Aktivera Navision som ett alternativ för fakturaexport
Gå till Systeminställningar → Ekonomi → Fakturaexport och markera Navision som ett alternativ för fakturaexport. Då dyker Navision upp som ett val i fakturaöversikten när du har kryssat i de aktuella fakturorna.
Innan du exporterar en faktura är det dock viktigt att du matchar information inuti RecMan med den i Navision för att kopplingen ska bli smidig.
Anslut produkter i RecMan till Navision
Här kommer du till produktöversikten. Detta finns i Ekonomi → Produkter (i den blå menyn). Här får du en fullständig översikt över alla produkter du har skapat i RecMan. När man skapar produkter krävs att man lägger till namn och produktnummer och annan information är inte obligatorisk. För att länka produkterna till Navision måste du dock lägga till information här. Från produktöversikten ingår produktnummer och kreditkonto i exporten till Navision. Produktnumret är unikt och behöver inte redigeras utan kreditkontonumret måste ställas in för att matcha kontonumret i Navision.
Bilden nedan visar vart du anger kreditkontot (tryck på knappen Redigera i produktöversikten). Dessa ska som sagt överensstämma med liknande uppgifter som finns registrerade i Navision.
Efter att informationen har lagts till och lagrats, och denna information motsvarar den som finns i Navision, är den för det mesta redo för fakturaexport. Det sista men viktiga steget är att se till att kundnumren i RecMan matchar de i Navision.
Filexport till Navision
Vid export till Navision kan det vara bra att ha förståelse för vilka fält från RecMan som ingår i filexporten. Det första du ska göra är att skapa Navision-filerna. Detta görs genom att välja relevanta fakturor och trycka på Navision-knappen. Då får du två filer du kan ladda ner från filtypen TXT, en kundfil (kallas vanligtvis något med «kund») och en dokumentfil (kallas vanligtvis något med «faktura»). Vi ska titta på dessa här:
Kundfil
| Linje | Information |
|---|---|
| 1 | Kundnummer |
| 2 | Kundens namn |
| 3 | Organisationsnummer |
| 4 | Används inte |
| 5 | Kundens e-post |
| 6 | Används inte |
| 7 | Postadress rad 1 |
| 8 | Postadress rad 2 |
| 9 | Postnummer |
| 10 | inlägg - postat (av) |
| 11 | Post - Landskod ("NO") |
| 12 | Används inte |
| 13 | Faktura - adressfält 1 |
| 14 | Faktura - adressfält 2 |
| 15 | Faktura - Postnummer |
| 16 | Faktura - Ort |
| 17 | Faktura - landskod («NO») |
| 18 | Används inte |
| 19 | Antal dagar kredit |
| 20 | Används inte |
Dokumentfilen
Om du öppnar filen ser du att det finns två rader, en kreditkolumn och en debetkolumn, de två raderna har lite olika information. Kreditlinjerna summeras per produkt.
Som tidigare nämnt är det lite olika uppgifter som finns med på kredit/debetraden, denna är markerad med blått i tabellen nedan. Inom parentes lägger vi in uppgifterna från rad 1 och 2 i exempelfilen ovan (länkad till fakturanummer 658), så att du enkelt kan se vilken information som ingår.
| Kolumn | Information Kredit | Information Debit |
|---|---|---|
| A | Ett kundnummer («1607476») | Kundnummer («1607476») |
| B | Fakturanummer («658») | Fakturanummer («658») |
| C | Dokumentnummer i RecMan («658») | Dokumentnummer i RecMan («658») |
| D | Beställningsnummer i RecMan (Används ej) | Beställningsnummer i RecMan (Används ej) |
| E | ID («F» inans) | ID («D» ebet) |
| F | Fakturadatum («23.03.2016») | Fakturadatum («23.03.2016») |
| G | Kreditkontonummer ("3010") | Kundnummer («1607476») |
| H | Produktnamn («Tillfällig uthyrning») | Kundens namn («Vatvedt Industri AS») |
| I | Kreditbelopp («-12206,25») | Debetbelopp ("12206,25") |
| J | Avdelningsnummer (Avdelning «0») | Avdelningsnummer (Avdelning «0») |
| K | Förfallodatum | Förfallodatum |
| L | KID nummer | KID nummer |
Navision Exempelfiler
Navision är en filexport. Filen som genereras i RecMan kan laddas ner och laddas om till redovisningssystemet med samma namn. Här genereras både en fakturafil och en kundfil, båda i TXT-format.