Här kan du läsa om systemets terminologi. Detta hjälper dig att förstå systemet vid användning och när du pratar med kundtjänst.
RecMan är ett av de mest kompletta systemen i branschen och ersätter en rad olika funktioner som tidigare fanns i andra system. Det är också ett system som finns tillgängligt på flera olika språk och som ska fungera för många olika personer, inklusive de som är vana vid att arbeta inom bemanning, search, headhunting, försäljning osv. Vi har därför varit tvungna att göra vissa val om vad vi ska kalla personer, företag, projekt osv., så att vi kan skilja på vad vi faktiskt pratar om och över olika språk.
Nedan hittar du en ordlista som förklarar de mest använda termerna:
| Term | Beskrivning |
|---|---|
| Ansökningar | Avser den formella ansökan från en kandidat till en platsannons, där de kallas sökande. Inskickade ansökningar består vanligtvis av ett CV och ett personligt brev för rekryterarens bedömning av kandidatens lämplighet. Kandidater som har ansökt till en eller flera tjänster markeras i RecMan med etiketten "Sökande". |
| Anställd | En kandidat som har en anställning, även om hen för tillfället kanske inte har ett aktivt jobb. Etiketten "Anställd" betyder att profilen har anställningsinformation sparat, där allt arbete som utförts på kopplade jobb sammanfattas under anställningen. |
| Attribut | Attribut är anpassningsbara fält med olika inmatningstyper som används för att samla in och spara information om kandidater, projekt, företag i CRM eller kontaktpersoner – var och en har sin egen attributtyp i inställningarna. Attribut kan användas för att utöka sökfunktionen i RecMan, skapa taggar eller mer detaljerad information för att enkelt hitta lämpliga kandidater för nya projekt eller för att låta sökande själva fylla i attributet med information. |
| Företag | Avser alla företag som finns i ditt CRM, oavsett om det är en kund, potentiell kund (prospekt), tidigare kund osv. Skiljer sig från Internt företag, som är en systemhierarkinivå i RecMan. |
| Frånvaroartikel | Avser de olika typer av artiklar som används i systemet när en anställd inte arbetar, t ex vid sjukdom. Dessa artiklar separeras av praktiska skäl (viktigt vid export till externa löne- och bokföringssystem). En artikel är alltid kopplad till en produkt för faktureringsändamål. |
| Intern | Indikerar att en kandidat har skapats internt av en medarbetare. Internt skapade kandidater kanske inte vet att de har lagts till i kandidatdatabasen eftersom de inte har registrerat sig själva. "Intern" är en särskild tagg för att markera dessa kandidater. |
| Internt företag | En systemhierarkinivå. Den typiska hierarkin är Internt företag – Avdelning – Företag/Kandidat/Medarbetare. |
| Jobb | Avser en anställds aktiva, tidigare eller kommande arbetsuppdrag. Jobb är kopplade till den anställdes anställning och är kopplade till företag/kunder genom ett eller flera bemanningsprojekt. Varje jobb kopplas till ett kollektivavtal som bestämmer beräkningen för priser och lön. |
| Jobbgodkännare | Avser externa personer (kontaktpersoner i CRM) med inloggningsuppgifter och behörighet att godkänna arbete i RecMans Företagsportal. En jobbgodkännare måste vara kopplad till ett bemanningsprojekt för att kunna se och godkänna registrerat arbete där. |
| Kandidat | Avser alla personer som är registrerade i systemets kandidatbas, oavsett om de själva har ansökt om ett jobb, registrerat en öppen ansökan/CV eller har matats in i systemet manuellt av en medarbetare. Alla som kommer in i systemet börjar som kandidater. |
| Kollektivavtal | Avser en typ av avtal i systemet där olika löne- och arbetsvillkor är fördefinierade (t.ex. timlön, när övertid börjar gälla, olika tillägg, om lunch är betald eller inte osv.). Kollektivavtal är grunden för löne- och fakturaberäkning baserat på registrerat arbete. |
| Kontaktperson | Avser personer registrerade som kontakter kopplade till ett företag i RecMans CRM. Kontaktpersoner kan kontaktas via e-post där kommunikationen sparas som dialog. De kan kopplas till projekt som resurs och kan vara mottagare av offerter eller stå som fakturareferenser på ett projekt. |
| Landad | En kandidat som har gått igenom en rekryteringsprocess och valts för tjänsten. Används både i ren rekrytering och i bemanningsprocesser. |
| Löneartikel | Avser de olika betalningstyper som används i systemet, vilka separeras av praktiska skäl (viktigt vid export till externa löne- och bokföringssystem). En artikel är alltid kopplad till en produkt för faktureringsändamål. Typiska löneartiklar är "Timlön" och "Övertid". |
| Medarbetare | En medarbetare är en person som har användarlicens och inloggningsuppgifter för att använda ditt system, till exempel en kollega eller/och du själv. |
| Offerter och Avtal | Elektroniska offerter/avtal kan skickas till kund/kandidat för granskning, utvärdering och signering. Om offerten/avtalet accepteras och signeras fungerar det som ett giltigt avtal mellan parterna. Termen "Avtal" används när avtal skickas till kandidat/anställd och "Offert" för avtal som skickas till kund från projekt/jobb. |
| Order | En order fungerar som ett utkast till en faktura, dvs. en slags förfaktura. En order kan antingen skapas från projektkortet, i ordermodulen eller genom att omvandla registrerat och godkänt arbete till en order i modulen Orderstock – arbete. |
| Orderbekräftelse kund | Används i samband med bemanning (uppdrag), och avser ett elektroniskt avtal med kunden som klargör schema, fakturapris, tillägg, förmåner, allmänna villkor, arbetstider osv., som kan skickas till kund för bekräftelse och signering. |
| Platsannons | Avser platsannons eller jobbmöjlighet skapad i RecMan som kan publiceras på en eller flera plattformar för att attrahera potentiella kandidater. |
| Process | Detta är rekryteringsprocessen och de olika steg en kandidat gå igenom när de utvärderas till en tjänst. Du har möjlighet att välja egna processkategorier, till exempel "Aktuell", Telefonintervju, Referenskontroll klar osv. Sökande/kandidater kan sättas som "Landade" om de blir valda för tjänsten eller som "Avslå" för att skicka ett meddelande om avslag. |
| Projekt | Avser alla typer av projekt, oavsett om det är en förfrågan, ett pågående uppdrag, ett avslutat uppdrag eller ett internt projekt. Ett projekt kan ha flera etiketter för att ytterligare beskriva och särskilja det från andra projekt. |
| Registrerat arbete | Avser allt arbete som har loggats/registrerats i systemet, antingen av medarbetare eller av de anställda själva. Vi använder ordet ”arbete” istället för ”timmar” eftersom du kan registrera mer än bara arbetstimmar i lösningen, såsom månadslön, dagslön, ackord osv. |
| Tilläggs- och avdragsartikel | Avser de olika typer av tillägg och avdrag som används i systemet, separerade av praktiska skäl (viktigt vid export till externa löne- och bokföringssystem), till exempel "resesättning" som tillägg eller "matavdrag". En artikel är alltid kopplad till en produkt för faktureringsändamål. |