Visma Lønn v.3 (Exportación de archivos de nómina)

Visma ha creado su propia hoja de Excel, que está integrada con Visma Lønn y se usa para importar datos de nómina a Visma Lønn. Los consultores de Visma consideran que esto es una mejor manera de importar datos de nómina a Visma Lønn que el método anterior, que importaba datos de nómina a través de archivos CSV (Visma v.2). Por lo tanto, RecMan ha desarrollado un nuevo archivo de exportación de Visma (Visma v.3) que exporta información especialmente adaptada a la propia hoja de Excel de Visma.

Descarga la hoja de Excel de Visma

La hoja de Excel de Visma para la que se crea la exportación de salarios de Visma se puede encontrar en la siguiente página: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-Lonn/Innlesing-import-av-data-til- Visma-Lonn/ta-p/26401.

Configuración de la hoja de Excel de Visma

Antes de que los datos de salarios puedan importarse a su sistema Visma Lønn, la hoja de Excel primero debe configurarse correctamente. Esto se hace en la pestaña Configuración en la hoja de Excel. Para la configuración inicial, recomendamos utilizar un consultor de Visma para obtener asistencia. Aquí tenemos buenas experiencias con el distribuidor Visma Columbi.

Se deben completar los siguientes campos (pero es posible que se deban completar varios campos según la instalación de Visma):

• Cliente/empresa
• Nombre del servidor
• Este año
• Área de archivo de datos

También es posible que desee establecer algunos valores predeterminados al importar a Visma en Reglas de validación (Herramientas), así que luego ingrese a Visma como predeterminado al importar sin tener que estar en la hoja de Excel.

Uso práctico de la hoja de Excel de Visma

Visma Lønn - datos de empleados - Importación de nuevos empleados

Por lo general, comienza extrayendo los datos de los empleados de RecMan e importándolos a Visma Lønn. Esto se hace al principio de la contratación de nuevos empleados para obtener información fiscal, A-melding, etc., y para obtener información sobre los empleados existentes, es decir, para su posterior procesamiento en Visma Lønn.

1. La recuperación de datos de empleados para Visma Lønn se realiza desde Informes → Visma DK - empleo y es bueno hacerlo antes de que las transacciones de nómina se importen a Visma Lønn. Si lo hace en este orden, se asegurará de no intentar importar transacciones de nómina de empleados que no se hayan creado en Visma Lønn y que, por lo tanto, terminarán con un mensaje de error.

   

   Opciones de filtrado al recuperar Visma Lønn - ficha de empleado

   A menudo, solo desea incluir empleados recién creados en RecMan que no existen en Visma Lønn. Para diferenciar entre empleados nuevos y empleados existentes, una posibilidad puede ser utilizar el filtro Sí/No de la tarjeta fiscal. Si coloca una tarjeta de impuestos en "no" en la tarjeta de candidato en la información del empleado, estos nuevos empleados aparecerán cuando los filtre cuando se saque el informe.

   

   Si se hace de esta manera, también es importante configurar el campo de la tarjeta de impuestos en "sí" cuando se haya obtenido la tarjeta de impuestos del candidato en Visma Lønn para que esta información también se actualice en RecMan.

   Cuando se genera el informe, se descarga automáticamente o se le pregunta si desea descargarlo (según el navegador en el que se encuentre).

2. Guarde el archivo en un lugar donde pueda volver a encontrarlo fácilmente y tenga control sobre qué archivo se ha eliminado (siéntase libre de darle un nuevo nombre que describa el período en el que se encuentra o similar). Lo más importante es que tiene control sobre los distintos archivos que se exportan.

3. Abra la hoja de Excel.

   

4. Seleccione todas las celdas de la hoja y copie todas las celdas EXCEPTO la fila superior que contiene la descripción de todas las columnas.
5. A continuación, abra el archivo de importación de Excel de Visma. Guarde esta hoja inmediatamente como un nuevo documento con un nombre descriptivo para que no trabaje con el documento original.
6. Luego, pegue la información de Visma: archivo de Excel de datos de empleados que se exportó de RecMan al archivo de Excel de Visma. Asegúrese de que la información termine en las columnas correctas en el archivo Excel de Visma.

7. Luego vaya a la pestaña Menú principal en la hoja de Excel de Visma. Luego presione el botón Actualizar EMPLEADO en Visma Lønn cuando desee importar datos de empleados a Visma Lønn.

   

8. Aparecerá un cuadro de diálogo cuando se complete la importación. Siéntase libre de ingresar a Visma Lønn y verificar que la información haya llegado correctamente a Visma tomando algunas muestras aleatorias de los empleados.

Visma Lønn - transacciones de nómina

Ahora que las transacciones de nómina se van a exportar desde RecMan, vaya a Cheques de pago. Puede encontrar más orientación sobre cómo crear una base salarial para los retiros a los sistemas de nómina aquí.

1. Realice los filtros deseados a la izquierda en la descripción general de la base salarial, por ejemplo, exportar «no», elegir un departamento específico, etc.
2. Luego marque todos los empleados (asegúrese de que todos los empleados se muestren en la misma página para evitar tener que eliminar los archivos varias veces).

3. Haga clic en el botón Visma Lønn v.3 para descargar el archivo de Excel.

   

4. Luego se genera el archivo. Haga clic en el nombre del archivo para descargarlo. Un consejo es hacer clic derecho para seleccionar Guardar como y luego guardar el archivo en la carpeta deseada directamente.