Aktivera Xledger som ett alternativ för fakturaexport
Gå till Systeminställningar → Ekonomi → Fakturaexport och scrolla ner för att hitta och markera Xledger som alternativ.
Då dyker Xledger upp som ett val i fakturaöversikten när du har kryssat i de aktuella fakturorna. Innan man exporterar en faktura är det dock viktigt att ange lite information inne i RecMan för att kopplingen till Xledger ska bli smidig.
Anslut RecMan-produkter till Xledger
Gå till Produktöversikten i modulen Ekonomi.
Här får du en fullständig översikt över alla produkter du har skapat i RecMan. När man skapar produkter krävs att man lägger till namn och produktnummer. Utöver det krävs ingen annan information. För att länka produkterna till Xledger behöver du lägga till lite information här. Fälten som måste vara på plats och matcha Xledger är:
- Kreditkonto
- Debetkonto
- Momskod
- Momskonto
Bilden nedan visar var du anger kreditkonto, betalkonto och momskod. Dessa ska som sagt motsvara liknande uppgifter som är registrerade i Xledger.
Det sista du gör i produktöversikten är att lägga till ett momskonto. Detta fält finns under själva produktöversikten.
Efter att informationen här har lagts till och lagrats, och man har sett att informationen motsvarar den som finns i Xledger, är den för det mesta klar för fakturaexport. Det sista steget är att se till att kundnumren i RecMan matchar de i Xledger.
Filexport till Xledger
Vid export till Xledger kan det vara bra att ha förståelse för vilka fält från RecMan som ingår i filexporten. Vi kommer att förklara detta mer i detalj i den här delen av artikeln. Det första du ska göra är att generera Xledger-filerna, detta görs genom att välja relevanta fakturor och klicka på Xledger. Då får du två filer du kan ladda ner (visas på bilden nedan) i CSV-format.
Som du kan se av filerna genereras en kundfil och en verifikationsfil. Kundfilen är av Xledger-filtyp SL02, och den bifogade filen är av filtyp AR10 (GBAT10).
Dessa filer kan öppnas i Excel om du använder Windows eller Numbers om du använder Mac. Det kan göras för att se vilken information som ingår och vilka rader de kommer med. Om du öppnar den i Excel finns de olika raderna i separata kolumner och rader. Om du har förståelse för hur information erhålls är det lättare att tolka felmeddelanden och veta vad det eventuella problemet är.
Kundfil SL02
Bilaga fil - AR10
Här är en översikt över vad som ingår i filen från RecMan.
| Kolumn | Information | Export debet konto | Export kredit konto | Export moms konto |
|---|---|---|---|---|
| A - 1 | Filtyp- Är «GBAT10» i detta fält. | X | X | X |
| B - 2 | Fakturanummer | X | X | X |
| B - 2 | Fakturanummer | X | X | X |
| C - 3 | Fakturadatum (ååååmmdd) | X | X | X |
| D - 4 | Används inte | |||
| E - 5 | månader | X | X | X |
| F - 6 | år (åååå) | X | X | X |
| G - 7 | Kontonummer | X | X | X |
| H - 8 | momskonto | X | ||
| I - 9 | Fakturasumma (till två decimaler) | X | X | X |
| J - 10 | Kundnummer | X | ||
| K - 11 | Används ej | |||
| L - 12 | Kundnamn | X | X | X |
| M - 13 | Adressrad 1 | X | ||
| N - 14 | Postnummer | X | ||
| O - 15 | Stad | X | ||
| P - 16 | Fakturanummer | X | X | X |
| Q - 17 | Org. nummer | X | ||
| R - 18 | Förfallodatum (ååååmmdd) | X | ||
|
S - 19 |
Används ej | |||
| T - 20 | Används ej | |||
| U - 21 | Kundnummer och kundnamn | X | X | X |
| V - 22 | Används ej | |||
| W - 23 | Används ej | |||
| X - 24 | Avdelningsnummer | X | X | X |
| Y - 25 | Används ej | |||
| Z -26 | Används ej | |||
| AA - 27 | «T» –Sant eller «F» – Falskt. | X = "T" | X = "T" | X = "F" |
| AB - 28 | Om "T" i kolumn AA - 28, så kommer fakturasumman här (ignorerar fakturasumman som ingick i kolumn J - 9. Om "F" i kolumn AA står det bara 00.00 här. | X | X | X |
| AC - 29 | Bokstaven X skrivs här | X | X | X |
Exempelfiler
I dagsläget har vi två integrationer, en för filexport och en för direkt integration. Filexport ger dig två CSV-filer, en för kunder och en bilaga. Integrationen aktiveras genom att ange en API-nyckel från Xledger-systemet.