Denna artikel förklarar varför vissa e-postmeddelanden inte tas emot av mottagaren och hur man kan förhindra att detta sker.
När du använder RecMan kan du skicka e-post till kunder, kandidater, kontaktpersoner osv. via e-posttjänsten i RecMan. När du gör det är det viktigt att göra inställningar för att säkerställa att e-postmeddelanden levereras säkert. I RecMan har du följande lösningar för att säkerställa att e-postmeddelanden når mottagaren:
- Lägga till våra servrar i din domäns SPF-post. Se Domän för mer information om hur du gör detta och validerar inställningen.
- Varje medarbetare gör en full e-postintegration. Se E-post: Inställning av personlig integration för mer information.
- Använda Skicka endast-metoden för att skicka e-post via ditt Google- eller Microsoft-konto utan att synkronisera din inkorg.
Info
För optimal e-postsändning rekommenderar vi att du ställer in de steg som visas ovan. Om inga av dessa har konfigurerats kommer RecMan att använda ett reservsystem för att skicka e-post med domänen @recmail.com istället.
Spamfilter
När ovanstående steg har ställts in och e-postmeddelanden fortfarande inte levereras eller hamnar i skräppost-/spam-mappen är det viktigt att förstå hur ett spamfilter fungerar. Ett spamfilter har många kriterier för att avgöra vilka e-postmeddelanden som ska hamna i inkorgen. Summan av dessa kriterier avgör vilka e-postmeddelanden som blockeras helt, läggs i skräppost-/spam-mappen eller faktiskt hamnar i inkorgen.
Några av kriterierna beskrivs här:
- Ämnesfältet – Ett kort och beskrivande ämne är viktigt. Undvik irrelevanta, oklara och oprofessionella ämnen, som versaler, siffror och omfattande användning av symboler. Dessa tenderar att trigga spamfilter mer.
- E-postmetadata – Spamfiltren vet om du känner mottagaren eller inte. Det finns större chans att de "flaggar" e-postmeddelandet om det är adresserat till en e-postadress än exempelvis vid namn. Det kommer också att kontrollera om du finns i mottagarens kontaktlista. En möjlighet är därför att be mottagaren lägga till dig i sin lista.
-
IP-adress – Om IP-adressen du skickar från tidigare har flaggats som spam kan de e-postmeddelanden du skickar kanske inte nå fram. Om en användare av RecMan skickar massutskick, till exempel, kan många mottagare flagga våra servrar som spamservrar.
Varning
När du skickar e-post till flera kandidater eller kontakter, se till att du aldrig skickar till fler än 50 åt gången. Detta kan orsaka problem för dig och andra RecMan-användare.
- Innehåll och format – E-postmeddelandets innehåll bör vara prydligt och ordnat. För mycket information eller bilder kan trigga spamfilter. Mycket information om företaget kan till exempel få spamfiltren att tro att det är reklam. Undvik färger, ord med versaler och överdrivna utropstecken, till exempel. Spamfiltren kontrollerar också om det finns en "ren text"-version av e-postmeddelandet / presentationen / kampanjen.
- Kod – Slarvig kod, taggar överallt eller formatering hämtad från till exempel MS Word kan trigga detta.
Ha dessa punkter i åtanke när du skickar e-post från RecMan. Varken RecMan eller du kan ändra vad spamfilter letar efter, så det rekommenderas att vidta vissa försiktighetsåtgärder innan du skickar.