E-post innstillinger

Introduksjon til e-post innstillinger

For å sikre e-postlevering for alle brukere og system genererte e-poster for RecMan systemet ditt, er det viktig å sette opp e-postinnstillingene. Vi anbefaler å sette opp SPF (Sender Policy Framework) og Domain for å oppnå høyest mulig leveringsevne for e-postene. For å få tilgang til e-postinnstillingene må du ha denne tillatelsen fra deres superadmin.

Hvis du ikke er kjent med viktigheten av e-postoppsett, gjøres det først og fremst for å validere e-postene sendt fra RecMan på vegne av organisasjonen din. Som standard, hvis ingenting er konfigurert, kan forsøk på å sende e-poster fra RecMan med en name@company.com adressen føre til at mottakeren flagger dem som spam på grunn av mangelen på riktige valideringer konfigurert innenfor organisasjonens domene. Derfor er e-postoppsett avgjørende ikke bare for vellykket e-postsending, men også for å forsikre kontaktene dine om at innkommende e-poster faktisk kommer fra deg.

Du kan lese mer om ulike metoder for å sende e-post i RecMan i denne artikkelen.

Sendt

Dette er en oversikt over sendte e-poster og meldings info. Dette er en nyttig oversikt for å se alle utgående e-poster fra RecMan, og at de blir sendt riktig. Du finner noen eksempler nederst i artikkelen.

Utboks

Utboks viser alle e-postene i en kø som venter på å bli sendt.

Mislykket sending

Denne visningen viser alle e-poster som mislyktes da de ble behandlet eller levert.

1. Trykk på e-post for å se mer informasjon.
2. Her vil du se mer detaljert informasjon om statusen til denne ikke-leverte e-posten. Viktigst, se på send errors for å få deg på rett spor når du analyserer og feilsøker feilen.

Domene

Det anbefales å sette opp domene innstillingene sammen med SPF for å oppnå den beste leveringen kvaliteten fra RecMan med denne nye sende tjenesten, og den kan kobles til domenet ditt gjennom CNAME.

Når du legger til domenet ditt i innstillingene, opprettes en domene identitet ved bruk av DomainKeys Identified Mail (DKIM), som du deretter kan bekrefte med DNS-leverandøren din. Dette oppsettet lar oss bekrefte eierskapet til domenet ditt, dine utgående e-poster vil bruke Simple Email Service-tjenesten (SES) utenom e-poster som sendes gjennom API. En fin funksjon er at du vil være bedre rustet til å se om e-poster leveres, åpnes og til og med klikkes hvis den inneholder en URL.

Slik setter du opp domenet:

1. I domene innstillingene legger du til domenet ditt, for eksempel "recman.no."
2. Når domenet ditt er lagt til, klikker du på "DNS records" for å vise 3 rader med CNAME-poster som kan legges til DNS leverandøren din.
3. Etterpå klikker du på "bekreft" for å motta en bekreftelse på at dette er riktig konfigurert. Merk at endringer i DNS innstillingene kan ta opptil 72 timer, i tilfelle det ikke blir bekreftet umiddelbart.

SPF

Sender Policy Framework er en autentiseringsmetode som brukes til å spesifisere hvilke e-postservere som har tillatelse til å sende på vegne av domenet ditt. Dette er normalt konfigurert som en tekstfil  i domenet ditt, og anbefales hvis du skal sende ut e-poster fra RecMan utenfor API integrasjonen som er tilgjengelige for brukere. Derfor er det å ha SPF satt opp for RecMan i domenet ditt en fin måte å sikre at systemgenererte e-poster som sendes med en e-postadresse som inneholder domene adressen din, blir levert på riktig måte.

Slik setter du opp SPF:

1. I e-postinnstillinger for SPF legger du til domenet ditt, f.eks. "recman.no"
2. Deretter får du tilgang til innstillingene for DNS-leverandøren og legger til "v=spf1 include:spf.recman.no"

Og det er det! Hvis den er satt opp riktig, bør statusen i RecMan oppdateres etter en stund for å vise at den er verifisert.

I denne artikkelen kan du lese om oppsett, validering og testing: SPF

Feilsøking

For feilsøking av sendte e-poster, se eksemplene nedenfor for hva du kan forvente å se her: