E-post: Uppsättning av personlig integration

Hur du ställer in din e-post i RecMan-lösningen

E-post i RecMan

Den här artikeln kommer att gå igenom hur du ställer in din e-post i RecMan, hur vår fullständiga e-integration är konfigurerad och hur den fungerar. Vidare kommer artikeln att gå igenom e-postinställningarna och hur du anpassar din inkorg, begränsningar för bilagor, felsökning och allmän information om hur skräppostfilter fungerar.

Konfigurera din e-post

I det här avsnittet går vi igenom hur du ställer in din e-post för ditt RecMan-konto och hur du ställer in sändning för din domän i e-postinställningarna.

För det första kan alla RecMan-system skicka ut e-postmeddelanden, och som standard kommer dessa e-postmeddelanden att skickas via RecMans egen e-postserver om ingen installation görs. Om du använder en e-postadress som "namn@företag.se", kan detta vara ett e-postmeddelande som RecMan inte är behörig att skicka på uppdrag av, och kan leda till att dina e-postmeddelanden flaggas som spam av dina mottagare. Som sådan har vi några steg för att säkerställa att dina e-postmeddelanden skickas och levereras tillförlitligt:

1. Min profil - koppla dina Microsoft- och Google-e-postkonton
2. Fullständig e-integration - synkronisera din Outlook/Gmail med RecMan
3. E-postinställningar och gränser - Inställningar, bilagor, felsökning och skräppost

För användare, genom att ansluta ett e-postkonto till din RecMan-profil, kan utgående e-postmeddelanden skickas via deras respektive API:er.

När det gäller systemgenererade e-postmeddelanden och användare som inte kan konfigurera API-integreringarna, föreslår vi också att du konfigurerar SPF och verifierar din domän i RecMan för att ställa in RecMan som en tillåten avsändare för din domän. För att göra det, se den här artikeln: E-postinställningar.

1. Min profil - endast för utgående e-post

Genom att lägga till ett e-postkonto till din RecMan-användare i Min profil kan du skicka e-postmeddelanden från systemet med Google eller Microsoft. När det är konfigurerat kommer detta att visas i Skickade e-postmeddelanden, där de utgående e-postmeddelandena kommer att visa Gmail API eller Microsoft API.

Följ dessa steg för att konfigurera ditt e-postkonto:

1. Klicka på profilbilden i det övre högra hörnet och klicka sedan på "Profil".
2. Gå till avsnittet E-postkonton och klicka på "Logga in med..."
3. Logga in på ditt konto så ska det vara konfigurerat och synligt ovan!

Om din anslutning lyckas bör du se din e-postadress listad under "E-postkonton" med en Google- eller Microsoft-ikon framför adressen (visas i bilden ovan med 3 separata e-postkonton).

Riktlinjerna från Microsoft och Google kan komma att ändras, och vi föreslår att du kontaktar dem om du har frågor om sändningsgränser.

För mer information om de två inloggningsprocesserna, se:

Tillstånd från administratör?

Om det här är första gången du konfigurerar kan du få ett meddelande som säger att du behöver tillstånd från din administratör. Detta beror på att RecMan måste vitlistas som en tredjepartsapplikation i din e-postdomän, t.ex. Microsoft 365 Admin Center eller Google Workspace Admin.

2. Fullständig e-integration

Fullständig e-postintegrering i RecMan är en betaltjänst som låter dig synkronisera ditt Outlook/Gmail-konto med RecMan för att skicka och ta emot e-postmeddelanden på en plats. Med e-postintegreringen kan du spara dina inkommande e-postmeddelanden till befintliga kontakter och kandidater i din CRM- och kandidatdatabas för förbättrad transparens. Nu kan dina medarbetare gå till kundens/kandidatens profil, klicka på "dialog" och se de senaste nyheterna och håll dig uppdaterad.

För att ställa in e-postintegreringen måste du först aktivera den från medarbetarens inställningar eller låta en RecMan-administratör aktivera den åt dig. Sedan bör en ny ikon vara tillgänglig i det övre högra hörnet:

Här kommer du att uppmanas att logga in med Google eller Microsoft igen i en liknande process som beskrivs i Min profil. Logga in och ditt e-postkonto bör börja synkroniseras med din inkorg.

Konfigurera e-postintegrationen

För att ställa in e-postintegreringen klickar du först på "E-post" och sedan under "Välj e-postleverantör" klickar du på Google eller Microsoft baserat på vilken leverantör du använder för e-posttjänster.

När du ansluter ditt konto kommer du att få ett meddelande om att godkänna RecMan som ett program för att läsa, skicka och radera e-postmeddelanden. Detta måste du acceptera innan du går vidare. Om du inte kan acceptera - måste du kontakta din IT-avdelning för ytterligare hjälp.

För att logga in med Google eller Microsoft, välj det konto du vill ansluta till och tillåt de nödvändiga behörigheterna:

Exempel på anslutning till Gmail

Inom de närmaste minuterna efter att du har tillåtit de nödvändiga behörigheterna. Om din anslutning lyckas kommer e-postmeddelanden att börja synkroniseras, och det kan ta lite tid innan allt blir tillgängligt. När integrationen är klar med synkroniseringen ser du din inkorg i RecMan. Nedan beskrivs de olika avsnitten.

1. Översikt över navigeringsfältet:
   I det här avsnittet hittar du flera knappar med olika funktioner:
   • Uppdatera: Hämta nya e-postmeddelanden för den aktuella inkorgen.
   • Inställningar: Ta bort befintliga integrationer.
   • + Nytt: Skapa ett nytt e-postmeddelande.
2. Mapplista:
   Klicka för att expandera och visa mapparna i din e-post, vilket speglar inställningarna i Gmail eller Outlook.
3. E-postlista Detaljer:
   I varje mapp ser du detaljerad information om e-postmeddelanden, inklusive:
   • Gem indikerar närvaron av bilagor.
   • Ämne, avsändare och mottagningsdatum.
4. Toppfunktioner i verktygsfältet (vid val av e-post):
   När du har valt ett e-postmeddelande innehåller det övre verktygsfältet fem symboler, listade från vänster till höger:
   • Arkiv: Rensa upp din inkorg utan att ta bort dina e-postmeddelanden genom att arkivera dem. Arkiverade e-postmeddelanden flyttas till en etikett som heter "All e-post". När meddelanden arkiveras: Meddelandet kommer tillbaka till inkorgen när någon svarar på det.
   • Ta bort: Ta bort e-postmeddelandet permanent (Obs! Reflekterar i Gmail eller Office 365).
   • Spara: Spara e-postmeddelandet till en befintlig kandidat eller kontaktperson i ditt RecMan-system. Efteråt hittar du e-postkorrespondensen under "dialog".
   • Skapa uppgift: Skapa en uppgift i RecMan för att följa upp e-postmeddelandet.
   • Svara: Svara på det aktuella e-postmeddelandet.
   • Svara alla: Svara alla mottagare och kopior på e-postmeddelandet.
   • Vidarebefordra: Skicka e-postmeddelandet till en ny mottagare.
   • Markera som osynlig
5. E-postförhandsgranskning:
   Visa innehållet i det valda e-postmeddelandet. Här kan du skapa nya kontakter eller kandidater genom att klicka på ikonen bredvid avsändarens namn. Med CV-parsing aktiverad kan du även skapa nya kandidatprofiler från bifogade meritförteckningar i e-postmodulen.

Använder e-post i RecMan

Att skicka ut mejl i RecMan kan göras från flera ställen. För att nämna några kan detta göras från CRM, kandidatdatabas, projektkort och fakturaöversikt. Genom att markera en kandidat eller klicka på dennes e-postadress i kandidatkortet öppnar du fönstret Nytt meddelande:

I det här fönstret är det möjligt att lägga till mottagare för kopiering eller blindkopia, lägga till bilagor och välja en meddelandemall för att påskynda ditt arbetsflöde. Dokumentarkivet låter en effektivt gå igenom RecMan Drive för att hämta ofta använda dokument eller andra bilagor. Använd alternativet Fördröjning, skjut upp ett e-postmeddelande till en bestämd dag och tid.

3. E-postinställningar och gränser

inställningar

I inställningarna för e-postmodulen kan du göra några personliga anpassningar genom att klicka på knappen Inställningar.

1. Härifrån kan du skapa en eller flera signaturer som kan användas när du skickar e-post från denna modul.
2. Ändra vy.
3. Anpassa dina mappar genom att ändra namn och ikoner på mappar och till och med välja om de ska vara synliga. Du har också möjlighet att ändra i vilken ordning mapparna visas.

Begränsningar för e-postbilagor

När du hanterar filstorlekar i e-postbilagor är det viktigt att vara medveten om den övre gränsen för att undvika avvisande av e-post eller uppkomsten av ett felmeddelande. I de fall där API:et avvisar ett e-postmeddelande, tas en alternativ väg och e-postmeddelandet omdirigeras via RecMans e-postserver.

• För e-postinställningar i Min profil är den övre gränsen för att skicka bilagor 3 MB.
• Med e-postintegreringen är den övre gränsen vanligtvis satt till 25 MB, även om denna gräns kan variera beroende på din specifika e-postleverantör.

Om gränsen för bifogade filer överskrids, ett exempel ges nedan. Felmeddelandet visas bredvid den bifogade symbolen i skickade e-postmeddelanden, vilket signalerar att e-postmeddelandet, som nu överskrider gränsen, har omdirigerats via mail.recman.io-servern istället för Microsofts API.

E-post felsökning

Med tanke på att en betydande mängd kommunikation med kunder, kandidater och anställda sker via e-post, är det viktigt att säkerställa tillförlitlig e-postleverans. Vi tar itu med potentiella utmaningar som du kan möta och betonar att utan specifika åtgärder kan vi inte garantera sömlös e-postleverans.

Överväg följande åtgärder för att proaktivt undvika att e-post flaggas av mottagarnas skräppostfilter:

• Individuell e-postkonfiguration: Konfigurera individuella e-postinställningar för varje anställd, antingen i Min profil eller genom e-postintegreringen.
• SPF Record Configuration: Ställ in RecMan som en tillåten avsändare genom att lägga till RecMan till din domäns SPF Record. Detta kan ställas in i e-postinställningarna.
• Verifiera din domän: Konfigurera och verifiera din domän i RecMan för att tillåta sändning från Amazons Simple Email Service (SES) för förbättrad leveransbarhet och inkludera DKIM-signaturer i utgående e-postmeddelanden. Ställ in detta i e-postinställningarna.

Utfasade alternativ:

• Företagsomfattande SMTP-serverinstallation: Utforska hur du ställer in en allmän SMTP-server för ditt företag, som beskrivs i den här artikeln.
• Säkerhet för utgående e-post med DKIM: Förstärk säkerheten för utgående e-post genom att implementera ett extra lager genom DKIM.

Spamfiltret

Om du har följt stegen ovan och mejlet fortsätter att hamna i skräppost är det viktigt att förstå hur ett skräppostfilter fungerar. Spamfilter använder många kriterier för att bedöma inkommande e-postmeddelanden. Summan av dessa kriterier avgör om det betraktas som spam eller inte. Det är därför viktigt att förstå några av dessa kriterier för att undvika att e-postmeddelanden slutar som spam.

Vi förklarar några av kriterierna här:

• Ämnesfält – Ett effektivt och förklarande ämnesområde är viktigt. Undvik irrelevanta, otydliga och skräpämnesfält (t.ex. med många versaler osv.). Dessa tenderar att utlösa spamfilter i större utsträckning.
• E-postmetadata - Spamfiltren vet om du känner mottagaren eller inte. Det är större chans att de "flaggar" mejlet om det är adresserat till ett mejlkonto än t.ex. med namn. Den kommer också att kontrollera om du finns på mottagarens kontaktlista. En möjlighet är därför att be mottagaren att lägga till dig på sin lista.
• IP-adress - Om någon från samma IP-adress har skickat skräppost tidigare. Om en person bestämmer sig för att skicka skräppost från RecMans e-postservrar kommer detta att påverka leveransbarheten vid ett senare tillfälle.
• Innehåll och format – Innehållet i mejlet ska vara snyggt och snyggt. Mycket information om företaget kan t.ex. trigga spamfiltren att tro att det är reklam. Undvik att använda en massa färger, hela ord med VERSALER och massor av utropstecken !! Spamfiltren kommer också att kontrollera om det finns en "oformaterad" version av e-postmeddelandet / presentationen / kampanjen.
• Kod - Slarvig kodanvändning, massor av taggar och t.ex. kod som ingår från Microsoft Word kan utlösa spamfiltren.

Spam är ett problem som är viktigt att tänka på när man skickar ut mejl till mottagare, speciellt om man ska skicka ut mejl till många mottagare. Att förstå principerna för hur spamfiltret fungerar är därför viktigt. Om du tänker på detta så minskar du chansen att just ditt mejl hamnar som spam.