Skru på Visma som mulighet for fakturaeksport
Gå til Systeminnstillinger → Økonomi → Fakturaeksport → huk av for Visma business. Etter man har gjort dette vil man få mulighet til å eksportere fakturaer til Vismasystemene.
Koble produkter i RecMan til Visma
Her går man til produktoversikten. Denne finner man i Økonomi → Produkter. Her får man en komplett oversikt over alle produkter man har opprettet i RecMan. Når man oppretter produkter er det påkrevd å legge til navn og produktnummer, ellers er ingen annen informasjon påkrevd. For å knytte produktene mot Visma må man derimot legge til en del informasjon her. Feltene som må på plass og samsvare med Visma er:
- Kredit konto
- Moms – kode (Mva-kode)
I bildet nedenfor ser man redigeringsvinduet der man legger inn kredit konto og Mva-kode. Disse skal som sagt samsvare med tilsvarende informasjon som er registrert i Visma.
Etter informasjonen her er lagt til og lagret, og man har sett over at informasjonen samsvarer med den som ligger i Visma er det meste klart for fakturaeksport.
Merk
Det siste, men viktige steget er å forsikre seg om at kundenumrene i RecMan samsvarer med de i Visma.
Fileksport til Visma systemene
Når man eksporterer til Visma kan det være greit å ha en forståelse for hvilke felt fra RecMan som blir med i fileksporten. Dette skal vi forklare nærmere i denne delen av artikkelen.
Visma Business
Når man står i fakturaoversikten og har markert de aktuelle fakturaene for eksport og deretter trykket på knappen Visma business vil det genereres en fil (se bildet nedenfor). Denne skal man laste ned. Åpner man filen i Wordpad (Windows) eller Text Editor (Mac) vil man kunne se hvilken informasjon som er kommet med i filen.
Slik fremstår denne fakturaen når man kikker på den i Wordpad:
@FIRM_BEGIN ()
@IMPORT_METHOD (1)
@Actor (=CustNo, Nm, Ad1, Ad2, PNo, PArea, YrRef, CPmtTrm, Phone, Fax, Bsno)
«100152» «FAKTUM FORSIKRING AS» «Haiugjrodet 88» «» «1100» «Oslo» «Magnus Aasarød» «14» «85613455» «» «911744279»
@WaBnd (ValDt, Descr, SrcTp)
«20160229» «RecMan» «12»
@WaVo (LnNo, VoNo, VoDt, VoTp, Txt, DbAcNo, DbTrnCl, DbTxCd, DbAcCl, CrAcNo, CrTrnCl, CrTxCd, CrAcCl, Am, InvoNo, DueDt, CID, Free4, R1 , R2, VatAm, TransSt, Cust)
«1» «643» «20160226» «51» «Faktura» «100152» «» «» «» «» «» «» «» «90000.00» «643» «20160311» «9999900000643002» «» «0» «» «18000.00» «1» «100152»
«2» «643» «20160226» «51» «Faktura» «» «» «» «» «3010» «» «10» «» «75000.00» «643» «» «» «» «0» «» «15000.00» «1» «100152»
«3» «643» «20160226» «51» «Faktura» «» «» «» «» «3010» «» «0» «» «15000.00» «643» «» «» «» «0» «» «3000.00» «1» «100152»
MERK: De forskjellige linjene er separert med «» .
Forklaring av de ulike feltene
(x) = indikerer at feltet er med i RecMan eksporten.
(y) = indikerer at feltet bare er med i debet-linjen i eksporten.
(z) = indikerer at feltet bare er med i kredit-linjen(e) i eksporten.
blankt felt indikerer at det ikke er med i eksporten.
Feltene under @Actor (Aktører):
Merk
Et kundenummer må være i serien 10000 – 19999
| CustNo | Kundenummer | x |
| Nm | Kundens navn | x |
| Ad1 | Adresselinje 1 | x |
| Ad2 | Adresselinje 2 | |
| PNo | Postnummer | x |
| PArea | Poststed | x |
| YrRef | Din referanse | x |
| CPmtTrm | Antall dager kreditt | x |
| Phone | Telefonnummer | x |
| Fax | Faxnummer | |
| Bsno | Organisasjonsnummer | x |
Feltene under @WaBnd (Bunthodet)
| VaIDt | Valuteringsdato | x |
| Descr | Beskrivelse | x |
| SrcTp | Opprinnelse (Denne er lik 12, for import) | x |
Feltene under @WaVo (Bilagslinjer)
| LnNo | Linjenummer | x |
| VoNo | Bilagsnummer | x |
| VoDt | Bilagsdato (YYYYMMDD) | x |
| VoTp | Bilagsart | x |
| Txt | Bilagstekst (her sier tekstfeltet «Faktura») | x |
| DbAcNo | Debet konto | y |
| DbTrnCl | Debet omsettingsklasse | |
| DbTxCd | Debet avg. konto | |
| DbAcCl | Debet kontotype | |
| CrAcNo | Kredit konto | z |
| CrTrnCl | Kredit omsettingsklasse | |
| CrTxCd | Kredit avg. konto | z |
| CrAcCl | Kredit kontotype | |
| Am | Beløp | x |
| InvoNo | Fakturanummer | x |
| DueDt | Forfallsdato (YYYYMMDD) | y |
| CID | KID-nummer | y |
| Free4 | Ikke i bruk | |
| R1 | Avdelingsnummer | x |
| R2 | Prosjektnummer | |
| VatAm | Mva-beløp | x |
| TransSt | Ikke i bruk | |
| Cust | Kundenummer | x |
Eksempelfiler
Første av mange Visma integrasjoner, Visma Business er tilgjengelig som flatfil eksport. Det genereres en enkelt TXT fil som igjen kan importeres i Visma Business programmet.
Visma Business Order V2 er også en fileksport, og generer en fil for kunde, prosjekt og ordre, alle i CSV format.