Kalendermodulen kopplar sömlöst ihop RecMan med din kalender, effektiviserar mötesschemaläggning och ger insikt i kollegors scheman för evenemangsinbjudningar.
Hur det fungerar
Att synkronisera din RecMan-kalender med Google eller Outlook erbjuder flera fördelar. Eventuella händelser som läggs till i din RecMan-kalender kommer att återspeglas i din föredragna kalenderplattform och vice versa. Oavsett om du organiserar, ordnar om, uppdaterar eller tar bort en händelse i RecMan eller Google/Outlooks kalender, säkerställer synkronisering synlighet på båda plattformarna.
Genom att aktivera synkronisering kan du också:
- Lägg till möteslänkar för Google Meet eller Microsoft Teams till händelser som skapats i RecMan
- Övervaka deltagarnas svar
- Håll dig uppdaterad om ändringar av evenemang på alla plattformar, oavsett om du är arrangör eller deltagare
Detta säkerställer att RecMan fungerar som en heltäckande allt-i-ett-kalenderlösning för dig.
En sak att tänka på, denna synkronisering är exklusiv för kalendrar och sträcker sig inte till e-post och uppgifter. För e-postintegration med Google Workspace/Gmail eller Outlook tillhandahåller vi vår dedikerade tjänst. Mer information finns i den här artikeln.
Inställning av kalenderintegrering
Viktig
För den bästa upplevelsen rekommenderar vi starkt att du synkroniserar din Google- eller Outlook-kalender med RecMan innan du hanterar dina händelser. Denna sömlösa integration låter dig, som arrangör, och dina medarbetare, som deltagare, komma åt och hantera evenemang utan ansträngning, vilket säkerställer att alla håller sig uppdaterade utan problem. Observera att vi inte kan garantera en fullständig synkroniseringsupplevelse för händelser som skapats utan föregående synkronisering.
När du är inloggad på RecMan, gå igenom följande steg:
- Klicka på Kalender i sidomenyn.
-
Klicka på kugghjulet bredvid Mina kalendrar, vilket leder dig till kalenderinställningarna.
-
Ställ in lämplig tidszon i Allmänna inställningar.
-
Gå till Kalendersynkronisering och logga in på antingen ditt Google- eller Microsoft-konto.
Varning
Du kan synkronisera ditt RecMan-konto med endast en föredragen plattform samtidigt.
För mer information om hur du synkroniserar Google eller Outlook, se den avsedda fliken för din föredragna kalender nedan.
Konfigurera synkronisering mellan RecMan och Google Kalender
-
Välj Google Kalender som din föredragna plattform genom att trycka på Logga in med Google.
-
Efter att ha omdirigerats till Googles webbplats kommer du att kunna välja mellan de konton du är inloggad på eller har varit inloggad på tidigare. Om du inte har loggat in på den här webbläsaren tidigare måste du välja alternativet “Välj ett konto” för att lägga till det önskade kontot.
- Välj ditt konto och tillåt åtkomst till din Google Kalender.
Notera
Du måste tillåta det innan du går vidare. Om du inte kan tillåta det måste du kontakta din IT-avdelning för ytterligare hjälp.
- Efter att ha accepterat alla villkor kommer steg 1 av synkroniseringen att betraktas som avslutat och du kommer att omdirigeras till steg 2. Vid det här laget måste du välja vilken Google-kalender du vill koppla till motsvarande RecMan-kalender för att kunna se, organisera och hantera evenemang på båda plattformarna.
Viktig
Detta steg är obligatoriskt, så vi rekommenderar starkt att du inte hoppar över det. Om du inte ställer in en anslutning mellan Google- och RecMan-kalendrar kommer synkronisering INTE att fungera.
-
Så snart du klickar på "Slutför"-knappen kommer synkroniseringen att vara aktiv och redo att användas. Från och med nu kommer alla nya evenemang och alla uppdateringar som görs av dessa evenemang att återspeglas i dina RecMan- och Google-kalendrar.
Notera
- Det kan ta upp till 30 minuter att synkronisera de första händelserna.
- Synkronisering fungerar bara för nya händelser som skapats efter att du aktiverat den.
- Gamla händelser som skapats i din Google- eller RecMan-kalender innan du aktiverade synkronisering kommer INTE att synkroniseras.
- Eventuella uppdateringar av gamla händelser i dina Google- eller RecMan-kalendrar kommer INTE att synkroniseras när synkronisering har aktiverats.
- Synkronisering kanske inte fungerar korrekt om din anslutna Google-e-postadress skiljer sig från din RecMan-e-postadress som används för synkronisering.
- Om du blev inbjuden till ett möte som skapades i RecMan-kalendern av Organizer, som också har ansluten synkronisering - kommer händelsen INTE att visas för dig varken i RecMan eller i Google-kalendrar
- Om du blev inbjuden till ett möte som skapades i Google kalender - kommer eventet att visas för dig i både RecMan och Googles kalendrar
- Om du redan har din RecMan-kalender synkroniserad med Google-kalendern där händelser har skapats tidigare, kommer ändringar som görs av dessa händelser efter denna uppdatering INTE att synkroniseras. Endast nya evenemang kommer.
Konfigurera synkronisering mellan RecMan och Office 365
Viktig
För att säkerställa att RecMans kalender kan kommunicera med din kalender i Outlook måste dina globala administratörer först godkänna RecMans synkroniseringsapplikation. Detta görs av de globala administratörerna genom att ställa in sin egen synkronisering mellan Outlook-kalendern och RecMan före alla andra i organisationen genom att använda länken som heter Connect as admin.
-
Välj Office 365 / Outlook som ditt föredragna alternativ genom att trycka på Logga in och välja rätt alternativ för dig.
- Om du redan är inloggad på ditt Microsoft 365-konto kommer anslutningen att göras automatiskt. Om du har olika konton kommer du att kunna välja vilket konto som ska länkas.
-
Logga in med ditt Outlook-användarnamn och lösenord.
- Efter inloggning kommer steg 1 av synkroniseringen att betraktas som avslutat och du kommer att omdirigeras till steg 2. Vid det här laget måste du välja vilken Microsoft-kalender du vill ansluta till motsvarande RecMan-kalender för att kunna se, organisera och hantera evenemang på båda plattformarna.
Viktig
Detta steg är obligatoriskt, så vi rekommenderar starkt att du inte hoppar över det. Om du inte ställer in en anslutning mellan Microsoft- och RecMan-kalendrar kommer synkronisering INTE att fungera.
-
Så snart du klickar på "Slutför"-knappen kommer synkroniseringen att vara aktiv och redo att användas. Från och med nu kommer alla nyskapade händelser och alla uppdateringar av dessa händelser att återspeglas i dina RecMan- och Microsoft-kalendrar.
Notera
- Det kan ta upp till 15 minuter att synkronisera de första händelserna.
- Synkronisering fungerar bara för nya händelser som skapats efter att du aktiverat den.
- Gamla händelser som skapats i din Outlook- eller RecMan-kalender innan du aktiverade synkronisering kommer INTE att synkroniseras.
- Eventuella uppdateringar av gamla händelser i dina Outlook- eller RecMan-kalendrar kommer INTE att synkroniseras när synkronisering är aktiverad.
- Synkronisering kanske inte fungerar korrekt om din anslutna Outlook-e-postadress skiljer sig från din RecMan-e-postadress som används för synkronisering.
- Om du blev inbjuden till ett möte som skapades i RecMan-kalendern av arrangören som också har ansluten synkronisering - kommer händelsen INTE att visas för dig varken i RecMan- eller i Outlook-kalendrar
- Om du blev inbjuden till ett möte som skapades i Outlook-kalendern - kommer händelsen att visas för dig i både RecMan- och Outlook-kalendrar
- Om du redan har din RecMan-kalender synkroniserad med Outlook-kalendern där händelser har skapats tidigare, kommer ändringar som görs av dessa händelser efter denna uppdatering INTE att synkroniseras. Endast nya evenemang kommer.
Mina kalendrar - Inställningar och anpassning
Klicka på Kalender i sidomenyn och sedan på kugghjulet. Detta tar dig till kalenderinställningarna. Under Mina kalendrar klickar du på ditt namn.
Dela din kalender och anpassning
För att förbättra upplevelsen ytterligare, överväg att dela din kalender med dina kollegor och be dem göra samma sak åt dig. För mer information, se skärmdumpen nedan med dess listade instruktioner.
- Dela kalendrar med kollegor och ställa in behörigheter.
- Anpassa färgen för din kalender och de kalendrar som har delats med dig.
- Skapa och redigera mötestyper för att göra din kalender mer informativ.