Denne artikkelen forklarer hvorfor noen e-poster ikke mottas av mottakeren og hvordan man kan forhindre dette.
Når du bruker RecMan, gir det mening å sende e-poster til kunder, kandidater, kontaktpersoner osv. via e-posttjenesten i RecMan. Når du bruker denne, er det viktig å ta tiltak for å sikre at e-postene blir levert trygt. I RecMan har du følgende løsninger for å sikre at e-postene når frem:
- Legge til våre servere i ditt domene sitt SPF-oppføring. Se Domene for mer informasjon om hvordan du gjør dette og validerer oppsettet.
- Sette opp en e-postintegrasjon for hver medarbeider. Se E-post: Oppsett av personlig integrasjon for mer informasjon.
- Bruke Send kun-metoden for å sende e-poster gjennom din Google- eller Microsoft-konto uten å synkronisere innboksen din.
Info
For optimal e-postsending anbefaler vi å sette opp trinnene vist ovenfor. Hvis ingen av dem er satt opp, vil RecMan bruke en fallback solution for å sende e-poster ved bruk av domenet @recmail.com i stedet.
Spamfilter
Når de ovennevnte trinnene er tatt og e-poster fortsatt ikke blir levert eller havner i søppel-/spam-mapper, er det viktig å forstå hvordan et spamfilter fungerer. Et spamfilter har mange kriterier for å avgjøre hvilke e-poster som skal komme inn i innboksen. Summen av disse kriteriene avgjør hvilke e-poster som blir blokkert helt, lagt i søppel-/spam-mapper, eller faktisk lagt i innboksen.
Noen av kriteriene beskrives her:
- Emnefeltet – Et kort og beskrivende emne er viktig. Unngå irrelevante, uklare og uprofesjonelle emner, som store bokstaver, tall og omfattende bruk av symboler. Disse har en tendens til å utløse spamfiltre mer.
- E-postmetadata – Spamfiltrene vil vite om du kjenner mottakeren eller ikke. Det er større sjanse for at de "flagger" e-posten hvis den er adressert til en e-postkonto enn for eksempel ved navn. Den vil også sjekke om du er på mottakerens kontaktliste. En mulighet er derfor å be mottakeren legge deg til i sin liste.
-
IP-adresse – Hvis IP-adressen du sender fra tidligere har blitt flagget som spam, kan e-poster du sender ikke komme frem. Hvis en bruker av RecMan sender ut masse-e-poster, kan for eksempel mange mottakere flagge våre servere som spam-servere.
Advarsel
Når du sender e-poster til flere kandidater eller bedriftskontakter, sørg for at du aldri sender til mer enn 50 samtidig. Dette kan føre til problemer for deg og andre RecMan brukere.
- Innhold og format – E-postens innhold bør være ryddig og oversiktlig. For mye informasjon eller bilder kan utløse spamfiltre. Mye informasjon om selskapet kan for eksempel få spamfiltrene til å tro at det er reklame. Unngå farger, ord med store bokstaver og overdrevne utropstegn, for eksempel. Spamfiltrene vil også sjekke om det finnes en "ren tekst"-versjon av e-posten / presentasjonen / kampanjen.
- Kode – Slurvete kode, tagger overalt eller formatering hentet fra for eksempel MS Word kan utløse dette.
Husk disse punktene når du sender e-poster fra RecMan. Verken RecMan eller du kan endre hva spamfiltre ser etter, så det anbefales å ta noen forhåndsregler før sending.