Aquí puede leer sobre la creación, modificación y seguimiento de ofertas o acuerdos enviados a clientes o candidatos.
Los proyectos RecMan tienen una característica que le permite generar ofertas y acuerdos electrónicamente, eliminando la necesidad de imprimir contratos o usar software externo. Estas ofertas y acuerdos a menudo se basan en plantillas con etiquetas de combinación (mScript), lo que facilita la creación de excelentes contratos. Las ofertas pueden, a su vez, enviarse directamente a un cliente o candidato, e incluso puede cambiar el acuerdo después de enviarlo, siempre que no esté firmado.
Una vez enviado, el cliente o candidato puede firmar el documento electrónicamente, con la misma seguridad que espera de una firma tradicional.
Crear una oferta o acuerdo y enviarlo
Presione el botón Ofertas que se encuentra en la tarjeta del proyecto y obtendrá una lista de todas las ofertas y acuerdos creados en este proyecto con información general y la capacidad de enviar, editar o eliminar un acuerdo de la lista. Algunos pueden aparecer como borradores, lo que significa que se han creado, pero aún no se han enviado a ningún cliente. Esta función de borrador permite trabajar con muchos acuerdos simultáneamente y colaborar en acuerdos y acuerdos con sus empleados.
Si desea crear una nueva oferta o acuerdo, presione el botón + Crear, resaltado en rojo en la imagen de arriba. Luego viene una pantalla donde crea la oferta o acuerdo. En la siguiente imagen, encontrará la explicación de los diferentes botones y funciones de esta pantalla.
- El nombre de la oferta/acuerdo: esto decide cómo se llama la oferta internamente en el sistema, por lo que es bueno crear nombres únicos para identificar los diferentes.
- Esta opción decide si obtiene una imagen de fondo en su acuerdo o si prefiere un fondo neutro. Si elige una imagen, el sistema elegirá entre varias fotos de archivo.
- Defina si incluir una firma o no.
- Si ha agregado categorías, aquí puede elegir una.
- Defina quién es el responsable de la oferta, seleccione de una lista de sus colegas. Su nombre e información de contacto aparecerán automáticamente en el producto final.
- Referencia de cliente. Igual que el punto anterior, pero esto le permite seleccionar quiénes trabajan para la empresa en cuestión deben incluirse en la oferta.
- Tipo de oferta/acuerdo. Aquí puede elegir entre cinco opciones:
- Oferta/Acuerdo: el tipo estándar de oferta le permite incluir información sobre su cliente y el contacto de su empresa.
- Trabajo – Confirmación del pedido del cliente: generalmente se usa cuando necesita confirmación sobre un puesto de trabajo o una propuesta de contratación.
- Trabajo – Confirmación del empleado: igual que la Confirmación del pedido del cliente, pero esto también le permite seleccionar un empleado e incluir información sobre el empleado y el trabajo al que está asignado.
- Ampliar trabajo: información del pedido del cliente: igual que la información del pedido del cliente, pero normalmente se usa para ampliar un trabajo existente.
- Extender trabajo – Confirmación del empleado: una confirmación enviada al empleado con respecto a la extensión de un trabajo.
- Elija el idioma que se utilizará en la oferta. Esto decide el idioma para la casilla de verificación del acuerdo y el botón de firma, por ejemplo.
- De permiso para comentar.
- Pronóstico de oferta: esta característica se describe en detalle a continuación.
- En este campo, escribe un correo electrónico describiendo la oferta. Este texto se mostrará cuando el cliente reciba la oferta, con el enlace a la oferta que se muestra a continuación. Las etiquetas de combinación y las plantillas se pueden usar aquí para automatizar este paso en lugar de escribir manualmente el correo electrónico.
Nota
Si elige una plantilla del menú desplegable y el Asunto del correo electrónico está vacío, el Asunto recibirá el nombre de la plantilla. Asegúrese de que esto sea correcto antes de enviar la oferta.
- Desde aquí, puede adjuntar archivos a la oferta desde el Archivo de documentos. El archivo aparecerá en la parte inferior de la oferta, en el área de Firma.
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Aquí se escribe la oferta en sí. Por lo general, hay plantillas prefabricadas creadas en el sistema, que puede encontrar en el menú desplegable, que ahora puede seleccionar y personalizar. Si está utilizando cualquier combinación de etiquetas (mScript), puede presionar el símbolo del rayo junto al menú desplegable para obtener una vista previa de la combinación.
Nota
Si elige una plantilla del menú desplegable, se eliminará cualquier contenido escrito actualmente y la plantilla se colocará aquí en su lugar. Si bien el botón Lightning le muestra las etiquetas de combinación, no se pueden mostrar todas antes de enviar, por ejemplo, la etiqueta @offer.created.
- Como puede ver, hay cuatro símbolos aquí. La Flecha lo lleva de regreso al proyecto, la Papelera elimina su borrador actual, el ícono de Dos flechas circulares restablece su borrador actual y el Ojo le permite obtener una vista previa de la oferta antes de enviarla.
- Este suele ser el último paso para crear la oferta. Puede elegir Crear la oferta o Crearla y enviarla. Si solo desea crearlo, se guardará como un borrador, que luego podrá enviarse desde la tarjeta del proyecto. Crear y enviar, envía la oferta a la dirección de correo electrónico proporcionada anteriormente.
Nota
Puede cambiar el texto de la oferta incluso después de enviarlo, siempre que no esté firmado.
Pronóstico de acuerdo
Al crear una nueva oferta/acuerdo, puede optar por insertar cifras de previsión. Aquí tiene la oportunidad de ingresar un valor mínimo, un valor máximo, un valor estimado, la probabilidad de firmar y la fecha de entrega. Estas cifras forman la base del informe Vista general Economía, del que se podrán extraer las cifras de proyección sobre contrato.
En el pronóstico del acuerdo, debe establecer una fecha de entrega. De lo contrario, no podrá retirar los informes acumulados. También se requiere ingresar la probabilidad de firmar. Si este campo está en blanco, la probabilidad será del 0% y obtendrá "sumas cero" en los informes. Cuando se trata de valores, se requiere que use el valor mínimo y el valor máximo juntos (dejando en blanco el valor estimado) o el valor estimado (para dejar en blanco el valor mínimo y máximo). También podría completar toda la información.
Ejemplo del uso de la previsión de contrato: Ha establecido una probabilidad del 70 % en un valor estimado de 10 000. La previsión para este contrato será de 7000. Puede ver los resultados en el informe denominado Resumen económico.
Completar la oferta/acuerdo
Una oferta completa normalmente se ve así:
Las etiquetas de combinación ya están insertadas y se imprimirán con el botón de rayo rojo, y la información de la oferta/acuerdo se combinará en la plantilla que usamos para la confirmación del pedido. Para el correo electrónico, también podemos usar la plantilla. Es imposible obtener una vista previa de las etiquetas de combinación aquí, pero aún puede usarlas. Se insertarán a medida que envíe la oferta.
Cuando comiences a acercarte al resultado final, te recomendamos presionar el botón de vista previa (el símbolo del Ojo se encuentra en la parte superior de la pantalla). Esto le permite ver el resultado de la oferta, que es la versión que verá el cliente. Una vez que lo hayas mirado aquí, puedes enviarlo con el botón Enviar. A continuación, volverá a la pantalla Proyecto.
Seguimiento de ofertas y acuerdos electrónicos
Una vez que haya enviado una oferta a un destinatario, aún tendrá la oportunidad de seguir el proceso y cambiar si algo es incorrecto. En la sección Oferta, tienes la opción de editar la cita. Esto se puede hacer en tiempo real, de modo que el destinatario pueda ver los cambios tan pronto como se realicen. También es posible volver a enviar el correo electrónico con la oferta y tiene la oportunidad de eliminarlo si lo desea. También puede ver y cambiar el pronóstico del acuerdo.
- Al presionar la pestaña azul, aparecerá información básica sobre la oferta.
- El pronóstico del acuerdo subyacente son los números que registró cuando creó la oferta/acuerdo. Puede cambiarlos aquí y tiene la oportunidad de agregar comentarios. También puede ver quién abrió la oferta/acuerdo, la fecha en que se realizó y desde qué dirección IP se realizó.
- Este resumen muestra un registro de a quién ha enviado la oferta. También tiene la oportunidad de enviar el mensaje de nuevo.
- Aquí, puede crear pedidos basados en la oferta/acuerdo. Una parte de la información del pedido se completa automáticamente a partir de la oferta. Puede agregar todas las líneas que necesita y editarlas. También puede elegir si la oferta/acuerdo será facturable o no. Si configuró el pedido para que no sea facturable, no podrá crear facturas basadas en este pedido (recibirá el mensaje de error que dice No facturable).