mis calendarios - Configuración y personalización
Haga clic en Calendario en el menú lateral y luego en la rueda dentada, que lo llevará a la Configuración del calendario. Haga clic en su nombre bajo Mis calendarios.
Compartir tu calendario y personalización
Para mejorar aún más la experiencia, considere compartir su calendario con sus colegas y pídales que hagan lo mismo usted. Consulte la captura de pantalla a continuación con las instrucciones detalladas para obtener más información.
- Compartir calendarios con compañeros de trabajo y establecer permisos.
- Personaliza el color de su calendario y de los calendarios que le han compartido.
- Cree y edite tipos de reuniones para hacer su calendario más informativo.