En este artículo, te explicaremos los diferentes módulos del Portal de Empresa que pueden utilizar las personas de contacto, los aprobadores de trabajo y los partners.
Este es el segundo artículo, pero quizás quieras comenzar por el primero, que contiene instrucciones sobre cómo iniciar sesión, la navegación y mucho más: Primeros pasos con el Portal de Empresa.
Programación de turnos
El Módulo de programación de turnos está totalmente integrado con la aplicación principal, el Portal del Empleado y la aplicación para empleados, lo que proporciona una forma más ágil de crear y gestionar reservas y turnos.
Los permisos de acceso y edición dependen de los roles de usuario y de las asociaciones con los proyectos. La pestaña Turnos ofrece una vista centralizada de todos los turnos generados desde los módulos de Calendario de Personal, Calendario de Empleados y Programación de Turnos. La información detallada de cada turno está disponible a través de un panel informativo.
Los contactos pueden ver los turnos vinculados a los proyectos a los que tienen acceso, así como los turnos incluidos en las reservas que hayan creado. Además, es posible filtrar los turnos por estado, proyecto o reserva mediante un selector de fechas intuitivo.
Los datos de los turnos pueden exportarse en formatos PDF y Excel para la elaboración de informes y análisis. También es posible crear varios turnos simultáneamente y vincularlos a reservas existentes, así como realizar distintas acciones sobre ellos, como exportarlos o eliminarlos de forma selectiva.
Asimismo, se pueden asignar empleados a proyectos y crear turnos dentro de una reserva, incluyendo la selección de fechas, la configuración de las opciones de descanso y la asignación masiva de uno o varios empleados.
Para obtener más información sobre el Módulo de programación de turnos, consulte el artículo correspondiente en el Centro de ayuda: Módulo de programación de turnos.
Trabajo registrado
En este módulo, podrá consultar, editar y aprobar el trabajo registrado correspondiente a los proyectos asignados a su perfil.
Las distintas opciones de filtrado permiten localizar rápidamente la información deseada.
También podrá navegar por los distintos períodos utilizando las flechas y alternar entre una vista mensual, semanal o personalizada, según sus preferencias. Para agilizar la navegación, puede crear pestañas personalizadas con filtros específicos haciendo clic en el botón + de la barra de pestañas.
La pestaña Para su aprobación muestra todos los registros de trabajo pendientes de aprobación a los que tiene acceso, correspondientes a todo el período, sin necesidad de aplicar filtros. Al hacer clic en un enlace de aprobación o en una notificación de «trabajo pendiente de aprobación», se le dirigirá automáticamente a esta pestaña para revisar y aprobar todos los elementos pendientes.
Si toda la información es correcta, puede hacer clic en «Aprobar todo», aprobar los elementos de forma individual o seleccionar varios al mismo tiempo. También puedes gestionar subproyectos, descargar la lista en una hoja de cálculo de Excel o eliminar estos registros.
Si detecta un error, también puede hacer clic en el registro y escribir un comentario en el panel lateral. Este comentario será visible para los usuarios del Centro de Solicitudes, quienes revisarán el trabajo registrado y tomarán las medidas necesarias para corregirlo.
Los usuarios (personas de contacto) con el permiso "Trabajo - Editar" en el sitio principal pueden modificar fácilmente detalles como la fecha, las horas trabajadas y la duración de los descansos.
La barra de resumen situada en la parte inferior ofrece una visión general inmediata de los totales correspondientes a todos los registros mostrados. En ella se indica el número total de registros, el tiempo total trabajado y los costes por empleado.
La información se actualiza automáticamente cuando se aplican filtros o se realizan cambios en los registros de tiempo. La visualización de estos datos está sujeta a los permisos asignados al usuario.
El selector Horas/Días permite alternar la visualización de la información entre horas y días. Cuando está activado, toda la información relacionada con el trabajo registrado, así como los resúmenes por empleado y los totales generales, se muestra en días en lugar de horas. Esta configuración también afecta a las exportaciones de datos, que se generarán en días u horas según la opción seleccionada en el selector.
Empleados
En este módulo encontrará una lista de los empleados de su empresa, con la posibilidad de crear nuevos perfiles, cargar currículums y realizar otras acciones relacionadas con su gestión.
El módulo muestra una tabla estructurada de empleados accesible para cada persona de contacto, incluyendo los puestos que tienen asignados y, cuando corresponda, las etapas actuales de los procesos en los que participan. Cada puesto y etapa del proceso incluye información detallada para proporcionar mayor contexto y claridad.
También es posible abrir el panel de un empleado para consultar y gestionar información clave, como el nombre, los datos de contacto y los atributos personalizados.
Los perfiles de los empleados distinguen claramente los currículums de otros archivos adjuntos, lo que facilita la organización y gestión de la documentación.
Posiciones
Aquí puedes ver todos los puestos de tus proyectos en curso.
Utiliza los filtros rápidos para acceder con un solo clic a vistas habituales: Activos, Vencen esta semana, Vencen la próxima semana o Pendientes de aprobación. Para realizar búsquedas más avanzadas, haz clic en Filtros para combinar criterios como Estado, Empleado, Empresa, Proyecto, Fecha de inicio, Fecha de finalización y Trabajo por aprobar, con compatibilidad para campos de selección múltiple y rangos de fechas personalizados. Haz clic en Borrar todo para restablecer los filtros.
Facturas
En el módulo Facturas, puedes ver todas las facturas que se te han enviado, que están asignadas a tus proyectos o que corresponden a toda la empresa, con indicadores de estado claros que te ayudan a realizar su seguimiento y gestionarlas.
En la vista general de facturas hay varias opciones de filtrado: por rango de fechas, categoría de facturación, estado de pago y otros criterios relevantes.
Puedes exportar los datos de las facturas para facilitar la elaboración de informes, las auditorías y los procesos contables. Selecciona las facturas que quieras exportar y haz clic en Descargar en la barra de acciones de selección.
Acuerdos
En el módulo Acuerdos, puedes ver todos los acuerdos que se te han enviado, que se han enviado al proyecto o que se han enviado a toda la empresa. Normalmente, se trata de confirmaciones de pedidos y otras ofertas generales. Haz clic en Abrir para ver el acuerdo y firmarlo electrónicamente.
Varios filtros te permiten buscar acuerdos. Utiliza los filtros rápidos "Por firmar" (pendientes de firma) y "Mis acuerdos", y busca por proyecto asociado, estado, firmante, persona responsable, fecha de creación o título.
Ofertas de empleo
Aquí podrá consultar las ofertas de empleo.
Portal de socios
El módulo de Reclutamiento del Portal de Empresa está diseñado específicamente para socios de reclutamiento.
Para que este módulo esté disponible y funcione correctamente, el perfil de la persona de contacto debe tener habilitado el permiso "Portal de socios". Además, las ofertas de empleo deben publicarse en la intranet. Este portal de ofertas de empleo debe activarse previamente en Configuración del sistema → Ofertas de empleo.
Los socios de reclutamiento tienen acceso a un panel centralizado desde el que pueden consultar todas las ofertas de empleo publicadas en la Intranet.
La interfaz incluye diversas opciones de filtrado por estado de la solicitud, empresa y proyecto, además de una función de búsqueda rápida que facilita la localización de las ofertas de empleo disponibles.
Cada oferta de empleo proporciona a los socios una descripción detallada del proyecto, junto con métricas sobre los candidatos e información clave del proyecto.
La principal funcionalidad del módulo es un panel de reclutamiento integrado que muestra todas las etapas del proceso de selección. Desde este panel, los socios pueden adjuntar archivos a los perfiles de los candidatos mediante la función de arrastrar y soltar o utilizando el botón "+".
Además, pueden filtrar a los candidatos por estado y añadir nuevos candidatos, ya sea seleccionándolos de su base de datos existente o creando perfiles de candidatos completamente nuevos.
Una vez que los candidatos se han agregado al sistema, los socios pueden consultar toda su información y mantener una comunicación continua con los miembros clave del equipo mediante un sistema de comentarios integrado. El módulo también admite campos personalizados específicos para cada proyecto, lo que permite recopilar información adaptada a cada proceso de selección.
Además, es posible utilizar la función de análisis de CV al crear un candidato. Basta con cargar el currículum durante el proceso de creación para que el sistema lo analice automáticamente y complete el perfil del candidato con la información extraída. Todos los datos obtenidos se sincronizan de forma inmediata con la base de datos principal de candidatos, por lo que el nuevo perfil queda disponible al instante.
Reclutamiento
El módulo de Reclutamiento del Portal de Empresa ofrece visibilidad de los proyectos de reclutamiento y de la cartera de candidatos. El acceso al módulo se controla mediante el permiso "Módulo de Reclutamiento", disponible en el perfil de la persona de contacto. Una vez habilitada, la opción "Reclutamiento" aparecerá en el menú del Portal de Empresa.
Al acceder al módulo, encontrará una vista general de los proyectos de reclutamiento a los que tiene acceso.
- La tabla de proyectos muestra información clave, como el nombre del proyecto, el consultor responsable, el estado del proyecto y estadísticas con el número de candidatos que se encuentran actualmente en las distintas etapas del proceso de selección.
- Al abrir un proyecto, accederá a una vista general que incluye los datos básicos del proyecto, los candidatos que participan actualmente en el proceso de selección, las ofertas de empleo asociadas y el panel de seguimiento con las distintas etapas de los candidatos.
- El panel de seguimiento ofrece una representación visual de los candidatos en cada etapa del proceso de selección. En esta primera versión, el acceso es únicamente de lectura, por lo que no es posible mover candidatos entre etapas ni añadir nuevos candidatos.
- Cada candidato dispone de un panel de detalles desde el que podrá consultar la información de contacto, los campos personalizados correspondientes y los comentarios internos. Además, la interfaz permite navegar fácilmente entre los distintos candidatos para consultar información adicional.
Presentaciones
El módulo Presentaciones ofrece una vista general centralizada de las presentaciones de candidatos que se han compartido contigo durante el proceso de selección.
La pestaña Presentaciones muestra una tabla estructurada con información clave, como el nombre de la presentación, los candidatos asociados, el estado, las fechas de inicio y finalización, los destinatarios y la persona que compartió la presentación. Además, muestra el progreso de la revisión, lo que permite identificar fácilmente cuántos perfiles de candidatos ya han sido revisados. También dispone de opciones de filtrado para localizar rápidamente las presentaciones de interés.
Cada presentación incluye un panel de detalles desde el que puede consultar información adicional, como las calificaciones de los candidatos y los comentarios realizados durante el proceso de revisión. Desde esta vista también es posible identificar qué candidatos ya han sido evaluados, cuáles aún requieren comentarios, la calificación media y el número de veces que se ha consultado cada perfil.
Asimismo, puede abrir la presentación directamente para revisar los perfiles de los candidatos y añadir comentarios o sugerencias como parte del proceso de evaluación.
Aunque una presentación haya caducado, seguirá apareciendo en la lista para su consulta. Si bien la edición y la revisión pueden dejar de estar disponibles, el enlace a la presentación y su información principal permanecerán accesibles para garantizar la trazabilidad y mantener un registro de la información.
Consultas
En el módulo de Consultas, puede enviar solicitudes a la agencia de contratación de personal, ya sea para gestionar nuevas necesidades de contratación o para informar sobre cualquier incidencia relacionada con una factura o una oferta reciente.
Personas de contacto
Este módulo muestra las personas de contacto existentes y permite crear nuevas.
Compañeros de trabajo
Aquí puedes ver las fichas de tus compañeros de trabajo con sus nombres, cargos y datos de contacto.