Skru på Xledger som mulighet for fakturaeksport
Gå til Systeminnstillinger → Økonomi → Fakturaeksport og huk av for Xledger som valg for fakturaeksport. Da vil Xledger dukke opp som et valg i fakturaoversikten når man har huket av aktuelle fakturaer.
Før man eksporterer faktura er det derimot viktig at man legger inn en del informasjon inne i RecMan for at koblingen til Xledger skal foregå smertefritt.
Koble produkter i RecMan til Xledger
Her går man til produktoversikten. Denne finner man i Økonomi → Produkter. Her får man en komplett oversikt over alle produkter man har opprettet i RecMan. Når man oppretter produkter er det påkrevd å legge til navn og produktnummer, ellers er ingen annen informasjon påkrevd. For å knytte produktene mot Xledger må man derimot legge til en del informasjon her. Feltene som må på plass og samsvare med Xledger er:
- Kredit konto
- Debet konto
- Moms – kode (Mva-kode)
- MVA-konto
I bildet nedenfor ser man der man legger inn kredit konto, debet konto og Mva-kode. Disse skal som sagt samsvare med tilsvarende informasjon som er registrert i Xledger.
Det siste man gjør i produktoversikten er å legge til MVA-konto, dette feltet finner dere under selve oversikten av produktene.
Etter informasjonen her er lagt til og lagret, og man har sett over at informasjonen samsvarer med den som ligger i Xledger er det meste klart for fakturaeksport. Det siste steget er å forsikre seg om at kundenumrene i RecMan samsvarer med de i Xledger.
Fileksport til Xledger
Når man eksporterer til Xledger kan det være greit å ha en forståelse for hvilke felt fra RecMan som blir med i fileksporten. Dette skal vi forklare nærmere i denne delen av artikkelen. Det første man må gjøre er å generere Xledger-filene, dette gjøres ved å markere aktuelle fakturaer og trykk på Xledger-knappen. Da vil man få to filer man kan laste ned (vises i bildet nedenfor) av filtypen CSV.
Som en ser av filene så genereres en kundefil og en bilagsfil. Kundefilen er av Xledger filtype SL02, og bilagsfilen er av filtype AR10 (GBAT10).
Disse filene kan man åpne i Excel hvis du sitter på Windows, eller Numbers hvis du bruker Mac. Dette kan man gjøre for å se hvilken informasjon som tas med, og hvilke linjer de kommer på. Åpner man det i Excel ligger de ulike linjene i egne kolonner og rader. Har man en forståelse for hvordan informasjon hentes inn, er det lettere å tolke feilmeldinger og vite hva eventuelle problem skyldes.
Kundefil SL02
Bilagsfil – AR10
Her er en oversikt over hva som er med i filen fra RecMan.
| Kolonne | Informasjon | Eksport debetkonto | Eksport kreditkonto | Eksport momskonto |
|---|---|---|---|---|
| A – 1 | Filtype – Står «GBAT10» i dette feltet. | x | x | x |
| B – 2 | Fakturanummer | x | x | x |
| C – 3 | Fakturadato (ååååmmdd) | x | x | x |
| D – 4 | Ikke i bruk | |||
| E – 5 | Måned | x | x | x |
| F – 6 | År (åååå) | x | x | x |
| G – 7 | Kontonummer | x | x | x |
| H – 8 | Momskonto | x | ||
| I – 9 | Fakturasum (to desimaler) | x | x | x |
| J – 10 | Kundenummer | x | ||
| K – 11 | Ikke i bruk | |||
| L – 12 | Kundenavn | x | x | x |
| M – 13 | Adresselinje 1 | x | ||
| N – 14 | Postnummer | x | ||
| O – 15 | By | x | ||
| P – 16 | Fakturanummer | x | x | x |
| Q – 17 | KID-nummer | x | ||
| R – 18 | Forfallsdato (ååååmmdd) | x | ||
| S – 19 | Ikke i bruk | |||
| T – 20 | Ikke i bruk | |||
| U – 21 | Kundenummer og kundenavn | x | x | x |
| V – 22 | Ikke i bruk | |||
| W – 23 | Ikke i bruk | |||
| X – 24 | Avdelingsnummer | x | x | x |
| Y – 25 | Ikke i bruk | |||
| Z -26 | Ikke i bruk | |||
| AA – 27 | «T»rue eller «F»alse. | X = «T» | X = «T» | X = «F» |
| AB – 28 | Hvis «T» i kolonne AA – 28, så kommer fakturasum her (ignorerer isåfall fakturasummen som ble tatt med i kolonne J – 9. Hvis «F» i kolonne AA, vil det bare stå 00,00 her. | x | x | x |
| AC – 29 | Bokstaven X skrives her | x | x | x |
Eksempelfiler
Per i dag har vi to integrasjoner, en for fileksport og en for direkte integrasjon. Fileksporten gir deg to CSV filer, en for kunder og en forbilag. Integrasjonen aktiveres ved å legge inn en API nøkkel fra Xledger system.