Skru på Navision som mulighet for fakturaeksport
Gå til Systeminnstillinger → Økonomi → Fakturaeksport og huk av for Navision som valg for fakturaeksport (markert i rødt). Da vil Navision dukke opp som et valg i fakturaoversikten når man har huket av aktuelle fakturaer.
Før man eksporterer faktura er det derimot viktig at man matcher informasjon inne i RecMan med den i Navision for at koblingen skal foregå smertefritt.
Koble produkter i RecMan til Navision
Her går man til produktoversikten. Denne finner man i Økonomi → Produkter. Her får man en komplett oversikt over alle produkter man har opprettet i RecMan. Når man oppretter produkter er det påkrevd å legge til navn og produktnummer, ellers er ingen annen informasjon påkrevd. For å knytte produktene mot Navision må man derimot legge til informasjon her. Fra produktoversikten blir produktnummer og kreditkonto tatt med i eksporten til Navision, produktnummer er unikt og trengs ikke å redigeres, men kreditkontonummer må settes opp til å matche kontonummer i Navision.
I bildet nedenfor ser man der man legger inn kredit konto (trykk på Rediger-knappen i produktoversikten). Disse skal som sagt samsvare med tilsvarende informasjon som er registrert i Navision.
Etter informasjonen her er lagt til og lagret, og man har sett over at informasjonen samsvarer med den som ligger i Navision er det meste klart for fakturaeksport. Det siste, men viktige steget er å forsikre seg om at kundenumrene i RecMan samsvarer med de i Navision.
Fileksport til Navision
Når man eksporterer til Navision kan det være greit å ha en forståelse for hvilke felt fra RecMan som blir med i fileksporten. Det første man må gjøre er å generere Navision-filene, dette gjøres ved å markere aktuelle fakturaer og trykk på Navision-knappen. Da vil man få to filer man kan laste ned av filtypen «TXT», en kundefil (heter typisk noe med «customer») og en bilagsfil (heter typisk noe med «invoice»). Disse skal vi se på her:
Kundefilen
| Linje | Informasjon |
|---|---|
| 1 | Kundenummer |
| 2 | Kundenavn |
| 3 | Organisasjonsnummer |
| 4 | Ikke i bruk |
| 5 | Kunde e-post |
| 6 | Ikke i bruk |
| 7 | Post – Adresselinje 1 |
| 8 | Post – Adresselinje 2 |
| 9 | Post – Postkode |
| 10 | Post – Poststed (by) |
| 11 | Post – landskode («NO») |
| 12 | Ikke i bruk |
| 13 | Faktura – adresselinje 1 |
| 14 | Faktura – adresselinje 2 |
| 15 | Faktura – Postkode |
| 16 | Faktura – Poststed (by) |
| 17 | Faktura – landskode («NO») |
| 18 | Ikke i bruk |
| 19 | Antall dager kreditt |
| 20 | Ikke i bruk |
Bilagsfilen
Åpner man filen så ser man at det kommer to linjer, en kreditlinje og en debetlinje, de to linjene tar med seg litt forskjellig informasjon. Kreditlinjene er summert pr. produkt.
Som sagt er det litt forskjellig informasjon som tas med på kredit / debet-linjen, dette markeres med blå skrift i tabellen nedenfor. I parantesene skriver vi inn informasjonen fra rad 1 og 2 i eksempelfilen ovenfor (knyttet til fakturanummer 658), slik at man enkelt kan se hvilken informasjonen som er med.
| Kolonne | Informasjon – Kreditlinje | Informasjon – Debetlinje |
|---|---|---|
| A | Kundenummer («1607476») | Kundenummer («1607476») |
| B | Fakturanummer («658») | Fakturanummer («658») |
| C | Bilagsnummer i RecMan («658») | Bilagsnummer i RecMan («658») |
| D | Ordrenummer i RecMan (Ikke i bruk) | Ordrenummer i RecMan (Ikke i bruk) |
| E | ID («F»inans) | ID («D»ebet) |
| F | Fakturadato («23.03.2016») | Fakturadato («23.03.2016») |
| G | Kredit kontonummer («3010») | Kundenummer («1607476») |
| H | Produktnavn («Vikarutleie») | Kundenavn («Vatvedt Industri AS») |
| I | Kreditbeløp («-12206,25») | Debetbeløp («12206,25») |
| J | Avdelingsnummer (Avdeling «0») | Avdelingsnummer (Avdeling «0») |
| K | Forfallsdato | Forfallsdato |
| L | KID-nummer | KID-nummer |
Navision Eksempelfiler
Navision er en fileksport. Filen som genereres i RecMan kan lastes ned og lastes opp igjen i regnskapssystemet med samme navn. Her genereres det både en fakturafil og en kundefil, begge i TXT format.