Oppdag hvordan du setter opp et økonomisk system som øker kontrollen over finansene dine og opprettholder trygghet.
Når man skal bruke RecMan «fullt ut» snakker vi ofte om det å kunne produsere grunnlag for faktura og/eller lønn. Uavhengig om du driver med salg av tjenester, utleie av personell eller profesjonell rekruttering, vil det være gunstig om man kan opprette grunnlag for faktura og lønn fra samme database som der dine kunder, kontaktpersoner, kandidater og ansatte ligger.
Denne artikkelen og dens henvisninger fokuser på det som angår oppsett av økonomi innstillinger og datagrunnlag som gjør det enklere for din bedrift å skape faktura- eller lønnsgrunnlag. Dersom du skal integrere RecMan med et eksternt lønnsystem eller regnskapssystem, er oppsettet man gjør utrolig viktig.
Økonomi
Man må ta en real runde i innstillingene for økonomi dersom grunnlag for faktura skal opprettes. Om dette er ment som et grunnlag for rapportering, eller om det skal sendes fra RecMan til andre systemer, må man være grundig i denne gjennomgangen.
For hver avdeling hos dere, vil man kunne legge opp unike økonomi innstillinger. Dette vil være alt fra hva faktura skal inneholde, hvordan den skal se ut, hvilke språk den skal være på, hvilken valuta, samt det som gjelder nummerserier og KID. Det er også per avdeling man kan sette opp koblinger til eksterne regnskapssystemer. Dersom det er en eksportmulighet som er relevant for dere og ønsker muligheten for å sende faktura som EHF, aktiveres også dette i disse innstillingene. MVA satser og årsaker for kreditnota er også noe man kan definere her.
Nummerserie
Merk at nummerserie for faktura vil «låses» så snart første faktura opprettes. Det er viktig at man fra disse innstillingene setter ønsket nummerserie før man går igang med fakturering.
For mer informasjon om innstillinger og oppsett, se Økonomi.
Produkter
Den første plassen man bør begynne når det kommer til datagrunnlag for økonomi, er listen over produkter. Produkter er et av de laveste nivået av datagrunnlag i RecMan, og er essensiell å få på plass dersom fakturaer skal genereres.
Produkter og bemanning
I relasjon med andre IT systemer på markedet er det noe unaturlig at det som angår bemanning (artikler og lønn) har en kobling til et produkt. For å ivareta det som gjelder konti, og god innsikt i dekningsbidrag må man derfor koble artikler opp mot et eller flere produkter. Husk derfor på å opprette produktene før man går igang med artikkellisten.
For mer informasjon om innstillinger og oppsett, se Produkter.
Bemanning
I de tilfeller hvor man benytter RecMan som en løsning for bemanning, må man også ta en runde i bemanningsinnstillingene før man begynner. Selv om det er flere av innstillingene her inne som ikke er relatert til økonomisk grunnlag, må man ta en gjennomgang av det som er relevant.
Først og fremst må man legge inn artikler for lønn, fravær, tillegg og fratrekk. Dette er laveste nivå av datagrunnlag og selve grunnmuren i RecMan’s timefangst. Her gjelder det å gjøre ting riktig i henhold til deres bruksområdet, og spesielt når grunnlaget skal eksporteres til eksterne systemer. Alle artikler vil som nevnt ha en kobling til produkter «bakover», og «fremover» vil de bli benyttet i det vi kaller for lønns- og kollektivavtaler (L&K) som i praksis er logikk for timefangsten.
Konsultasjon
Selv om det er flere dyktige mennesker der ute, anbefaler vi at man får en liten introduksjon til dette av en konsulent hos RecMan før man sparker igang.
Det neste man burde se på er det som gjelder eksporter. Skal man eksportere lønnsgrunnlag til et eksternt lønnsystem eller til regnskapsførere, må man aktivere den eller de eksportmulighetene som er relevant.
Sist men ikke minst har vi noe som heter kostnadssted. Dette kan benyttes for å legge inn en ekstra dimensjon for det økonomiske grunnlaget.
For mer informasjon om innstillinger og oppsett, se Bemanning.
Tilbake til Kom i gang med RecMan.