Skru på Mamut som mulighet for fakturaeksport
Gå til Systeminnstillinger → Økonomi → Fakturaeksport (markert i rødt) og huk av for Mamut som valg for fakturaeksport. Da vil Mamut dukke opp som et valg i fakturaoversikten når man har huket av aktuelle fakturaer.
Før man eksporterer faktura er det derimot viktig at man legger inn en del informasjon inne i RecMan for at koblingen til Mamut skal foregå smertefritt.
Koble produkter i RecMan til Mamut
Her går man til produktoversikten. Denne finner man i Økonomi → Produkter. Her får man en komplett oversikt over alle produkter man har opprettet i RecMan. Når man oppretter produkter er det påkrevd å legge til navn og produktnummer, ellers er ingen annen informasjon påkrevd. For å knytte produktene mot Mamut må man derimot legge til en del informasjon her. Feltene som må på plass og samsvare med Mamut er:
- Kredit konto
- Debet konto
- Moms – kode (Mva-kode)
- MVA-konto
I bildet nedenfor ser man der man legger inn kredit konto, debet konto og Mva-kode. Disse skal som sagt samsvare med tilsvarende informasjon som er registrert i Mamut.
Det siste man gjør i produktoversikten er å legge til MVA-konto, dette feltet finner dere under selve oversikten av produktene.
Etter informasjonen her er lagt til og lagret, og man har sett over at informasjonen samsvarer med den som ligger i Mamut er det meste klart for fakturaeksport. Det siste, og viktige steget er å forsikre seg om at kundenumrene i RecMan samsvarer med de i Mamut. Kundenumrene i Mamut ligger i en nummerserie mellom 10.000 og 49.999.
Fileksport til Mamut
Når man eksporterer til Mamut kan det være greit å ha en forståelse for hvilke felt fra RecMan som blir med i fileksporten. Dette skal vi forklare nærmere i denne delen av artikkelen. Det første man må gjøre er å generere Mamut-filene, dette gjøres ved å markere aktuelle fakturaer og trykk på Mamut-knappen. Da vil man få to filer man kan laste ned (vises i bildet nedenfor).
Som man ser i filene så genereres en kundefil og en bilagsfil. Kundefilen er av Mamut filtype GBAC20, og bilagsfilen er av filtype GBAT10.
Disse filene kan man åpne i f.eks. Notepad eller Excel hvis du sitter på Windows, eller Text Editor eller Numbers hvis du bruker Mac. Dette kan man gjøre for å se hvilken informasjon som tas med, og hvilke linjer de kommer på. Åpner man det i Notepad er linjene skilt med semikolon, åpner man det i Excel ligger de i egne kolonner og rader. Har man en forståelse for hvordan informasjon hentes inn, er det lettere å tolke feilmeldinger og vite hva eventuelle problem skyldes.
Forklaringen av informasjonen fra filene kan man finne her:
GBAC20 – Kundefil
GBAT10 – Bilagsfil
Her kan dere se et eksempel fra en bilags-fil som vi har lastet ned fra demosystemet vårt, vi har lagt inn en forklaring av alle kolonner i den første raden.
Eksempelfiler
Mamut eksporten gir deg 2 CSV filer ved eksport, en for kunder og en for bilag.