I denne artikkelen kan du lese om noen av tiltakene som er tatt av RecMan for å sikre samsvar med General Data Protection Regulation, GDPR.
Tilpassbare retningslinjer for personlig beskyttelse, vilkår og betingelser og informasjonskapsler
Du som klient har muligheten til å definere retningslinjer (tekster) angående personlig beskyttelse, vilkår og bruk av informasjonskapsler. RecMan tilbyr standardtekster for dette, men det er kundens ansvar å se at tekstene samsvarer med den faktiske bruken av dataene og foreta relevante justeringer av disse. Du kan lese mer om hvordan du endrer tekstene her.
Tofaktorautentisering
Et enkelt tillegg for tofaktorautentisering aktiveres per bruker (medarbeider). Mer informasjon om dette er tilgjengelig i denne artikkelen. Det er også mulig å slå på tofaktorautentisering for å åpne kandidatpresentasjoner, skjemaer og andre objekter som sendes digitalt. Som administrator kan du også aktivere autentiserings retningslinjer for brukere og standardkrav for autentisering fra hovedinnstillingene.
Elektronisk presentasjon av kandidater
Du kan sende kandidatpresentasjoner elektronisk med en utløpsdato satt for å ha kontroll over informasjonen som distribueres. RecMan tilbyr også tofaktorautentisering relatert til dette, hvor en standard kan settes i hovedinnstillingene. Du kan få mer informasjon om kandidatenes prestasjoner i denne artikkelen.
reCAPTCHA
En reCAPTCHA brukes til å bekrefte at det er en ekte person som prøver å åpne et dokument, registrere en profil eller lignende. RecMan bruker Google reCAPTCHA-systemet, som er en industristandard. I RecMan vil elektroniske dokumenter (avtaler, ordrebekreftelser, kandidatpresentasjoner osv.), samt for kandidatregistrering, ha en captcha for å unngå at roboter indekserer dokumentene. Les mer om reCAPTCHA i denne artikkelen.
Dataportabilitet
Brukere (medarbeidere) kan enkelt eksportere data elektronisk til JSON- eller PDF-formater, dersom kandidaten ønsker å se informasjonen du har lagret på profilen deres. Du kan lese mer om dette i denne artikkelen. Hvis aktivert fra Selskaper-innstillinger, kan kandidaten også laste ned deler av profilen sin fra kandidat siden.
Slett kandidater
En systembruker (medarbeider) har mulighet til å slette kandidater hvis de har tillatelse til det. Ettersom kandidatkortet inneholder all informasjon som er lagret om kandidaten, vil sletting av kandidatprofilen medføre at all informasjon knyttet til kandidaten vil bli fjernet. Økonomiske data vil selvfølgelig forbli, men det kan være vanskelig å finne hvem spesifikt disse dataene er knyttet til ettersom kandidatkortet fjernes. Hvis aktivert fra Selskaper-innstillinger, kan kandidaten også slette profilen sin eller be om sletting fra kandidatsiden. Det skal bemerkes at en kandidat alltid kan legge til, redigere og slette sin egen informasjon fra kandidatsiden.
Automatisk sletting og oppfølging av kandidater
Som administrator kan du, fra Selskaper-innstillingene, aktivere funksjoner som hjelper deg med hensyn til sletting rutiner, oppfølging og overholdelse. Disse funksjonene er svært tilpassbare, og de fokuserer på følgende:
- Automatisk sletting av kandidater
- Automatisk sletting av kandidater som ikke har akseptert vilkår
- Automatiske e-postvarsler sendt til kandidaten før sletting
- Automatisk utvidelse av slette perioden for aktive kandidatprofiler
- Automatiske e-postvarsler sendt til kandidater som ikke har godtatt vilkårene
- Automatiske og gjentakende e-postvarslinger sendt til kandidater basert på flere alternativer og kriterier
Husk å oppdatere personvernreglene og vilkårene dine basert på innstillingene dine. For eksempel er det god praksis å la en kandidat få vite at profilen deres, i henhold til dine innstillinger, vil bli slettet etter X år når de registrerer en profil i kandidatdatabasen din.
Compliance-modulen
Som bruker (medarbeider) kan du også hoppe inn i den såkalte Compliance-modulen hvis du har tilgang til den. Denne databasen inneholder de samme kandidatene som den vanlige kandidatdatabasen, men har andre filtre og funksjoner. Ideen med Compliance-modulen er å gi deg oversikt og funksjoner for å enkelt følge opp dine retningslinjer, rutiner, vilkår og etterlevelse. Noen bruker ikke funksjonene for automatisk sletting og utfører heller manuelle rutiner for å sikre at de er kompatible. Denne modulen lar deg gjøre det.
Individuell adgangskontroll
Tilgangsrettigheter og tillatelser til ulike opplysninger og funksjoner RecMan kan defineres per bruker (medarbeider). Lær mer om tilgangskontroll i denne artikkelen.
Mer om GDPR og maler
For å lese mer om GDPR, se denne artikkelen. Og hvis du søker inspirasjon til tekster og e-poster, vennligst besøk artikkelen for Maler tilknytter personvern (GDPR).