Skru på Visma som mulighet for fakturaeksport
Gå til Systeminnstillinger → Økonomi → Fakturaeksport → huk av for Visma Global (rødt). Etter man har gjort dette vil man få mulighet til å eksportere fakturaer til Vismasystemene.
Koble produkter i RecMan til Visma
Her går man til produktoversikten. Denne finner man i Økonomi → Produkter. Her får man en komplett oversikt over alle produkter man har opprettet i RecMan. Når man oppretter produkter er det påkrevd å legge til navn og produktnummer, ellers er ingen annen informasjon påkrevd. For å knytte produktene mot Visma må man derimot legge til en del informasjon her. Feltene som må på plass og samsvare med Visma er:
- Kredit konto
- Moms – kode (Mva-kode)
I bildet nedenfor ser man redigeringsvinduet der man legger inn kredit konto og Mva-kode. Disse skal som sagt samsvare med tilsvarende informasjon som er registrert i Visma.
Etter informasjonen her er lagt til og lagret, og man har sett over at informasjonen samsvarer med den som ligger i Visma er det meste klart for fakturaeksport.
Merk
Det siste, men viktige steget er å forsikre seg om at kundenumrene i RecMan samsvarer med de i Visma.
Fileksport til Visma systemene
Når man eksporterer til Visma kan det være greit å ha en forståelse for hvilke felt fra RecMan som blir med i fileksporten. Dette skal vi forklare nærmere i denne delen av artikkelen.
Visma Global
Når man står i fakturaoversikten og har markert de aktuelle fakturaene for eksport og deretter trykket på knappen Visma Global vil det genereres en fil (se bildet nedenfor). Denne skal man laste ned. Åpner man filen i Wordpad (Windows) eller Text Editor (Mac) vil man kunne se hvilken informasjon som er kommet med i filen.
Slik fremstår denne fakturaen når man kikker på den i Wordpad:
1,26.02.2016,643,26.02.2016,10012,»Faktura»,0,,100152,,,,,,90000,,11.03.2016,,,»9999900000643002″,,,»»,,,,,,,,100152,,»FAKTUM FORSIKRING AS»,»Haiugjrodet 88″,»»,»1100″,»Oslo»,»»,»46238900″,»post@evocom.no»,»»,»»,»46001200000″,,»»,»»,»»,»»,»»,,,,,,,1
1,26.02.2016,643,26.02.2016,10012,»Faktura»,0,,,3010,10,,,,90000,,11.03.2016,,,»9999900000643002″,,,»»,,,,,,,,100152,,»FAKTUM FORSIKRING AS»,»Haiugjrodet 88″,»»,»1100″,»Oslo»,»»,»46238900″,»post@evocom.no»,»»,»»,»46001200000″,,»»,»»,»»,»»,»»,,,,,,,1
MERK
De forskjellige linjene er separert med komma, og det er 56 informasjonsfelt.
Forklaring av de ulike feltene
Skjermbildet nedenfor er hentet fra manual for import i Visma Global, og de ulike feltene følger feltene fra RecMan filen. Dvs at feltnavn Type journal er første felt i RecMan-filen ovenfor, Posteringsdato er andre felt i RecMan-filen, Bilagsnummer er tredje felt osv.
Som en kan se fra RecMan-filen ovenfor er det en rekke felt som ikke er med i eksporten. Feltene som er standarde i RecMans eksport til Visma Global er:
Kundeinformasjon
- Navn
- Adresse
- Telefon
- Fax
- Kundenummer – Om kunde ikke eksisterer i global vil den opprettes, hvis den eksisterer vil den oppdateres.
Faktura
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Avdelingsnummer
- Kundenummer
- Kredit konto
- Sum inkl. mva
- MVA-kode
- KID
- Forfallsdato
- Bankkonto
Eksempelfiler
Mye som eksporter til Visma Business, Visma Global genererer en enkelt TXT fil som kan lastes ned, og importeres i Visma Global programmet.
Visma Global Ordrer fungerer likt som Visma Global, men informasjonen hentes fra ordre, og ikke fra faktura. Det genereres en fil for ordre, prosjekt og kunde.