E-post innstillinger

Introduksjon til e-post innstillinger

For å sikre e-postlevering for alle brukere og system genererte e-poster for RecMan systemet ditt, er det viktig å sette opp e-postinnstillingene. Vi anbefaler å sette opp SPF (Sender Policy Framework) og Domain for å oppnå høyest mulig leveringsevne for e-postene. For å få tilgang til e-postinnstillingene må du ha denne tillatelsen fra deres superadmin.

Hvis du ikke er kjent med viktigheten av e-postoppsett, gjøres det først og fremst for å validere e-postene sendt fra RecMan på vegne av organisasjonen din. Som standard, hvis ingenting er konfigurert, kan forsøk på å sende e-poster fra RecMan med en name@company.com adressen føre til at mottakeren flagger dem som spam på grunn av mangelen på riktige valideringer konfigurert innenfor organisasjonens domene. Derfor er e-postoppsett avgjørende ikke bare for vellykket e-postsending, men også for å forsikre kontaktene dine om at innkommende e-poster faktisk kommer fra deg.

Sendt

Dette er en oversikt over sendte e-poster og meldings info. Dette er en nyttig oversikt for å se alle utgående e-poster fra RecMan, og at de blir sendt riktig. Du finner noen eksempler nederst i artikkelen.

Utboks

Utboks viser alle e-postene i en kø som venter på å bli sendt.

Mislykket sending

Denne visningen viser alle e-poster som mislyktes da de ble behandlet eller levert.

1. Trykk på e-post for å se mer informasjon.
2. Her vil du se mer detaljert informasjon om statusen til denne ikke-leverte e-posten. Viktigst, se på send errors for å få deg på rett spor når du analyserer og feilsøker feilen.

Domene

Domene innstillingen er et nytt tillegg til RecMan systemet fra og med november 2023, og erstatter innstillingene for "SMTP" og "DKIM", som nå er avviklet. Det anbefales å sette opp domene innstillingene sammen med SPF for å oppnå den beste leveringen kvaliteten fra RecMan med denne nye sende tjenesten, og den kan kobles til domenet ditt gjennom CNAME.

Når du legger til domenet ditt i innstillingene, opprettes en domene identitet ved bruk av DomainKeys Identified Mail (DKIM), som du deretter kan bekrefte med DNS-leverandøren din. Dette oppsettet lar oss bekrefte eierskapet til domenet ditt, dine utgående e-poster vil bruke Simple Email Service-tjenesten (SES) utenom e-poster som sendes gjennom API. En fin funksjon er at du vil være bedre rustet til å se om e-poster leveres, åpnes og til og med klikkes hvis den inneholder en URL.

Slik setter du opp domenet:

1. I domene innstillingene legger du til domenet ditt, for eksempel "recman.no."
2. Når domenet ditt er lagt til, klikker du på "DNS records" for å vise 3 rader med CNAME-poster som kan legges til DNS leverandøren din.
3. Etterpå klikker du på "bekreft" for å motta en bekreftelse på at dette er riktig konfigurert. Merk at endringer i DNS innstillingene kan ta opptil 72 timer, i tilfelle det ikke blir bekreftet umiddelbart.

SPF

Sender Policy Framework er en autentiseringsmetode som brukes til å spesifisere hvilke e-postservere som har tillatelse til å sende på vegne av domenet ditt. Dette er normalt konfigurert som en tekstfil  i domenet ditt, og anbefales hvis du skal sende ut e-poster fra RecMan utenfor API integrasjonen som er tilgjengelige for brukere. Derfor er det å ha SPF satt opp for RecMan i domenet ditt en fin måte å sikre at systemgenererte e-poster som sendes med en e-postadresse som inneholder domene adressen din, blir levert på riktig måte.

Slik setter du opp SPF:

1. I e-postinnstillinger for SPF legger du til domenet ditt, f.eks. "recman.no"
2. Deretter får du tilgang til innstillingene for DNS-leverandøren og legger til "v=spf1 include:spf.recman.no"

Og det er det! Hvis den er satt opp riktig, bør statusen i RecMan oppdateres etter en stund for å vise at den er verifisert.

I denne artikkelen kan du lese om oppsett, validering og testing: SPF

Avvikles

DKIM

DomainKeys Identified Mail (DKIM) er en e-post autentiserings teknikk som lar mottakeren bekrefte at en e-post faktisk ble sendt og autorisert av eieren av det domenet. Dette gjøres ved å gi e-poster en digital signatur som inneholder en generert privat nøkkel som kan verifiseres med en offentlig nøkkel i domenet.

I denne artikkelen kan du lese om oppsett, validering og testing: DKIM

SMTP

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) er en protokoll for å sende e-post og bruker en prosess som kalles “lagre og videresend”. SMTP sikrer at e-posten din går videre til og på tvers av nettverk. SMTP jobber med det som kalles Mail Transfer Agent (MTA) for å sende kommunikasjonen din til riktig datamaskin og e-post innboks.

I denne artikkelen kan du lese om oppsett, validering og testing: SMTP

Feilsøking

For feilsøking av sendte e-poster, se eksemplene nedenfor for hva du kan forvente å se her: