Este artículo explicará cómo procesar aplicantes y gestionar candidatos en RecMan.
Acerca de la gestión de aplicantes en general
La gestión de aplicantes de RecMan funciona de manera diferente a otros sistemas de contratación que quizás haya usado antes. Eso se debe a que está diseñado para manejar diferentes tipos de reclutamiento — desde empresas que reciben miles de solicitudes para una oferta de trabajo hasta firmas de búsqueda ejecutiva que trabajan en posiciones especializadas sin publicar jamás una oferta en línea. El sistema debe funcionar tanto si se tiene un proceso de contratación simple como uno complicado con múltiples entrevistas, verificaciones de referencias y otros pasos que pueden tomar semanas o meses en completarse.
Puede usar la solución para gestionar todo tipo de candidatos, sin importar cómo los encontró. Esto incluye personas que aplicaron a sus ofertas de empleo, candidatos que están ya en su base de datos y personas que encontró a través de otras fuentes y agregó directamente, incluso si nunca aplicaron a nada. Esto significa que todo su trabajo de reclutamiento, ya sea que las personas lleguen a usted o que usted salga a buscarlas, puede gestionarse en un solo lugar.
Para que todo esto funcione sin problemas, RecMan divide las cosas en dos partes que trabajan juntas: una parte gestiona sus aplicantes entrantes y la otra procesa todos los candidatos, como aplicantes, candidatos obtenidos manualmente y candidatos sugeridos por IA. Esta configuración le permite crear un flujo completo de contratación con o sin ofertas de trabajo, lo cual es especialmente útil para reclutadores ejecutivos y para cualquiera que prefiera construir relaciones con candidatos potenciales antes de tener vacantes específicas que cubrir.
Comenzando con la pestaña Aplicantes
La idea de la pestaña Aplicantes en el proyecto, es realizar una selección inicial de los aplicantes para que solo aquellos relevantes para la posición sean incorporados al proceso de reclutamiento (Tablero o Lista).
Aquí también tiene una visión general de qué aplicantes han sido descartados. Se puede enviar una carta de descarte por correo electrónico al descartar a un candidato.
Navegando por el pipeline
Puede organizar a los aplicantes en el Tablero arrastrándolos y soltándolos en varios pasos personalizables del pipeline, como entrevistas y verificaciones de antecedentes.
En ambas pestañas, Tablero y Lista, tiene una variedad de opciones, por ejemplo:
- Programar entrevistas: Integre su calendario para organizar entrevistas sin inconvenientes.
- Acceder a detalles del candidato: Previsualice la información del candidato en un panel lateral, donde puede hacer anotaciones y ver archivos adjuntos sin salir del tablero.
- Enviar correos electrónicos y SMS: Comuníquese con uno o varios candidatos de manera eficiente.
- Presentar candidatos: Muestre uno o más aplicantes a su cliente para recibir su retroalimentación.
- Hacer presentaciones profesionales: Comparta una presentación digital impecable de los candidatos con sus clientes para su revisión.
- Exportar a Excel: El sistema generará un archivo .xlsx con información básica como nombre y título del candidato, datos de contacto, etapa y estado en el pipeline, etc.
- Enviar pruebas de evaluación: RecMan ofrece una variedad de integraciones de pruebas de evaluación que pueden automatizarse para una etapa particular del pipeline o enviarse manualmente a un aplicante específico.
- Descartar aplicantes irrelevantes: Si determina que un candidato no es adecuado, haga clic en el botón Descartar. Esto lo mueve a la categoría de descartados, haciendo su flujo de trabajo más fluido.
- Ajustar estado: Si elimina candidatos del pipeline, su estado volverá a Pendiente.
Consejos prácticos para la gestión de aplicantes
No existe un enfoque único para la gestión de aplicantes, así que exploremos algunos pasos prácticos:
1. Selección
Puede ser ventajoso hacer una depuración continua a medida que llegan los aplicantes, tal vez cada dos días. El primer paso es depurar a los aplicantes pendientes, ya que puede estar seguro de que algunos no serán procesados más adelante en el pipeline.
Vaya a Aplicantes, luego filtre por la oferta de empleo relevante y otros criterios pertinentes. En el panel lateral del aplicante, podrá simplemente ver los CV individuales, solicitudes y archivos adjuntos para realizar su selección inicial.
Si ve que la persona es irrelevante, haga clic en el botón Descartar. Este aplicantes ahora aparecerá bajo la categoría Descartado en la pestaña de Aplicantes, o si ya había sido aceptado en el tablero, recibirá una etiqueta roja de Descartado.
Recuerde que puede mover al pipeline o descartar varios solicitantes marcándolos. En la configuración del proyecto, puede agregar una plantilla para el correo electrónico de descarte.
Algunos prefieren esperar hasta el final del proceso para descartar al aplicante, pero desde la perspectiva del aplicante, no hay nada de malo en descartar continuamente. Y también es posible descartarlos y programar un retraso en el envío de un correo electrónico.
2. Agregar aplicantes relevantes al pipeline
Ahora queremos trabajar con los aplicantes aceptados, y la manera de hacerlo es incorporarlos a un pipeline (vista de Tablero o de Lista).
El sistema los ubicará a todos en el primer paso del pipeline.
3. Trabajar con candidatos en el pipeline
Gestionar candidatos en el pipeline es donde su proceso de reclutamiento realmente toma forma. Con los candidatos irrelevantes fuera de la vista, tendrá una visión más clara de sus prospectos. Después de realizar entrevistas y verificaciones de referencias, y una vez que seleccione a un candidato, simplemente haga clic en el botón Contratar.
4. Proceso de contratación y limpieza
Una vez que los candidatos estén marcados como Contratados en su pipeline, es hora de concluir el reclutamiento.
Puede descartar fácilmente a los candidatos que estaban en el pipeline pero no fueron contratados. Una vez descartados, estos candidatos permanecerán en el sistema, con sus etiquetas del pipeline eliminadas.
Después de este proceso, todos los candidatos estarán marcados como Descartados o Contratados. Todos los solicitantes habrán recibido una respuesta, y ahora puede concentrarse en contactar a quienes obtuvieron el trabajo para continuar el proceso de incorporación. Las etiquetas que usó previamente pueden ser valiosas más adelante, permitiéndole revisar a sus candidatos.
Consejo
Si encuentra un candidato relevante durante su revisión, considere agregarlo a un grupo de candidatos. Esto facilitará encontrarlo más tarde, especialmente si varios candidatos están calificados para diversas posiciones.
Formas alternativas de agregar candidatos a un pipeline
Desde la base de candidatos:
Puede agregar fácilmente un candidato existente a un pipeline. Simplemente seleccione al candidato y luego haga clic en el botón Agregar al pipeline ubicado sobre sus nombres en la base de candidatos. Recuerde, el mismo candidato puede formar parte de múltiples pipelines.
Desde la tarjeta del candidato:
También puede agregar candidatos directamente desde su tarjeta de candidato. Desde aquí, puede ver en qué pipelines está actualmente un candidato, así como información sobre el compañero de trabajo que gestiona ese pipeline y el proyecto asociado. Puede mover al candidato a un paso diferente o eliminarlo del pipeline cuando sea necesario.
Agregar un candidato manualmente
Para agregar un candidato manualmente, simplemente haga clic en el botón Más en la esquina superior izquierda y seleccione Candidato. Solo necesita completar el nombre y apellido, pero también puede conectarlo a un proyecto y oferta de trabajo al mismo tiempo, asegurando que aparezca en el pipeline. Si lo desea, puede agregar su correo electrónico y contraseña, permitiéndole enviar esta información de inmediato.
Conclusión
Al gestionar sus solicitantes con RecMan, puede disfrutar de una experiencia de reclutamiento más clara y organizada. Recuerde, todo se trata de crear un proceso que se adapte a su estilo y necesidades.