Prosessere søkere og kandidater

Denne artikkelen vil forklare hvordan du behandler søkere og håndtere kandidater i RecMan.

Om søkerhåndtering generelt

RecMans søkerhåndtering fungerer annerledes enn andre ansettelsessystemer du kanskje har brukt før. Det er fordi det er bygget for å håndtere mange forskjellige typer rekruttering – fra selskaper som får tusenvis av søknader til én stillingsannonse til rekrutteringsfirmaer som jobber med spesialiserte stillinger uten noen gang å legge ut en jobb på nettet. Systemet må fungere enten du har en enkel ansettelsesprosess eller en komplisert en med flere intervjuer, referansesjekker og andre trinn som kan ta uker eller måneder å fullføre.

Du kan bruke løsningen til å administrere alle typer kandidater, uansett hvordan du fant dem. Dette inkluderer personer som søkte på stillingsannonsene dine, kandidater som allerede er i databasen din, og personer du fant gjennom andre kilder og la til direkte, selv om de aldri søkte på noe. Dette betyr at alt rekrutteringsarbeidet ditt, enten folk kommer til deg eller du skal ut for å finne dem, kan behandles på ett sted.

For at alt dette skal fungere knirkefritt, deler RecMan ting inn i to deler som fungerer sammen: én del administrerer innkommende søkere, og den andre delen behandler alle kandidater, som søkere, manuelt innhentede kandidater og kandidater foreslått av AI. Dette oppsettet lar deg opprette en komplett arbeidsflyt for ansettelser med eller uten stillingsannonser, noe som er spesielt nyttig for lederrekrutterere og alle som liker å bygge relasjoner med potensielle kandidater før de har spesifikke ledige stillinger å fylle.

Komme i gang med Søkere fanen

Ideen bak Søkere fanen i prosjektet er å gjennomføre en innledende screening av søkere, slik at bare de som er relevante for stillingen blir tatt med i rekrutteringsprosessen (Board eller Liste).

Her har du også en oversikt over hvilke søkere som har blitt avvist. Et avslagsbrev kan sendes via e-post når en kandidat avvises.

Navigering i prosessen

Du kan organisere søkere i boardet ved å dra og slippe dem i ulike tilpassbare trinn i prosessen, som intervjuer og bakgrunnssjekker.

I både Board- og Liste-fanene har du en rekke alternativer, for eksempel:

• Planlegg intervjuer: Integrer kalenderen din for å sette opp intervjuer sømløst.
• Få tilgang til kandidatdetaljer: Forhåndsvis kandidatinformasjon i en skuff, hvor du kan ta notater og se vedlegg uten å forlate boardet.
• Send e-post og SMS: Kommuniser effektivt med én eller flere kandidater.
• Presenter kandidater: Vis én eller flere søkere til kunden din for tilbakemelding.
• Lag profesjonelle presentasjoner: Del en forbedret digital presentasjon av kandidater med kunder for gjennomgang.
• Eksporter til Excel: Systemet vil generere en .xlsx fil med grunnleggende informasjon som kandidatens navn og tittel, kontaktinformasjon, trinn i prosessen og status, osv.
• Send evalueringstester: RecMan tilbyr en rekke integrasjoner av evalueringstester som kan automatiseres for et bestemt trinn i prosessen eller sendes manuelt til en bestemt søker.
• Avslå ikke relevante søkere: Hvis du bestemmer at en kandidat ikke passer, klikker du på Avslå knappen. Dette flytter dem til kategorien «avvist», noe som gjør arbeidsflyten din smidigere.
• Juster status: Hvis du fjerner kandidater fra prosessen, vil statusen deres gå tilbake til «Venter».

Praktiske tips for søkerhåndtering

Det finnes ingen universell tilnærming til søkerhåndtering, så la oss utforske noen praktiske trinn:

1. Screening

Det kan være en fordel å rydde opp kontinuerlig etter hvert som søkere tikker inn, kanskje annenhver dag. Det første trinnet er å rydde opp i ventende søkere, da du kan være sikker på at noen kanskje ikke blir behandlet videre i prosessen.

Gå til Søkere, og filtrer deretter etter relevant stillingsannonse og andre relevante kriterier. I søkerens skuff vil du ganske enkelt kunne se de individuelle CV-ene, søknadene og vedleggene for å utføre din første utvelgelse.

Hvis du ser at personen ikke er relevant, klikker du på Avslå knappen. Denne søkeren vil nå vises under kategorien Avslått i Søkere fanen, eller hvis vedkommende allerede er akseptert i styret, vil vedkommende motta en rød Avslått tagg.

Husk at du kan gå videre til prosessen eller avslå flere søkere ved å krysse av for dem. I prosjektinnstillingene kan du legge til en mal for avslags e-posten.

Noen foretrekker å vente til slutten av prosessen før de avviser søkeren, men når det gjelder søkeren, er det ingenting galt med å avvise søkere kontinuerlig. Og det er også mulig å avvise dem nå med en utsatt e-post.

2. Legge til relevante søkere i prosessen

Vi ønsker nå å jobbe med de aksepterte, og måten å gjøre dette på er å bringe dem inn i en prosess (boardet- eller listevisning).

Systemet vil nå legge alle disse på det første trinnet i prosessen.

3. Arbeide med kandidater i prosessen

Administrering av kandidater i prosesser der rekrutteringsprosessen din virkelig tar form. Med ikke relevante kandidater ute av syne, vil du ha et klarere bilde av potensielle kunder. Etter å ha gjennomført intervjuer og referansesjekker, og når du har valgt en kandidat, klikker du bare på Land knappen.

4. Ansettelses- og oppryddingprosess

Når kandidater er merket som Landet i prosessen din, er det på tide å avslutte rekrutteringen.

Du kan enkelt avvise kandidater som var i prosessen, men ikke landet. Når disse kandidatene er avvist, vil de forbli i systemet, med prosess taggene fjernet.

Etter denne prosessen vil alle kandidater enten bli merket som Avslått eller Landet. Alle søkere vil ha mottatt et svar, og du kan nå fokusere på å kontakte de som fikk jobben for å fortsette onboarding prosessen. Taggene du brukte tidligere kan være verdifulle senere, slik at du kan se kandidatene dine på nytt.

Alternative måter å legge kandidater til i en prosess på

Fra kandidatbasen:

Du kan enkelt legge til en eksisterende kandidat i en prosess. Bare velg kandidaten, og klikk deretter på Legg til i prosess knappen som ligger over navnene deres i kandidatbasen. Husk at den samme kandidaten kan være en del av flere prosessen.

Fra kandidatkortet:

Du kan også legge til kandidater direkte fra kandidatkortet deres. Herfra kan du se hvilke prosesser en kandidat for øyeblikket er i, samt informasjon om kollegaen som håndterer den prosessen og prosjektet den er tilknyttet. Du kan sømløst flytte kandidaten til et annet trinn eller fjerne dem fra prosessen når det er nødvendig.

Legge til en kandidat manuelt

For å legge til en kandidat manuelt, klikker du bare på pluss knappen øverst til venstre og velger Kandidat. Du trenger bare å fylle ut for- og etternavn, men du kan også koble dem til et prosjekt og en stillingsannonse samtidig, slik at de vises i prosessen. Hvis du ønsker det, kan du legge til e-postadressen og passordet deres, slik at du kan sende dem denne informasjonen med en gang.

Konklusjon

Ved å administrere søkerne dine med RecMan kan du få en tydeligere og mer organisert rekrutteringsopplevelse. Husk at det handler om å lage en prosess som passer din stil og dine behov.