Skru på Tripletex som mulighet for fakturaeksport
Gå til Systeminnstillinger → Økonomi → Fakturaeksport, og huk av for Tripletex som valg for fakturaeksport. Da vil Tripletex dukke opp som et valg i fakturaoversikten når man har huket av aktuelle fakturaer.
I motsetning til flere andre av fakturaeksportmulighetene våre trenger man ikke å legge inn ekstra informasjon til produktene i produktoversikten i RecMan for å koble dette til Tripletex. Det eneste som tas med fra RecMan er produktnummeret og det vil bli matchet automatisk inne i Tripletex.
Ved førstegangsutveksling, pass på at kundenummerene samsvarer med hverandre i de to systemene. Ved opprettelse av kunder senere er det viktig at RecMan brukes som master, slik at man ikke sitter i begge systemer og oppretter kunder med forskjellige kundenummer.
Fileksport til Tripletex
Når man eksporterer til Tripletex kan det være greit å ha en forståelse for hvilke felt fra RecMan som blir med i fileksporten. Dette skal vi forklare nærmere i denne delen av artikkelen. Det første man må gjøre er å generere Tripletex-filene, dette gjøres ved å markere aktuelle fakturaer og trykk på Tripletex-knappen. Da vil man få en CSV-fil man kan laste ned (vises i bildet nedenfor).
Merk
Vi sender ikke over vedlegg for Tripletex.
Denne filen kan man åpne i excel for å se på informasjonen som blir med. Det er viktig å tenke på at når man mellomlagrer i excel, kan det bli gjort noen formateringsendringer som ser rare ut. F.eks. at et timesantall på 7,50 timer, står som jul.50 (altså dato) eller at på personnummer som starter med «0» fjerner Excel «0» og starter på neste tall med verdi.
Nedenfor har vi laget en tabell som viser hvilken informasjon som er med på fileksporten fra RecMan, og hvor den henter informasjonen fra i RecMan.
| Kolonne | Kolonnenavn | Informasjon (hvor/ hva blir med fra RecMan eksporten) |
|---|---|---|
| A | Fakturanummer | Hvilken faktura fakturalinjen er knyttet til |
| B | Fakturadato | Fakturadato |
| C | Forfallsdato | Forfallsdatoen (fra antall dager kreditt) |
| D | KID | KID (skrus på i systeminnstillinger) |
| E | Betalingstype | Ikke i bruk |
| F | Innbetalt beløp | Ikke i bruk |
| G | Fakturanummer | Fakturanummer (se A) |
| H | Fakturadato | Fakturadato (se B) |
| I | Kundenr. | Kundenummer hentes fra kundekortet |
| J | Kundenavn | Kundenavnet hentes fra kundekortet |
| K | Adresselinje 1 | Adresselinje 1 |
| L | Adresselinje2 | Adresselinje 2 |
| M | Postnr. | Postnummer hentes fra kundekortet |
| N | Poststed | Poststed hentes fra kundekort |
| O | E-post | Faktura e-postadresse fra kundekortet |
| P | Vår fakturareferanse (etternavn) | Vår referanseperson (her kommer hele navnet, hentes fra prosjektkort) |
| Q | Vår fakturareferanse (etternavn) | Ikke i bruk |
| R | Fakturareferanse kunde (fornavn) | Kundens referanseperson (her kommer hele navnet, hentes fra prosjektkort) |
| S | Fakturareferanse kunde (etternavn) | Ikke i bruk |
| T | Prosjektnummer | Prosjektnummer (hentes fra prosjektkort) |
| U | Leveransedato | Ikke i bruk |
| V | Leveransested | Ikke i bruk |
| W | Kommentar | Her hentes fakturanotat fra RecMan |
| X | Ikke i bruk | |
| Y | Ikke i bruk | |
| Z | Ikke i bruk | |
| AA | Ikke i bruk | |
| AB | Ikke i bruk | |
| AC | Ikke i bruk | |
| AD | Antall | Antallet av produktet (f.eks. 7.5 timer) |
| AE | Enhetspris | Prisen på produktet |
| AF | Rabatt | Ikke i bruk |
| AG | Mva-type | Mva type |
| AI | Beskrivelse | Beskrivelse av fakturalinjen, som kommer på fakturaen |
| AJ | Produktnummer | Produktnr. hentes fra økonomi -> produkter |
| AK | Produktnavn | Produktnavn hentes fra økonomi -> produkter |
| AL | Avdelingsnummer | Hentes fra systeminnstillinger -> avdelinger -> fakturainformasjon |
| AM | Avdelingsnavn | Ikke i bruk |
| AN | Prosjektnummer | Prosjektnummer hentes fra prosjektkortet |
| AO | Prosjektnavn | Prosjektnavnet hentes fra prosjektkortet |
| AP | Valuta | Ikke i bruk |
Import i Tripletex
Her skal dere først gå til området for import av fakturaer, og i det bildet henter dere frem filen dere har generert i RecMan. Deretter velger dere at det skal være gammelt filformat, og da dukker det opp nye valg, her er det viktig at man tar bort haken som sier Ignorer første rad (overskriftsrad). Se bildet under for hvordan det skal se ut i Tripletex.
Eksempelfiler
TripleTex har både en eksport og en integrasjon med vårt system. Eksporten fungerer ved at det lastes ned en CSV fil som kan importeres direkte i TripleTex, mens API integrasjonen gjør at du bare kan trykke på kappen i RecMan, og det blir overført helautomatisk.
Du kan lese mer om API integrasjonen her.